For at sende ud dokumenter til underskrift, så skal hver Penneo-forsendelse have mindst ét signerbart dokument og én underskriver-rolle tildelt valgte dokumenttype som underskriver
Dokumenttyper (hvad der underskrives)
Dokumenttyper bestemmer, hvad der underskrives af hvem. Når du mærker dit dokument som en bestemt type, vil underskriverne i de givne roller underskrive i henhold til rækkefølgen i underskriftsflowet. Dokumenttyper er kun synlige for opretteren af forsendelsen og ikke tilgængelige for underskriveren.
Derudover giver flere signeringsflow mulighed for at vedhæfte et bilag, som ikke skal underskrives.
Roller (hvem der underskriver)
Roller bestemmer, hvem der underskriver, og afgør hvilke dokumenter en person er tildelt samt hvornår de skal underskrive dem. En enkelt bruger kan have flere roller tildelt. Bemærk, at hvis disse roller er placeret i forskellige signeringsrunder, vil vedkommende skulle underskrive flere gange.
Roller kan omdøbes pr. modtager for at ændre, hvordan de vises i underskriften. Det ændrer ikke den underliggende logik i underskriftsflowet.
Signeringsrunder (hvornår de underskriver)
Endelig fastlægger runder, hvornår de forskellige deltagere underskriver; de bestemmer rækkefølgen i signeringsprocessen. For eksempel vil underskrivere i roller, der er tildelt Runde 2, ikke modtage deres underskriftslink, før alle deltagere i Runde 1 fuldt ud har gennemført deres opgave.
Ikke alle underskriftsflow har runder. Hvis der er flere signeringsroller, men ingen signeringsrunder, vil alle underskrivere få adgang til at underskrive forsendelsen samtidig.
Forskellige underskriftsflow
Penneo har et bibliotek af underskriftsflow tilgængelige, afhængigt af dit brugsscenarie og abonnementspakke. Det er også muligt at få et tilpasset underskriftsflow ved at kontakte Penneo support. Ekstra gebyrer kan forekomme for denne service.
Sådan ser du et underskriftsflow
I webappen: For at se, hvordan et underskriftsflow er sat op, når du opretter en ny forsendelse, skal du kigge efter feltet mærket 'Underskriftsflow'. Ved siden af dette felt vil du se et lille spørgsmålstegnikon. Ved at klikke på dette ikon åbnes en ny fane på din skærm, hvor du får et overblik over hele processen. Det viser dig præcis, hvordan de forskellige underskriverroller er forbundet til dokumenterne, og det viser den specifikke rækkefølge, eller runder, som alle skal underskrive i.
I desktop appen: I Penneo Desktop-applikationen kan brugere se underskriftsflow på den første side. For at få indblik i opsætningen af valgte forsendelsestype, så kan du klikke på spørgsmålstegnikonet ved siden af 'Vælg forsendelsestype' for at se rollerne og signeringsrækkefølgen for det pågældende forløb.