Een Aangetekende Brief in Penneo stelt u in staat om PDF-documenten veilig naar ontvangers te sturen zonder dat een handtekening vereist is. U kunt ook extra identiteitsvalidatie toevoegen (zoals eID) om te garanderen dat alleen de bedoelde ontvanger de bestanden kan bekijken.
Een aangetekende brief maken en versturen: Stapsgewijze handleiding
Volg deze stappen om uw aangetekende brief op te zetten en te versturen:
Stap 1: Maak de Aangetekende Brief
- Log in op Penneo, klik linksboven op Nieuw Aanmaken en selecteer Aangetekende Brief.
Stap 2: Voeg Titel & Taal toe
- Titel: Voer een beschrijvende dossiernaam in bij het veld Titel.
- Taal: Selecteer de hoofdtaal. Dit bepaalt de interface-taal die uw ontvanger te zien krijgt.
Stap 3: Selecteer Opslagmap
- Kies waar u het dossier wilt opslaan. Om het standaardpad te wijzigen, klik op Wijzigen naast de actieve map.
Stap 4: Voeg Ontvangers & Beveiliging toe
- Klik op Nieuwe ontvanger toevoegen en voer hun gegevens in.
- Opmerking: Als u de toegang wilt beperken op basis van het Rijksregistratienummer, moet u deze instelling nu tijdens deze stap configureren. Meer informatie over deze functie wordt hieronder uitgelegd.
Stap 5: Upload uw Documenten
- Klik op Klik hier om bestanden te uploaden en selecteer één of meerdere PDF-documenten om te versturen.
Stap 6: Schrijf of Selecteer een Bericht
- Kies een vooraf gedefinieerde e-mailsjabloon of schrijf een aangepast bericht aan uw ontvangers.
Stap 7: Verstuur de Brief
- Controleer uw gegevens en klik op Aangetekende Brief Versturen om het proces te voltooien.
Beveiligings- & Verificatie-instellingen (optioneel)
U kunt hogere beveiliging afdwingen om vertrouwelijke documenten te beschermen voordat ze worden geopend:
- eID Identiteitsvalidatie: Indien ingeschakeld, moeten ontvangers hun identiteit verifiëren met een erkende eID (Rijksregistratienummer) voordat zij de documenten kunnen bekijken.
- Beperking op RRN: U kunt de toegang verder beperken door het specifieke Rijksregistratienummer (zoals een CPR-nummer in Denemarken of Rijksregistratienummer in België) van de ontvanger in te voeren. Alleen de persoon die inlogt met de bijpassende eID mag de bestanden openen.
⚠️ Belangrijk: Om de toegang te beperken op basis van het Rijksregistratienummer, moet u deze instelling configureren tijdens Stap 4 (Ontvangerinstelling). Dit kan niet worden toegevoegd nadat de brief is verzonden.