Overzicht van bewerkbare gegevens
In deze instructies leest u hoe u de instellingen en gegevens van een ondertekenaar wijzigt nadat een Penneo-dossier is verzonden. Staat een specifieke instelling niet in deze lijst? Dan is het waarschijnlijk niet mogelijk om deze na verzending nog aan te passen. Voor een volledig overzicht raadpleegt u de gids: Referentie voor wijzigingsmogelijkheden van dossier
E-mailadres en naam wijzigen
Om de contactgegevens van een ondertekenaar in een verzonden Penneo dossier bij te werken:
- Klik in het dossieroverzicht op de betreffende ondertekenaar.
- Ga naar het tabblad Stamgegevens.
- Voer de nieuwe naam en het nieuwe e-mailadres in de respectievelijke velden in.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Let op: Als het e-mailadres is gewijzigd, moet u een nieuw ondertekenverzoek sturen. Ga hiervoor naar het tabblad Acties en klik op Verzoek opnieuw verzenden.
‘Namens’-informatie wijzigen of toevoegen
Om het veld ‘Namens’ voor een ondertekenaar in een actief Penneo dossier te wijzigen:
Klik in het dossieroverzicht op de betreffende ondertekenaar.
Open het tabblad Stamgegevens.
Werk het veld ‘Namens’ bij met de nieuwe informatie.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Het herinneringsinterval aanpassenn
Om aan te passen hoe vaak een ondertekenaar herinneringen ontvangt in een verzonden Penneo dossier:
- Klik in het dossieroverzicht op de betreffende ondertekenaar.
- Ga naar het tabblad Stamgegevens.
- Pas het herinneringsinterval aan met behulp van de plus- of min-symbolen naast het nummer.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe eenvoudige elektronische handtekeningen in of uit te schakelen
Om de instellingen voor Eenvoudige Elektronische Handtekening voor een ondertekenaar in Penneo te beheren:
- Klik op de ondertekenaar tijdens het bekijken van het dossier.
- Open het tabblad Stamgegevens.
- Selecteer welke opties voor Eenvoudige Elektronische Handtekening u wilt in- of uitschakelen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als u Eenvoudige Elektronische Handtekeningen niet kunt inschakelen, kan dit te wijten zijn aan een van de volgende redenen:
- Toegangscontrole is actief: U moet eerst toegangscontrole uitschakelen voordat u Eenvoudige Elektronische Handtekeningen kunt inschakelen.
- Gevoelige optie is actief: Als de optie ‘Gevoelig’ is geselecteerd tijdens het aanmaken van het dossier, is toegangscontrole permanent ingeschakeld. U kunt dit controleren door te kijken naar het bericht ‘Toegangscontrole is ingeschakeld’ onder Gevoelige gegevensbescherming onderaan het dossieroverzicht. Als ‘Gevoelig’ is ingeschakeld, kunnen Eenvoudige Elektronische Handtekeningen niet na verzending worden ingeschakeld.
Hoe Rijksregisternummer of BTW-nummer toe te voegen of te wijzigen
Om het Rijksregisternummer voor een ondertekenaar in een Penneo dossier bij te werken:
- Klik op de ondertekenaar tijdens het bekijken van het dossier.
- Ga naar het tabblad Beperkingen.
- Selecteer het relevante land voor het Rijksregisternummer(RRN) en voer het nummer in.
- Voor Deense organisatienummers voert u de informatie in het BTW-nummer veld in.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe de toegangscontrole-instellingen te wijzigen
Om toegangscontrole voor een ondertekenaar in een Penneo dossier te wijzigen:
- Klik op de ondertekenaar tijdens het bekijken van het dossier.
- Selecteer het tabblad Beperkingen.
- Ga naar Vereis identificatie om de documenten te bekijken om toegangscontrole te verplichten.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als u de melding ‘Wijzigingen opslaan mislukt’ ontvangt, kan dit zijn omdat Eenvoudige Elektronische Handtekeningen zijn ingeschakeld. U moet eerst Eenvoudige Elektronische Handtekeningen uitschakelen.
Hoe een ondertekenaar te verwijderen
Om een ondertekenaar uit een actief Penneo dossier te verwijderen:
- Klik op de ondertekenaar tijdens het bekijken van het dossier.
- Selecteer het tabblad Acties.
- Klik op Ondertekenaar verwijderen.
- Klik op Ja, verwijderen om te bevestigen. Deze actie is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Referentie voor wijzigingsmogelijkheden van dossier
De volgende lijst geeft aan welke functionaliteiten kunnen worden gewijzigd nadat een Penneo dossier is verzonden:
Wijzigbare functies (Ja):
- E-mailadres wijzigen
- Naam wijzigen
- Rijksregisternummer of BTW-nummer wijzigen / verwijderen / toevoegen
- Ondertekenaar verwijderen
- Herinneringsinterval wijzigen
- Titel van een dossier wijzigen
- Toegangscontrole toevoegen
- Eenvoudige Elektronische Handtekeningen toestaan (Let op: Niet mogelijk als Bescherming van Gevoelige Gegevens is ingeschakeld)
- ‘Namens’ wijzigen of toevoegen
- Verzoek opnieuw verzenden
- Vervaldatum wijzigen
- Dossierreferentie wijzigen / toevoegen
Niet-wijzigbare functies (Nee):
- Ondertekenaar toevoegen
- Activeringsdatum wijzigen
- Document toevoegen
- Document verwijderen
- Document- of dossier-type wijzigen
- Rol van een ondertekenaar wijzigen
- PDF-bestand wijzigen of toevoegen
- Ondertekeningsvolgorde wijzigen
- Ontvangers in kopie toevoegen of wijzigen
- Gevoelige gegevens inschakelen
Gevolgen van een gewijzigd e-mailadres
Zodra u het e-mailadres bijwerkt, ontvangt de nieuwe ontvanger een e-mail met een unieke ondertekeningslink. Het oude e-mailadres wordt direct losgekoppeld. De oude ontvanger kan de e-mail nog wel in zijn inbox zien, maar de link zal niet meer werken.
Opmerking: Als de oorspronkelijke ontvanger de link al had geopend of documenten had gedownload vóór de wijziging, blijven deze acties zichtbaar in het gebeurtenislogboek.