Oversigt over Penneo e-mailbeskedkonfiguration
Når du opretter en sagsmappe, er det tredje trin fanen Modtagere. Her kan du redigere den e-mail, dine underskrivere vil modtage. Vælg en standard skabelon, eller skriv din egen tilpassede besked. I Penneo webversionen kan du endda sende en forskellig besked til hver modtager.
For specifikke instruktioner baseret på din grænseflade, se:
- Hvis du bruger Penneo Webgrænsefladen: Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Webgrænsefladen
- Hvis du bruger desktop-applikationen: Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Desktop-applikationen
Fletfelter tilgængelige til Penneo e-mailtilpasning
Brug fletfelter til at personliggøre din besked. Her er de tilgængelige:
- {{recipient.name}}: Underskriverens navn.
- {{recipient.email}}: Underskriverens e-mailadresse.
- {{sender.name}}: Navnet på den person, der oprettede og sendte sagsmappen.
- {{sender.email}}: Deres e-mailadresse.
- {{casefile.id}}: Sagsmappens unikke ID. Underskrivere kan dele dette med support, hvis de støder på problemer.
- {{casefile.name}}: Sagsmappens navn.
- {{casefile.expiry}}: Dato og tidspunkt, hvor det ikke længere kan underskrives.
- {{signer.roles}}: Underskriverens rolle. Hvis de har mere end én, adskilles de med kommaer.
- {{signers.list}}: Navnene på alle underskrivere, adskilt med kommaer.
- {{documents.list}}: Navnene på alle dokumenter, adskilt med kommaer.
Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Webgrænsefladen
På fanen Modtagere klik på Udvid for at redigere beskeden, der sendes til underskrivere. Skriv en engangs tilpasset e-mail, eller vælg en eksisterende skabelon med vælg skabelon. Ændringer, du foretager her, gemmes ikke i den oprindelige skabelon.
Personliggørelse af e-mailbeskeder pr. modtager i Penneo Web
Når du opretter en sagsmappe på app.penneo.com, kan du sende forskellige beskeder til forskellige underskrivere. Dette er praktisk, når forskellige personer har brug for forskellige instruktioner – for eksempel købere versus sælgere, eller interne versus eksterne underskrivere. Denne funktion virker kun i webversionen, ikke i desktop-appen.
E-mailindstillingerne findes nederst på siden Modtagere. Du kan redigere den generelle besked, der sendes til alle, eller klikke på Tilføj ny tilpasset besked for at skrive en til specifikke personer. Klik på Vælg for at vælge, hvem der modtager den besked. Når en person er tilføjet til en tilpasset besked, stopper de med at modtage den generelle besked. Hver person kan kun være i én tilpasset besked ad gangen, men du kan oprette så mange tilpassede beskeder, som du har brug for.
For at stoppe med at bruge en tilpasset besked, klik på Fjern besked under den. Disse modtagere vil så igen modtage den generelle besked. Klik på Gem & Fortsæt, når du er færdig.
Tilpasning af e-mailbeskeder i Penneo Desktop-applikationen
Efter du har oprettet en sagsmappe i Desktop-applikationen, klik på Næste for at åbne beskededitoren. Skriv en engangs tilpasset besked, eller vælg en skabelon fra dropdown-menuen. Ændringer her gemmes ikke i skabelonen. Desktop-appen tillader kun redigering af én generel besked til alle – for at sende forskellige beskeder til forskellige personer, brug i stedet Penneo webversionen.
Fejlfinding vedrørende tilpasning af Penneo-modtagere
Kan du ikke tilføje en person til en tilpasset besked? Sørg for, at de allerede er tilføjet til sagsmappen – tjek listen øverst på siden Modtagere.
Hvis en person mangler på listen, når du opretter en ny tilpasset besked, er de sandsynligvis allerede i en anden. Tjek dine eksisterende tilpassede beskeder og klik på X ved siden af deres navn for at fjerne dem. De vil så dukke op igen på listen, og du kan tilføje dem til den ønskede besked.
Konfiguration af standardintervaller for påmindelser
Indstillingen Standardinterval for påmindelser bestemmer, hvor ofte underskrivere modtager automatiske påmindelser, hvis de endnu ikke har underskrevet et dokument. Dette interval anvendes automatisk på alle nye sagsmapper, du opretter.
Tilpasning af påmindelsesintervaller for individuelle sagsmapper
Du kan altid ændre påmindelsesfrekvensen for en specifik sagsmappe under oprettelsen. Selvom standardintervallet er forudfyldt, kan du justere disse indstillinger, så de passer til dine behov, inden du færdiggør sagsmappen.