• Wat is de Penneo Desktop applicatie?
• Hoe installeer ik de Penneo Desktop applicatie?
  • Download links
• De taal van de Desktop applicatie wijzigen
• Een dossier aanmaken in de Desktop applicatie
• Dossiers opvolgen

Wat is de Penneo Desktop applicatie?

Met de Penneo Desktop applicatie kunt u eenvoudiger dossiers versturen in vergelijking met het proces in de Penneo web app.

Als u meer wilt weten over de verschillen, kunt u dat hier lezen: Wat zijn de verschillen tussen de Desktop App en de web interface?

Met de Desktop App is het alleen mogelijk om dossiers te versturen.

Om uw archief en de dossiers die u via de app hebt verzonden te bekijken, moet u zoals gewoonlijk inloggen in uw archief op app.penneo.com.

We raden aan om de Penneo Desktop app te gebruiken:

• Indien u vaak dezelfde ondertekeningstroom gebruikt, met hetzelfde aantal ondertekenaars en dezelfde rollen - in dat geval kunt u sjablonen voor dossierbestanden maken in de Desktop App en tijd besparen bij het maken van gelijksoortige dossierbestanden; lees hier meer: Het aanmaken van sjablonen voor dossierbestanden in de Desktop applicatie
• als u meerdere dossierbestanden moet versturen naar verschillende ondertekenaars op basis van hetzelfde document (massamailing) - in dat geval kunt u een geavanceerd proces volgen met behulp van onze Desktop App en Penneo Printer; lees hier meer: Hoe printercodes instellen voor massamailing in de Desktop App.
• indien u gegevens wenst te vullen met URI Schema.
• Als u documenten rechtstreeks vanuit uw bewerkingsprogramma naar Penneo wilt kunnen sturen - in dat geval hebt u de Penneo Printer nodig. Door het installeren van de Penneo Desktop app, krijgt u ook een extensie genaamd Penneo Printer. Hiermee kun je elk document vanuit een programma met een printerfunctie rechtstreeks als PDF naar Penneo exporteren. Lees er hier meer over: Het installeren en gebruiken van de Penneo printer .

Het installeren van de Desktop applicatie

1. Download het installatiebestand van de onderstaande link
2. Voer het installatiebestand uit
3. Volg de instructies op uw scherm

Als u een Mac-gebruiker bent en het programma niet kunt openen, volg dan deze handleiding: De bureaubladtoepassing wordt niet geopend op de Mac - wat kan ik doen?

Download links

• Windows 64-bits 2.3.7
• Windows 32-bits 2.3.7
• Mac OSX 2.3.6
• Printer extension (alleen Windows)

De taal van de bureaubladtoepassing wijzigen

U kunt de door u gewenste taal kiezen door met de muis over het vlaggetje naast uw naam te gaan en de taal te selecteren in het keuzemenu.

U moet de toepassing opnieuw starten om de taal te wijzigen.

De eenvoudigste manier om dit te doen is: 

Op Windows

1. Klik op Application, dat zich boven het logo bevindt, en selecteer vervolgens Preferences in het dropdown menu.
2. Klik op Penneo opnieuw opstarten.

De taal van de toepassing zou nu bijgewerkt moeten zijn.

Op Mac

1. Klik op Penneo in de bovenste menubalk en selecteer Voorkeuren in het vervolgmenu.
2. Ga naar het tabblad Ontwikkelaar.
3. Klik op Penneo opnieuw opstarten.

De taal van de toepassing zou nu bijgewerkt moeten zijn.

Maak een dossier aan in Penneo Desktop

1. Details toevoegen aan uw dossier
   • Begin met het toevoegen van een titel aan uw dossier.
   • Selecteer uw dossiertype in het vervolgkeuzemenu of klik op het vraagteken om details over het dossiertype te zien. Uw dossiertype bepaalt de rollen van de ondertekenaars en de ondertekenvolgorde.
   • Selecteer in welke map uw dossier moet worden geplaatst.
   • Selecteer of ondertekenaars alle documenten moeten kunnen bekijken of alleen de documenten die ze moeten ondertekenen.
   • Selecteer uw taal voor het dossier. Dit zal de standaard e-mails van Penneo veranderen in de geselecteerde taal.
   • Selecteer of het dossier gevoelige gegevens bevat - voor meer informatie over gevoelige gegevens, zie dit artikel: De werking van “Toegangscontrole”.
   • U kunt kiezen of u wilt dat het document tijdens een fysieke vergadering wordt ondertekend. In dat geval ontvangt u (als aanvrager) alle ondertekeningslinks in uw e-mail.

2. Voeg nu de gewenste PDF-bestanden toe aan het dossier. U kunt dit doen door op de knop 'Document uploaden' te drukken of door de bestanden naar het venster te slepen.
   • U kunt de naam van het document wijzigen door simpelweg op het naamveld te klikken.
   • Kies tot welk type je document behoort. Als je het niet zeker weet, kun je altijd teruggaan naar stap 1 en klikken op het vraagteken naast Type dossier.
   • Je kunt ongewenste documenten verwijderen door op het tandwieltje te klikken en vervolgens op Verwijderen.
   • Bekijk een voorbeeld van uw document door op het tandwieltje te klikken en vervolgens op Voorbeeld.
   • U kunt bepalen in welke volgorde de documenten aan uw ondertekenaars worden getoond. Het nummer aan de linkerkant is de volgorde. Om deze te wijzigen, sleep je de documenten door de 12 puntjes vast te houden en ze neer te zetten in de volgorde waarin je wilt dat ze verschijnen.

