Oversigt over kontaktbogen i Penneo
Når du sender forsendelser og opretter underskrivere i Penneo, giver systemet forslag fra den delte kontaktbog baseret på den indtastede tekst i det relevante felt. Denne kontaktbog deles mellem alle brugere i virksomheden, hvilket betyder, at hvis en bruger tilføjer en kontakt, bliver den tilgængelig for alle andre brugere på kontoen.
Kun administratorer har beføjelse til at få adgang til Penneos kontaktbog for at oprette, opdatere og slette kontaktoptegnelser. Mens standardbrugere kan benytte forslagene under oprettelsen af forsendelser, er styringen af den centraliserede database begrænset til brugere med administrator rollen.
Konfiguration af kontaktlagringsindstillinger i Penneo
En Penneo-administrator kan aktivere eller deaktivere muligheden for at gemme kontakter for hele organisationen. For at administrere dette skal du navigere til Konfigurer og derefter Virksomhed for at finde indstillingen Tillad brugere at gemme kontakter. Denne konfiguration gælder for alle brugere på kontoen uanset deres specifikke bruger- eller administratorrettigheder.
Hvis muligheden for at gemme kontakter er aktiveret, vil alle brugere på Penneo-kontoen som standard have mulighed for at gemme kontakter under deres egne profilindstillinger. Hvis denne funktion deaktiveres i virksomhedens indstillinger, vil Gem i kontaktbog-muligheden ikke længere være synlig eller tilgængelig under oprettelsen af en ny forsendelse.
Tilføjelse og redigering af delte kontakter i Penneo
Alle kontakter i Penneo gemmes i en samlet kontaktbog. Når en bruger gemmer en ny kontakt, bliver den synlig for administratorer og kan foreslås til andre brugere, når de opretter en ny forsendelse. Kun administratorer kan foretage direkte tilføjelser, redigeringer eller sletninger via kontaktbogsinterfacet, som findes under Konfigurer og derefter Kontakter.
For at administrere kontakter i Penneos kontaktbog skal du følge disse trin:
- Klik på knappen Tilføj kontakt i kontaktbogsinterfacet.
- Indtast Navn og Email-adresse. Du kan også indtaste et Firmanavn, selvom dette er et valgfrit felt.
- For at redigere en kontakt skal du klikke på blyantsymbolet ved siden af den specifikke kontaktpost, du ønsker at opdatere.
- For at slette en kontakt skal du klikke på skraldespandsymbolet og vælge sletningsmuligheden.
Ofte stillede spørgsmål om adgang og tilladelser til kontaktbogen
Hvis en Penneo-administrator har aktiveret indstillingen for kontaktlagring, kan enhver bruger vælge at gemme en ny kontakt, mens de tilføjer en modtager under oprettelsen af en sagsmappe. Hvis denne mulighed er deaktiveret på virksomhedsplan, vil hverken standardbrugere eller administratorer kunne gemme kontakter på virksomhedskontoen.
Brugere uden administratorrettigheder kan ikke se hele kontaktbogsinterfacet. Du kan kontrollere din specifikke rolle og adgangsrettigheder i Penneo under Profil-menuen. For spørgsmål vedrørende dit adgangsniveau, bedes du kontakte din virksomheds Penneo-administrator direkte.