Forstå Penneo simple elektroniske underskrifter
Underskrift med Penneo simple elektroniske underskrifter (SES) giver brugere mulighed for at tegne en underskrift på en tablet eller computer, uploade et billede af en håndskrevet underskrift eller oprette en tekstbaseret underskrift. For en detaljeret gennemgang af underskriftsprocessen, se guiden om hvordan man underskriver et dokument.
En simpel elektronisk underskrift lavet med Penneo registrerer IP-adressen på underskriveren samt dato og tidspunkt for underskriften som integrerede dele af det endelige digitale dokument, hvilket sikrer indholdets integritet og uforanderlighed. Denne metode er dog ikke lige så sikker som en lavet med en eID og opfylder ikke alle kravene i eIDAS-forordningen. Penneo anbefaler kun at bruge simple elektroniske underskrifter som en sidste udvej, når en underskriver ikke har eller ikke kan få adgang til en elektronisk ID.
Aktivering af simple elektroniske underskrifter i Penneo
For at give underskrivere mulighed for at bruge simple elektroniske underskrifter, skal du aktivere muligheden under oprettelsen af sagsfilen. Denne mulighed er kun tilgængelig, hvis administrator på jeres virksomhedskonto har aktiveret den som en tilladt underskriftsmetode i virksomhedens overordnede indstillinger. Hvis muligheden mangler, kontakt en administrator for at se og ændre indstillinger for din virksomhedskonto.
Under oprettelsen af en Penneo forsendelse tilføjer du underskrivere efter konfigurationen af sagsfilen og upload af dokumenter. For hver modtager indtaster du deres navn og adresse for at få adgang til rolleindstillinger og valgfrie funktioner, hvor kontakten til simple elektroniske underskrifter findes. Du kan også tillade simple elektroniske underskrifter efter, at en sagsfil er sendt, ved at ændre underskriverens indstillinger.
Underskriverindstillinger i Penneo gælder kun for den specifikke valgte person. Hvis flere underskrivere i en forsendelse skal bruge simple elektroniske underskrifter, skal du aktivere muligheden for hver modtager separat.
Aktivering af simple elektroniske underskrifter i Penneo webinterface
- Opret en Penneo forsendelse som normalt. Når du tilføjer underskrivere, klik på Tilføj modtager og indtast de nødvendige oplysninger.
- Klik på Vis avancerede muligheder for at få adgang til detaljerede underskriverkonfigurationer.
- Under Underskriftsmuligheder markerer du boksen for en eller flere alternativer for simple elektroniske underskrifter. Hvis muligheden ikke er synlig, skal en administrator aktivere den som en tilladt underskriftsmetode.
Simple elektroniske underskrifter kan ikke aktiveres, hvis Adgangskontrol-indstillinger (Følsomt, Adgangskontrol eller CPR-nummer) er aktive. Du skal deaktivere disse sikkerhedsforanstaltninger, før du vælger muligheder for simple elektroniske underskrifter.
- Når simple elektroniske underskrifter er aktiveret, klik på Tilføj modtager. Underskriveren vil kunne underskrive ved at tegne, uploade et billede (maksimum 2 MB) eller oprette en tekstbaseret underskrift.
Aktivering af simple elektroniske underskrifter i Penneo desktop-applikationen
- Opret en forsendelse i Penneo Desktop-applikationen og gå til trin med modtageroplysninger.
- Find sektionen Simple elektroniske underskrifter til højre for underskriverens oplysninger. Marker boksene for de underskriftstyper, du ønsker at tillade for modtageren.
Hvis muligheden for simple elektroniske underskrifter mangler i Desktop-applikationen, skal du kontrollere, at den er aktiveret som en tilladt underskriftsmetode i din Penneo virksomhedskonto. Denne mulighed vil være utilgængelig, hvis Adgangskontrol-indstillinger er aktiveret for underskriveren.
- Klik på Næste for at færdiggøre indstillingerne. Modtageren vil kunne bruge simple elektroniske underskrifter, når de modtager dokumentet.
Selvom du kan tillade simple elektroniske underskrifter efter en sagsfil er sendt, skal denne ændring foretages via Penneo-arkivet; det kan ikke gøres i Desktop-applikationen selv.