Om een ondertekeningsproces te starten, moet elk Penneo-dossier ten minste één te ondertekenen document bevatten en minimaal één ontvanger die is toegewezen als ondertekenaar.
Documenttypes (wat wordt ondertekend)
Documenttypes bepalen wat door wie wordt ondertekend. Wanneer u een document als een specifiek type labelt, ondertekenen de ondertekenaars in de toegewezen rollen volgens de volgorde van de ondertekeningsstroom. Documenttypes zijn alleen zichtbaar voor de maker van het dossier en niet voor de ondertekenaar.
Daarnaast bieden sommige ondertekeningsstromen de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen die niet ondertekend hoeft te worden.
Rollen (wie ondertekent)
Rollen bepalen wie ondertekent, welke documenten aan een persoon zijn toegewezen en wanneer deze ondertekend moeten worden. Een enkele gebruiker kan meerdere rollen toegewezen krijgen. Houd er rekening mee dat als deze rollen in verschillende ondertekeningsrondes zijn geplaatst, die persoon ook meerdere keren moet ondertekenen.
Rollen kunnen per ontvanger worden hernoemd om de weergave in de handtekening aan te passen. Dit verandert de onderliggende logica van de ondertekeningsstroom niet.
Ondertekeningsrondes (wanneer ze ondertekenen)
Tot slot bepalen rondes wanneer de verschillende deelnemers ondertekenen; ze bepalen de volgorde in het ondertekeningsproces. Bijvoorbeeld: ondertekenaars met een rol in Ronde 2 ontvangen hun ondertekeningslink pas nadat elke deelnemer in Ronde 1 zijn taak volledig heeft voltooid.
Niet alle ondertekeningsstromen hebben rondes. Als er meerdere ondertekeningsrollen zijn maar geen ondertekeningsrondes, krijgen alle ondertekenaars tegelijkertijd toegang om het dossier te ondertekenen.
Verschillende ondertekeningsstromen
Penneo heeft een bibliotheek met ondertekeningsstromen beschikbaar, afhankelijk van uw situatie en abonnementsvorm. Het is ook mogelijk om een aangepaste ondertekeningsstroom aan te vragen door contact op te nemen met Penneo Support. Hiervoor kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.
Hoe een ondertekeningsstroom te bekijken
In de webapp: Om te zien hoe een ondertekeningsstroom is ingesteld bij het aanmaken van een nieuw dossier, zoekt u naar het veld Ondertekeningsstroom. Naast dit veld staat een klein vraagtekenpictogram. Als u op dit pictogram klikt, opent er een nieuw tabblad waarin u een overzicht krijgt van het hele proces. Dit overzicht toont precies hoe de verschillende ondertekenaarsrollen aan de documenten zijn gekoppeld en legt de specifieke volgorde (of rondes) uit waarin iedereen ondertekent.
In de desktopapp: In de Penneo Desktop Applicatie kunnen gebruikers ondertekeningsstromen bekijken op de eerste pagina van het proces om een dossier aan te maken. Nadat u een dossiertype heeft geselecteerd in het veld 'Type dossier', klikt u op het vraagtekenpictogram naast 'Kies type dossier' om de rollen en de ondertekeningsvolgorde voor die stroom te bekijken.