Groottebeperkingen voor Penneo finalisatie-e-mailbijlagen
Wanneer een dossier wordt ondertekend en afgerond, verstuurt Penneo automatisch finalisatie-e-mails. Om te zorgen dat e-mails veilig door de e-mailserver gaan, hanteert Penneo een maximale totale grootte van 7,1 MB per e-mail. Deze limiet geldt voor de gecombineerde grootte van de bijgevoegde documenten en de e-mailtekst.
De uiteindelijke grootte wordt bepaald nadat de documenten binnen het systeem zijn verwerkt en geconverteerd.
Afhandeling van documentpakketten die de groottebeperking overschrijden
Als de totale grootte van de documenten plus de inhoud van de e-mail de groottebeperking overschrijdt, controleert Penneo of het grootste enkele document op zichzelf in een e-mail past. De uiteindelijke grootte wordt bepaald door de documenten nadat ze binnen het systeem zijn verwerkt.
Als het grootste enkele document binnen de limiet (7,1 MB) past, splitst Penneo het pakket in meerdere e-mails en verdeelt de documenten hierover. Elke e-mail wordt opeenvolgend gelabeld om de ontvanger te helpen de volgorde te herkennen, bijvoorbeeld "E-mail 1 van 3" en "E-mail 2 van 3".
Als het grootste document te groot is om op zichzelf binnen de limiet te passen, verstuurt Penneo de finalisatie-e-mail zonder bijlagen om te garanderen dat de melding wordt bezorgd. In dit geval moeten de ondertekende documenten direct worden geraadpleegd via de Penneo Webapplicatie (alleen door de verzender) of in het archief van de ondertekenaar, afhankelijk van de gebruikte ondertekeningsmethode.
Toegang tot documenten en optimalisatie van bijlagen
Of er bijlagen worden toegevoegd aan een Penneo finalisatie-e-mail hangt af van twee factoren: de grootte van de documenten na conversie, en of de verzender de functie "gevoelige informatie" op de documenten heeft ingeschakeld. Als deze functie is ingeschakeld, worden bijlagen onderdrukt ongeacht de grootte van de documenten, en wordt de finalisatie-e-mail zonder bijlagen verzonden. In dit geval, net als bij te grote documentpakketten, moeten ondertekende documenten direct worden geraadpleegd via de Penneo Webapplicatie (alleen door de verzender) of in het archief van de ondertekenaar, afhankelijk van de gebruikte ondertekeningsmethode.
Het klein houden van individuele PDF's tijdens de voorbereidingsfase vergroot de kans dat bijlagen succesvol kunnen worden toegevoegd aan de uiteindelijke geautomatiseerde e-mails, mits de functie "gevoelige informatie" niet is ingeschakeld.
Regels voor levering aan kopie-ontvangers bij grote documenten
Als een dossier kopie-ontvangers bevat en de documenten groter zijn dan de 7,1 MB groottebeperking:
- Er wordt geen e-mail gestuurd naar de kopie-ontvangers.
- De eigenaar van het dossier ontvangt een notificatie-e-mail waarin wordt aangegeven dat de e-mail naar de kopie-ontvangers niet kon worden verzonden.