Krav til sagssagsunderskrivelse
Hver Penneo-sag kræver mindst ét underskrivningsbart dokument og mindst én modtager tildelt en underskriverrolle. Selvom det ikke er obligatorisk at bruge alle tilgængelige dokumenttyper eller roller inden for en enkelt sag, kræver systemet mindst ét dokument og én modtager for at starte underskrivningsprocessen.
Penneo underskriftflow-komponenter
Underskriftflows i Penneo består af tre hovedkomponenter: Roller, Dokument Typer, og Runder. Disse elementer arbejder sammen om at definere, hvilke modtagere der underskriver specifikke dokumenter, og den kronologiske rækkefølge, hvori disse underskrifter skal indsamles.
Underskriverroller og tilladelser
Roller tildeles underskrivere for at bestemme, hvilke dokumenter de underskriver, og i hvilken runde de bliver bedt om at underskrive. En enkelt underskriver kan tildeles flere roller; dog, hvis disse roller involverer forskellige underskrivningsrunder, kan personen blive bedt om at gennemføre underskrivningsprocessen flere gange. Administratorer kan ændre visningsnavnet på en rolle ved at følge instruktionerne i Hvordan man ændrer navnet på en underskriverrolle. Ændring af en roles navn påvirker kun dens udseende og ændrer ikke dens underliggende logik eller underskrivningsregler.
Dokumenttyper i underskrivningsprocessen
Dokumenttyper er administrative etiketter, der bruges til at organisere underskriftflowet og tildele specifikke dokumenter til specifikke underskrivere. Disse etiketter er kun synlige for personen der opretter forsendelsen og skjult for underskriverne. Hvis et standarddokumenttypenavn ikke matcher den specifikke fil, der uploades, kan det stadig bruges til at etablere den korrekte underskrivningsrækkefølge og rollefordeling uden at påvirke det endelige output, som underskriverne ser.
Underskrivningsrunder og rækkefølge
Runder bestemmer rækkefølgen, hvori dokumenter underskrives. I Penneo-grænsefladen refererer de numeriske værdier i et underskriftflow til rækkefølgen (Runde 1, Runde 2 osv.) hvori specifikke underskriverroller bliver underrettet. Disse numre angiver også forholdet mellem roller og dokumenter; en tom celle i flow-tabellen indikerer, at den tilsvarende underskriverrolle ikke er påkrævet at underskrive det specifikke dokument.
Eksempel på sekventielt underskriftflow
I et grundlæggende sekventielt underskriftflow bestemmes rækkefølgen af numeriske runder. For eksempel, hvis et dokument kræver underskrifter fra Underskriver 1, Underskriver 2 og Underskriver 3 i den specifikke rækkefølge, vil Underskriver 2 ikke modtage en underskrivningsanmodning, før Underskriver 1 har fuldført sin underskrift. Ligeledes bliver Underskriver 3 kun underrettet, efter Underskriver 2 har underskrevet. Hvis flere personer er tildelt en enkelt rolle inden for samme runde (f.eks. to personer tildelt Runde 1), skal begge fuldføre deres underskrifter, før flowet går videre til Runde 2.
Komplekse underskriftflows til årsrapporter
Specifikke processer, såsom digital underskrivelse af årsrapporter, anvender ofte mere komplekse underskriftflows. I et årsrapportsflow kan visse roller som revisorer placeres i Runde 2. Denne opsætning sikrer, at revisorer ikke modtager et underskrivningslink, før alle underskrivere, der kræves i Runde 1, har færdiggjort underskrivningen af dokumenterne.
Anmodning om tilpassede underskriftflows
Organisationer, der har brug for en specifik underskrivningslogik, som ikke dækkes af standard-skabeloner, kan anmode om et tilpasset underskriftflow fra Penneo Support-teamet. Anmodninger om tilpassede flows skal initieres af en administrator. Afhængigt af vilkårene i din aftale med Penneo kan der pålægges yderligere gebyrer for oprettelse af tilpassede underskriftflows.
Visning af underskriftflows i webgrænsefladen
For at se detaljerne i et underskriftflow, mens du opretter en ny sag i Penneo-webgrænsefladen, skal du vælge en sagstype og klikke på spørgsmålstegnikonet ved siden af feltet ‘Signing Flow’. Denne handling åbner en fane, der viser flowets struktur, inklusive hvordan underskriverroller er knyttet til dokumenter og de tildelte underskrivningsrunder.
Visning af underskriftflows i desktop-applikationen
I Penneo Desktop-applikationen kan brugere se underskriftflows på den første side af sagssagsoprettelsesprocessen. Efter at have valgt en sagstype fra feltet ‘Case file type’, klik på spørgsmålstegnikonet ved siden af ‘Choose case file type’ for at se rollerne og underskrivningsrækkefølgen for det flow.