Wat is een eenvoudige elektronische handtekening (SES)?
Ondertekenen met een eenvoudige elektronische handtekening (SES) in Penneo stelt gebruikers in staat om een handtekening te zetten op een tablet of computer, een afbeelding van een handgeschreven handtekening te uploaden of een handtekening in tekstvorm te genereren. Raadpleeg voor een gedetailleerde uitleg van het proces onze handleiding: hoe een document te ondertekenen.
Een eenvoudige elektronische handtekening in Penneo registreert het IP-adres van de ondertekenaar en de datum en tijd van de ondertekening. Deze gegevens worden integraal onderdeel van het definitieve digitale document om de integriteit en onveranderlijkheid van de inhoud te waarborgen. Deze methode is echter niet zo veilig als een handtekening gemaakt met een eID en voldoet niet aan alle vereisten van de eIDAS-verordening. Penneo raadt aan om eenvoudige elektronische handtekeningen alleen als laatste redmiddel te gebruiken wanneer een ondertekenaar geen elektronische ID bezit of er geen toegang toe heeft.
Eenvoudige elektronische handtekeningen activeren in Penneo
Om ondertekenaars in staat te stellen eenvoudige elektronische handtekeningen te gebruiken, moet u de optie activeren tijdens het aanmaken van het dossier. Deze optie is alleen beschikbaar als beheerders van het Penneo bedrijfsaccount deze als toegestane ondertekeningsmethode hebben ingeschakeld in de bedrijfsbrede instellingen. Als de optie ontbreekt, neem dan contact op met een beheerder om de instellingen van uw bedrijfsaccount te bekijken en te wijzigen.
Tijdens de aanmaak van een Penneo dossier voegt u ondertekenaars toe nadat u het dossier hebt geconfigureerd en documenten hebt geüpload. Voer voor elke ontvanger hun naam en adres in om toegang te krijgen tot rolinstellingen en optionele functies, waar de schakelaar voor eenvoudige elektronische handtekeningen zich bevindt. U kunt ook eenvoudige elektronische handtekeningen toestaan nadat een dossier is verzonden door de instellingen van de ondertekenaar te wijzigen.
De ondertekenaarsopties in Penneo gelden alleen voor de specifieke geselecteerde persoon. Als meerdere ondertekenaars in een dossier eenvoudige elektronische handtekeningen moeten gebruiken, moet u de optie voor elke ontvanger afzonderlijk inschakelen.
Inschakelen via de Penneo webinterface
- Maak zoals gebruikelijk een Penneo dossier aan. Klik bij het toevoegen van ondertekenaars op Ontvanger toevoegen en voer de vereiste gegevens in.
- Klik op Geavanceerde opties tonen om toegang te krijgen tot gedetailleerde configuratie.
- Vink onder Ondertekeningsopties het vakje aan voor een of meer varianten van de eenvoudige elektronische handtekening. Als de optie niet zichtbaar is, moet een beheerder deze activeren als toegestane ondertekeningsmethode.
Belangrijk: Eenvoudige elektronische handtekeningen kunnen niet worden geactiveerd als de Toegangscontrole-instellingen (zoals 'Gevoelig' of 'Burgerservicenummer') actief zijn. Schakel deze beveiligingsmaatregelen uit voordat u de optie voor de eenvoudige handtekening selecteert.
- Zodra de instellingen correct zijn, klikt u op Ontvanger toevoegen. De ondertekenaar kan nu kiezen uit tekenen, een afbeelding uploaden (max. 2 MB) of een tekstgebaseerde handtekening maken.
Inschakelen via de Penneo Desktop Applicatie
- Maak een dossier aan in de Desktop Applicatie en ga naar de stap met ontvangergegevens.
- Zoek de sectie Eenvoudige elektronische handtekeningen aan de rechterkant van de gegevens van de ondertekenaar. Vink de gewenste handtekeningtypes aan.
Belangrijk: Als de optie voor eenvoudige elektronische handtekeningen ontbreekt in de Desktop Applicatie, controleer dan of deze is geactiveerd als toegestane ondertekeningsmethode in uw Penneo bedrijfsaccount. Deze optie is niet beschikbaar als Toegangscontrole-instellingen zijn ingeschakeld voor de ondertekenaar.
- Klik op Volgende om de configuratie te voltooien. De ontvanger kan de methode direct gebruiken zodra hij het document ontvangt.
Hoewel u eenvoudige elektronische handtekeningen kunt toestaan nadat een dossier is verzonden, moet deze wijziging worden uitgevoerd via het Penneo archief; dit kan niet binnen de Desktop Applicatie zelf worden gedaan.