3. Vul de gegevens van de ondertekenaar in:
   • Naam toevoegen
   • E-mail toevoegen
   • Als ze ondertekenen namens iemand anders of een bedrijf, schrijf dan hun naam onder Namens. Zo niet, dan kun je dat veld leeg laten.
   • Klik op Selecteer rol(len) en vink de rol aan die je voor die ondertekenaar wilt. Je kunt een aangepaste rolnaam kiezen door op de knop Bewerken te klikken en de gewenste rolnaam in te voeren.
   • Als je een extra beschermingslaag aan je documenten wilt toevoegen, kun je het rijksregisternummer (opgelet: niet beschikbaar voor Belgische rijksregisternummers) van de ondertekenaar invoeren onder SSN, door eerst de juiste landcode te selecteren. Door hun SSN toe te voegen, kan alleen de persoon met de specifieke eID die overeenkomt met dat sociale zekerheidsnummer ondertekenen. Elke ontvanger zal echter in staat zijn om het document te bekijken/lezen (om dat te voorkomen, activeer Privé zoals hieronder wordt uitgelegd).
   • BTW-nummer is waar je het organisatienummer toevoegt. Deze functie werkt alleen voor Deense bedrijven; laat dit veld daarom leeg als je het ondertekeningsverzoek niet naar een Deens bedrijf stuurt.
   • Als je Privé activeert, moeten ondertekenaars hun identiteit bevestigen met een eID voordat ze de documenten kunnen lezen. Als je het SSN van de ondertekenaar hebt toegevoegd en ook Privé hebt ingeschakeld, kan alleen de persoon met het overeenkomende SSN de documenten lezen en ondertekenen. Lees er hier meer over:Hoe “Toegangscontrole” werkt.
   • Met de optieEenvoudige elektronische handtekeningen kan uw ondertekenaar ondertekenen met Eenvoudige elektronische handtekeningen in plaats van met een eID. Merk op dat u deze optie niet kunt inschakelen als u Privé hebt ingeschakeld.
   • Herinneringsintervallen geven aan hoe vaak u wilt dat uw ondertekenaar eraan wordt herinnerd dat hij het document nog moet ondertekenen.

4. Voeg nog een ondertekenaar toe door op Nieuwe ondertekenaar toevoegen te klikken en vul de gegevens van de ondertekenaar in (zoals uitgelegd in Stap 3).
5. Klik op Volgende als je klaar bent en je ziet de volgende pagina. Als u de instellingen van het dossier nog een keer wilt controleren, klikt u op Terug in de linkerbenedenhoek van de toepassing.

6. Als u ontvangers in kopie wilt toevoegen, klikt u op Ontvanger in kopie toevoegen, waarna een veld Naam en E-mail verschijnt. Vul de velden dienovereenkomstig in.
7. Je kunt ervoor kiezen om het dossier op een later tijdstip te verzenden door het selectievakje Later verzenden aan te vinken en een datum en tijd te kiezen.
8. Je kunt een vervaldatum toevoegen voor het dossier. Na de vervaldatum is het niet meer mogelijk om te ondertekenen. Indien nodig kunt u deze op een later tijdstip verlengen (via de web app). Merk op dat alle dossiers worden ondertekend met een UTC-tijdstempel. Houd er daarom rekening mee dat je misschien een andere vervaldatum moet berekenen in overeenstemming met je eigen tijdzone.
9. Je kunt een referentie toevoegen die je kunt gebruiken als je de documenten bijvoorbeeld fysiek opslaat na afronding.
10. De allerlaatste stap is kiezen wat er in de e-mail met het verzoek ter ondertekening moet staan. Je kunt een van de beschikbare sjablonen selecteren of de inhoud van de e-mail handmatig schrijven. Als je het handmatig schrijft, wordt het niet opgeslagen voor toekomstige dossiers. Merk op dat u de inhoud van de e-mail met het verzoek tot ondertekening alleen in de Desktop-toepassing kunt kiezen.
11. Zodra u klaar bent, klikt u op Documenten verzenden. Merk op dat je op deze knop moet klikken, zelfs als je ervoor hebt gekozen om het dossier op een latere datum te verzenden.

Dossiers opvolgen

Zoals eerder vermeld, kunt u uw archief niet bekijken in de Desktop applicatie. U kunt uw webarchief echter wel openen door te klikken op Toepassing en vervolgens op Ga naar Archief.

Als je al bent aangemeld bij de webapp, ga je meteen naar je archief.

Als je niet bent aangemeld bij de webapp, moet je dat eerst doen voordat je je archief kunt openen. Lees hier meer:Hoe in te loggen.