Initialisering af oprettelse af sagsmappe i Penneo
For at begynde at sende dokumenter til digital underskrift i Penneo-webgrænsefladen, skal du først initialisere en ny sagsmappe. Efter du er logget ind i Penneo, klik på Opret ny-knappen i sidemenuen og vælg Sagsmappe med avancerede indstillinger. Alternativt kan du klikke på Ny sagsmappe-knappen, som findes direkte på dit dashboard.
Konfiguration af Penneo sagsmappeindstillinger
Når en sagsmappe er oprettet, indtast de nødvendige oplysninger for at definere, hvordan underskriftsprocessen skal forløbe. Start med at tildele en titel til din sagsmappe og vælge en Underskriftsflow fra rullemenuen. Det valgte underskriftsflow bestemmer de specifikke roller for underskriverne og den rækkefølge, hvori de skal underskrive. Du kan klikke på spørgsmålstegnsikonet for at se detaljer om et bestemt flow.
Organiser og sikr din sagsmappe ved hjælp af følgende konfigurationsmuligheder:
- Mappevalg: Vælg den mappe, hvor sagsmappen skal gemmes for organisatoriske formål.
- Synlighedskontroller: Bestem, om underskriverne skal kunne se alle dokumenter i sagsmappen eller kun de specifikke dokumenter, de skal underskrive.
- Sprogindstillinger: Vælg systemets sprog for underskriverne. Denne indstilling påvirker det sprog, underskriverne ser i grænsefladen, når de åbner dokumenter, og bestemmer hvilke standard e-mail-skabeloner Penneo vil bruge.
- Følsomme data: Aktiver Følsom eller Adgangskontrol-muligheden, hvis sagsmappen indeholder følsomme data.
- Underskriv dokumenter ved møde: Under Avancerede indstillinger kan du aktivere Underskriv dokumenter ved møde. Denne mulighed forhindrer, at individuelle underskriftsanmodninger sendes til underskriverne; i stedet modtager sagsmappeopretteren én enkelt e-mail med alle nødvendige underskriftslinks til brug under et fysisk møde.
- Reference: Inden for Avancerede indstillinger kan du oprette en reference til personlig sortering og identifikation. Denne reference påvirker ikke den tekniske opførsel af sagsmappen.
Upload og styring af dokumenter i sagsmappen
Tilføj de PDF-filer, du ønsker at sende til underskrift, ved at trække og slippe dem i vinduet eller ved at klikke på Upload dokument eller Upload fil-knappen. Du kan tilføje flere filer på én gang. Bemærk, at en sagsmappe skal indeholde mindst ét dokument, der kræver underskrift, for at kunne oprettes.
Efter upload kan du administrere dine dokumenter ved at redigere deres titler og vælge de passende dokumenttyper. Du kan ændre eller slette dokumenter ved at klikke på pen-ikonet ved siden af filnavnet. For at justere den rækkefølge, modtagerne ser dokumenterne i, skal du holde musen over de seks prikker til venstre for dokumentnavnet og trække filerne i den ønskede rækkefølge. Klik på Gem og fortsæt, når alle dokumenter er uploadet og konfigureret.
Tilføjelse af underskrivere og definition af roller
For at angive, hvem der skal underskrive dine dokumenter, klik på Tilføj modtager eller brug Navn-feltet til at søge i dine eksisterende kontakter. For nye underskrivere indtast deres navn og e-mailadresse.
For hver modtager konfigureres deres specifikke involvering i sagsmappen:
- Roller: Tildel en rolle til modtageren for at bestemme, hvilke dokumenter de kan underskrive og hvornår. Tilgængelige roller afhænger af den valgte type sagsmappe. Du kan bruge brugerdefinerede rollenavne ved at vælge afkrydsningsfeltet Tilpas rollenavne.
- På vegne af: Tilføj eventuelt navnet på en virksomhed eller enhed, som underskriveren repræsenterer.
- Kopi-modtagere: Brug fanen Modtag en kopi til at tilføje personer, der skal modtage de færdige underskrevne dokumenter, men som ikke er en del af underskriftsprocessen.
Adgangskontrol: Aktiver disse indstillinger for at kræve, at underskrivere verificerer deres identitet (via eID) før de kan se dokumenterne, eller for at begrænse underskrift til et specifikt eID eller telefonnummer.
Avancerede indstillinger: du kan aktivere Simple Electronic Signatures eller justere intervallet for automatiske påmindelser.
Klik på Tilføj modtager nederst i vinduet, når oplysningerne er udfyldt.
E-mail tilpasning: Du kan personliggøre e-mail-beskeden til hver enkelt underskriver eller bruge etablerede e-mail-skabeloner. Klik på kuvertikonet for at få vist en forhåndsvisning af e-mailen.
Gennemgang og afsendelse af sagsmappen
Før distribution skal du foretage en sidste gennemgang af alle detaljer i sagsmappen. Du kan navigere tilbage til tidligere trin ved hjælp af fremdriftsindikatorerne øverst i grænsefladen for at foretage rettelser.
Afslut distributionsindstillingerne med følgende muligheder:
- Planlægning: Under Konfiguration kan du sætte en Send senere-dato og -tid. For at gøre dette, klik på pilen på send-knappen og angiv den ønskede tidsplan.
- Udløbsdatoer: Du kan tilføje en udløbsdato til sagsmappen. Bemærk, at din virksomhed kan have en standard udløbsdato, som administratorer har sat, og som træder i kraft efter sagsmappen er sendt.
Når gennemgangen er færdig, klik på Send dokumenter for at distribuere sagsmappen til underskriverne.
Fejlfinding ved oprettelse af sagsmappe
Hvis der opstår en fejl i Penneo sagsmappekonfigurationen, vil systemet fremhæve det problematiske område med gult. Gennemgå de angivne noter i grænsefladen og gå tilbage til det relevante trin i oprettelsesprocessen for at rette de fremhævede problemer.
Oprettelse af sagsmappe i Penneo Desktop-applikationen
Hvis du bruger Penneo Desktop-applikationen i stedet for webgrænsefladen, henvises til den specifikke dokumentation vedrørende installation og brug af applikationen til oprettelse af sagsmapper.