Vereisten voor het ondertekenen van dossierbestanden
Elk Penneo-dossierbestand vereist ten minste één ondertekenbaar document en ten minste één ontvanger met een ondertekenaarrol. Hoewel het niet verplicht is om alle beschikbare documenttypen of rollen binnen een enkel dossierbestand te gebruiken, vereist het systeem minimaal één document en één ontvanger om het ondertekeningsproces te starten.
Onderdelen van de Penneo-ondertekeningsstroom
Ondertekeningsstromen in Penneo bestaan uit drie hoofdcomponenten: Rollen, Document Typen, en Rondes. Deze elementen werken samen om te bepalen welke ontvangers specifieke documenten ondertekenen en de chronologische volgorde waarin die handtekeningen moeten worden verzameld.
Ondertekenaarsrollen en -machtigingen
Rollen worden toegewezen aan ondertekenaars om te bepalen welke documenten zij ondertekenen en in welke ronde zij worden gevraagd. Eén ondertekenaar kan meerdere rollen toegewezen krijgen; echter, als die rollen verschillende ondertekeningsrondes omvatten, kan het zijn dat de persoon het ondertekeningsproces meerdere keren moet doorlopen. Beheerders kunnen de weergavenaam van een rol wijzigen door de instructies te volgen in Hoe de naam van een ondertekenaarsrol te wijzigen. Het wijzigen van een rolnaam beïnvloedt alleen de weergave en verandert niet de onderliggende logica of ondertekeningsregels.
Documenttypen in het ondertekeningsproces
Documenttypen zijn administratieve labels die worden gebruikt om de ondertekeningsstroom te organiseren en specifieke documenten toe te wijzen aan specifieke ondertekenaars. Deze labels zijn alleen zichtbaar voor de maker van het dossierbestand en worden verborgen voor de ondertekenaars. Als een standaard documenttype-naam niet overeenkomt met het specifieke bestand dat wordt geüpload, kan het nog steeds worden gebruikt om de juiste ondertekeningsvolgorde en roltoewijzing vast te stellen zonder invloed op het uiteindelijke resultaat dat door de ondertekenaars wordt gezien.
Ondertekeningsrondes en volgorde
Rondes bepalen de volgorde waarin documenten worden ondertekend. In de Penneo-interface verwijzen de numerieke waarden in een ondertekeningsstroom naar de volgorde (Ronde 1, Ronde 2, enz.) waarin specifieke ondertekenaarsrollen worden geïnformeerd. Deze nummers geven ook de relatie tussen rollen en documenten aan; een lege cel in de stroomtabel geeft aan dat de overeenkomstige ondertekenaarsrol niet verplicht is dat specifieke document te ondertekenen.
Voorbeeld van een sequentiële ondertekeningsstroom
In een basis sequentiële ondertekeningsstroom wordt de volgorde bepaald door numerieke rondes. Bijvoorbeeld, als een document handtekeningen vereist van Ondertekenaar 1, Ondertekenaar 2 en Ondertekenaar 3 in die specifieke volgorde, ontvangt Ondertekenaar 2 geen ondertekeningsverzoek totdat Ondertekenaar 1 zijn handtekening heeft voltooid. Evenzo wordt Ondertekenaar 3 pas geïnformeerd nadat Ondertekenaar 2 heeft ondertekend. Als meerdere personen aan een enkele rol binnen dezelfde ronde zijn toegewezen (bijv. twee personen toegewezen aan Ronde 1), moeten beiden hun handtekeningen voltooien voordat de stroom doorgaat naar Ronde 2.
Complexe ondertekeningsstromen voor jaarrekeningen
Specifieke processen, zoals het digitaal ondertekenen van jaarrekeningen, maken vaak gebruik van complexere stromen. In een jaarrekeningstroom kunnen bepaalde rollen, zoals accountants, in Ronde 2 worden geplaatst. Deze opzet zorgt ervoor dat accountants pas een ondertekeningslink ontvangen zodra elke vereiste ondertekenaar uit Ronde 1 klaar is met het ondertekenen van de documenten.
Aanvragen van aangepaste ondertekeningsstromen
Organisaties die een specifieke ondertekeningslogica nodig hebben die niet in de standaardtemplates zit, kunnen een aangepaste ondertekeningsstroom aanvragen bij het Penneo Support-team. Verzoeken voor aangepaste stromen moeten worden ingediend door een beheerder. Afhankelijk van de voorwaarden in uw overeenkomst met Penneo kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht voor het maken van aangepaste stromen.
Ondertekeningsstromen bekijken in de webinterface
Om de details van een ondertekeningsstroom te bekijken tijdens het aanmaken van een nieuw dossier in de webinterface, selecteert u een dossiertype en klikt u op het vraagteken-icoon naast het veld ‘Ondertekeningsstroom’. Hiermee opent u een tabblad waarin de structuur van de stroom zichtbaar is, inclusief de koppeling tussen rollen en documenten en de toegewezen rondes.
Ondertekeningsstromen bekijken in de desktopapplicatie
In de Penneo Desktop Applicatie kunnen gebruikers de ondertekeningsstromen bekijken op de eerste pagina van het proces voor het aanmaken van een dossier. Na het selecteren van een type in het veld ‘Dossiertype’, klikt u op het vraagteken-icoon naast ‘Kies dossiertype’ om de rollen en de volgorde te zien.