Leer hoe je een dossier aanmaakt en verzendt voor digitale ondertekening met behulp van de geavanceerde opties in de webinterface van Penneo.
Een nieuw dossier starten
- Log in op Penneo.
- Klik op Nieuw aanmaken in het zijmenu en selecteer Dossier met geavanceerde opties (of klik direct op Nieuw dossier op je dashboard).
Stap 1: Het tabblad 'Details'
Vul de essentiële gegevens in om te bepalen hoe het ondertekeningsproces verloopt:
- Titel & Ondertekeningsstroom: Geef je dossier een naam en kies een Ondertekeningsstroom uit het vervolgkeuzemenu. Dit bepaalt de volgorde en rollen van je ondertekenaars. Tip: Klik op het ?-icoon om de details van de specifieke ondertekeningsstroom te bekijken.
- Map: Kies de map waarin je het dossier wilt opslaan om het overzichtelijk te organiseren.
- Zichtbaarheid: Bepaal of ondertekenaars alle documenten kunnen zien, of alleen de documenten die zij zelf moeten ondertekenen.
- Taal: Stel de systeemtaal in voor de interface van de ondertekenaars en voor de standaard-e-mails.
- Gevoelige gegevens: Schakel Gevoelig of Toegangscontrole in als de bestanden privacygevoelige gegevens bevatten. Tip: Klik op het ?-icoon om meer details over deze functie te bekijken.
-
Geavanceerde opties:
- Ondertekenen tijdens bijeenkomst: Zet dit aan voor fysieke afspraken. In plaats van e-mails naar de ondertekenaars te sturen, stuurt Penneo één e-mail naar de opsteller met daarin alle ondertekenlinks.
- Referentie: Voeg een persoonlijke notitie of ID toe om te sorteren (dit heeft geen invloed op het ondertekeningsproces zelf).
Klik op Opslaan & Doorgaan om naar de volgende stap te gaan, waar je documenten kunt toevoegen.
Stap 2: Het tabblad 'Documenten'
- Uploaden: Sleep je pdf's naar het venster of klik op Document uploaden. Opmerking: Je moet ten minste één document toevoegen dat een handtekening vereist.
- Organiseren: Bewerk de titels en selecteer de juiste documenttypen. Klik op het pen-icoon om een bestand te wijzigen of te verwijderen.
- Herschikken: Beweeg de muis over de zes stippen naast een documentnaam en sleep het bestand naar de gewenste volgorde.
Klik op Opslaan & Doorgaan om ontvangers (ondertekenaars) toe te voegen.
Stap 3: Het tabblad 'Ontvangers'
Klik op Ontvanger toevoegen of zoek binnen je bestaande contacten. Voer voor nieuwe ondertekenaars hun naam en e-mailadres in en configureer de instellingen:
- Rollen: Wijs een rol toe om te bepalen wat zij ondertekenen en wanneer. Vink Rolnamen aanpassen aan als je aangepaste titels wilt gebruiken.
- Namens: Voeg een bedrijfsnaam toe als de ondertekenaar een organisatie vertegenwoordigt.
- Kopieontvangers: Gebruik het tabblad Ontvang een kopie om personen toe te voegen die alleen de definitieve, ondertekende documenten hoeven te ontvangen (hiervoor is geen ondertekening vereist).
- Beperk wie de documenten kan ondertekenen: Valideer de identiteit van de ondertekenaar met een Rijksregisternummer (RRN) of btw-identificatienummer. Deze informatie moet exact overeenkomen met de gegevens van hun eID-ondertekeningsmethode om succesvol te kunnen ondertekenen.
- Toegangscontrole: Vereis dat ondertekenaars hun identiteit verifiëren via eID of een telefoonnummer voordat ze de bestanden kunnen bekijken.
- Andere geavanceerde opties: Schakel eenvoudige elektronische handtekeningen (SES) in of pas het automatische herinneringsinterval aan.
Klik onderaan op Ontvanger toevoegen als je klaar bent.
E-mails aanpassen
Zodra je een ontvanger (de ondertekenaar) hebt toegevoegd, kun je de e-mail die wordt verzonden aanpassen:
- Alle ontvangers ontvangen standaard het algemene bericht.
- Je kunt individuele berichten aanpassen voor verschillende ontvangers als zij specifieke of unieke informatie nodig hebben.
- E-mail aanpassen: Klik op het envelop-icoon om het e-mailbericht te bewerken of een sjabloon te kiezen.
Klik op Opslaan & Doorgaan om naar de volgende stap te gaan, waar je het dossier kunt controleren en verzenden.
Stap 4: Het tabblad 'Beoordelen & Verzenden'
Gebruik de voortgangsindicatoren bovenaan het scherm om eventueel terug te gaan en wijzigingen aan te brengen.
- Planning: Om het dossier later te verzenden, klik je op het pijltje naast de verzendknop en selecteer je een datum en tijd.
- Vervaldatum: Stel indien nodig een vervaldatum in (je organisatie kan ook een standaard vervaldatum hebben ingesteld).
Klaar? Klik op Documenten verzenden om de bestanden te versturen.
Probleemoplossing & extra hulp
⚠️ Configuratiefouten: Als er een fout is opgetreden, markeert Penneo het desbetreffende gebied in het geel. Bekijk de melding op het scherm en klik terug naar die stap om het te corrigeren.
🖥️ Gebruik je de desktop-app? Als je de Penneo Desktop Applicatie gebruikt in plaats van de webbrowser, raadpleeg dan onze Desktop App Gids.