Beheren en delen van mappen

Privacy & Delen

Penneo is standaard privé, wat betekent dat alleen jij je bestanden kunt zien totdat je er bewust voor kiest een map te delen.

Je kunt de bestanden van anderen niet zien, tenzij zij deze met jou delen.

We raden sterk aan om je actieve mappen met je team te delen. Zo kunnen je collega's je werk overnemen als je ziek bent of op vakantie bent. Als je toegang nodig hebt tot een map van een collega, moet je rechtstreeks contact met hem of haar opnemen.

Hoe maak je mappen aan

1. Klik in het linkermenu op Archief om het te openen.
2. Klik in de map waarin je een nieuwe map wilt maken.
3. Klik op de Nieuwe map knop.
4. Typ een naam voor je map en klik op Aanmaken.

De standaardmap is gemarkeerd met een ster links in je mappenlijst. Dit is de standaardlocatie waar je dossierbestanden worden opgeslagen na verzending, tenzij je anders specificeert bij het aanmaken van het dossier.

Hoe verplaats je mappen

1. Bekijk je lijst met mappen in het archief en klik op het selectievakje rechts van de map die je wilt verplaatsen. Wil je een submap verplaatsen, open dan eerst de bovenliggende map en klik vervolgens op het selectievakje van de submap.
2. Klik op de verplaatsknop die links boven de mappenlijst verschijnt.
3. Selecteer de map waar je de map naartoe wilt verplaatsen.

Zoeken in het archief

Gebruik de zoekbalk om mappen en dossierbestanden te vinden op titel.

Let op: zoekopdrachten zijn beperkt tot het huidige mappenniveau. Om te zoeken in documenten binnen een submap, moet je die submap eerst openen.

Hoe deel je een map

1. Beweeg de muis over de map die je wilt delen.
2. Klik op het Delen icoon.
3. Typ het e-mailadres van je collega.
4. Kies wat zij mogen doen (zie toegangs niveaus hieronder)
5. Klik op Toegang verlenen.

Gebruikers binnen je bedrijfsaccount krijgen direct toegang. Personen buiten je bedrijfsaccount ontvangen een e-mailuitnodiging. Zij worden weergegeven als "In afwachting" totdat ze op de link klikken om deel te nemen.

Toegangs niveaus

• Kan bekijken: Gebruikers kunnen alleen de bestanden bekijken. Ze kunnen niets wijzigen of verwijderen.
• Kan bewerken: Gebruikers kunnen bestanden binnen die map bekijken, bewerken, opslaan en verwijderen.
• Kan beheren: Gebruikers kunnen alles hierboven, plus ze kunnen de map delen met anderen of mensen verwijderen.

Hoe verwijder je een map

1. Bekijk je lijst met mappen in het archief en klik op het selectievakje rechts van de map die je wilt verwijderen. Wil je een submap verwijderen, open dan eerst de bovenliggende map en klik vervolgens op het selectievakje van de submap.
2. Klik op de verwijderknop die links boven de mappenlijst verschijnt.

Je kunt alleen mappen verwijderen waarvan jij de eigenaar bent. Pogingen om gedeelde mappen te verwijderen, verwijderen deze alleen uit je eigen archief. Ze blijven zichtbaar voor de eigenaar en andere gebruikers met toegang.