Penneo arkivets privatliv og deling af mapper
Hvert Penneo arkiv er som standard privat og personligt. Som bruger er du den eneste, der kan se dine mapper og forsendelser, indtil de eksplicit deles med andre brugere. Alle Penneo-konti forbliver personlige og private, og intet deles som standard. Du kan kun få adgang til en anden brugers mapper eller sagsmapper, hvis ejeren har delt dem med dig.
Det anbefales at dele mapper med kolleger, så andre kan følge op på forsendelser under fravær. Hvis du mangler adgang til en mappe oprettet af en anden bruger, skal du kontakte mappens ejer direkte og anmode om, at de deler den med dig.
Adgang til og navigation i arkivet
For at navigere til Penneo arkivet skal du klikke på Arkiv i menuen til venstre. I denne sektion kan du se dine hovedmapper og oprette undermapper. Da hvert arkiv som standard er privat, er du den eneste bruger, der kan se dine mapper og sager, indtil du deler mappen med andre brugere på kontoen.
Oprettelse af nye mapper i arkivet
For at oprette en ny mappe skal du først navigere til det sted i Penneo arkivet, hvor mappen skal være. Hvis en mappe oprettes det forkerte sted, kan den flyttes senere.
- Klik på Ny mappe for at åbne et pop-up vindue.
- Indtast et navn til mappen.
- Klik på Opret.
Administration af mappe deling og brugerrettigheder
Du kan ikke slette en mappe, der er delt med dig. Forsøg på at slette en delt mappe vil kun fjerne din personlige adgang; mappen forbliver aktiv for ejeren og eventuelle andre brugere, som den er delt med.
Mappeadgangsrettigheder omfatter følgende niveauer:
- Kan se: Giver en bruger mulighed for at se forsendelser inden for en mappe.
- Kan redigere: Giver en bruger mulighed for at se, redigere, gemme og slette forsendelser inden for en mappe.
- Kan administrere: Giver en bruger mulighed for at se, redigere, gemme og slette forsendelser, redigere delingsrettigheder for mappen og fjerne andre brugeres adgang.
For at dele en mappe og tildele rettigheder:
- Find den mappe, du vil dele, hold musen over den, og klik på delingsikonet.
- Indtast navnet eller e-mailadressen på den person, du vil dele mappen med.
- Vælg de passende rettigheder (Kan se, Kan redigere eller Kan administrere) fra rullemenuen.
- Klik på Giv adgang.
Brugere på samme Penneo virksomhedskonto får automatisk adgang. Eksterne brugere modtager en invitation til at få adgang til mappen og vil vises under Ventende invitationer, indtil invitationen er accepteret.
Standardmapper og arkivets søgefunktionalitet
Den mappe, der er markeret med et stjerneikon, er din standardmappe. Denne mappe fungerer som standardvalg, hver gang du opretter en ny forsendelse.
Søgefunktionen i Penneo arkivet fungerer kun inden for den aktuelle visning. For at søge efter en specifik forsendelse eller undermappe skal du først navigere til den relevante overordnede mappe, hvor elementet er gemt.