📋 Overzicht van bewerkbare ondertekenaargegevens ✉️ Hoe e-mailadres en naam te wijzigen 👤 Hoe 'namens' informatie te wijzigen of toe te voegen ⏰ Hoe het herinneringsinterval te wijzigen ✍️ Hoe eenvoudige elektronische handtekeningen in- of uit te schakelen 🔢 Hoe een burgerservicenummer of btw-nummer toe te voegen of te bewerken 🔒 Hoe de toegangscontrole-instellingen te wijzigen 🗑️ Hoe een ondertekenaar te verwijderen ✅ Toegestaan wijzigen dossier referentie 📧 Effect van het wijzigen van een ondertekenaar e-mailadres
Overzicht van bewerkbare ondertekenaargegevens
Deze instructies beschrijven hoe u de instellingen en gegevens van een ondertekenaar kunt aanpassen die bewerkbaar blijven nadat een Penneo dossier is verzonden. Als een specifieke instelling of detail hier niet wordt vermeld, is het mogelijk niet mogelijk deze te wijzigen nadat het dossier is verzonden.
Hoe e-mailadres en naam te wijzigen
Om de contactgegevens van een ondertekenaar in een verzonden Penneo dossier bij te werken:
- Terwijl u het dossier bekijkt, klik op de specifieke ondertekenaar waarvan de gegevens gewijzigd moeten worden.
- Ga naar het Stamgegevens tabblad.
- Voer de nieuwe naam en het nieuwe e-mailadres in in de daarvoor bestemde velden.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als het e-mailadres is gewijzigd, moet u een nieuwe ondertekeningsverzoek sturen naar het bijgewerkte adres. Ga naar het Acties tabblad en klik op Verzoek opnieuw verzenden.
Hoe ‘namens’ informatie te wijzigen of toe te voegen
Om het veld ‘namens’ voor een ondertekenaar in een actief Penneo dossier te wijzigen:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Open het Stamgegevens tabblad.
- Werk het veld ‘Namens’ bij door de nieuwe informatie in te typen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe het herinneringsinterval te wijzigen
Om aan te passen hoe vaak een ondertekenaar herinneringen ontvangt in een verzonden Penneo dossier:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Ga naar het Master data tabblad.
- Pas het herinneringsinterval aan met de plus- of min-symbolen naast het nummer.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe eenvoudige elektronische handtekeningen in- of uit te schakelen
Om de instellingen voor Eenvoudige Elektronische Handtekening (SES) voor een ondertekenaar in Penneo te beheren:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Open het Stamgegevens tabblad.
- Selecteer welke Eenvoudige Elektronische Handtekening opties u wilt in- of uitschakelen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als u geen Eenvoudige Elektronische Handtekeningen kunt inschakelen, kan dit door een van de volgende oorzaken zijn:
- Toegangscontrole is actief: U moet eerst de toegangscontrole uitschakelen voordat u Eenvoudige Elektronische Handtekeningen kunt inschakelen. Toegangscontrole staat vermeld onder het tabblad Beperkingen > Vereis identificatie om de documenten te bekijken.
- De optie ‘Gevoelig’ is actief: Als de ‘Gevoelig’ optie tijdens het aanmaken van het dossier is geselecteerd, is toegangscontrole permanent ingeschakeld. U kunt dit verifiëren door te controleren op het bericht ‘Toegangscontrole is ingeschakeld’ onder Gevoelige Gegevensbescherming onderaan het dossieroverzicht. Als ‘Gevoelig’ is ingeschakeld, kunnen Eenvoudige Elektronische Handtekeningen niet worden ingeschakeld nadat het dossier al is verzonden voor ondertekening.
Hoe een Rijksregistratienummer toe te voegen of te bewerken
Om validatienummers voor een ondertekenaar in een Penneo dossier bij te werken:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Ga naar de Beperkingen.
- Selecteer het relevante land voor het Rijksregistratienummer (RRN) en voer het nummer in (Voor Deense organisatienummers, voer de informatie in het btw-nummer veld in).
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe de toegangscontrole-instellingen te wijzigen
Om toegangscontrole voor een ondertekenaar in een Penneo dossier aan te passen:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Selecteer het Beperkingen tabblad.
- Klik op Verplicht onder 'Vereis identificatie om de documenten te bekijken' om toegangscontrole in te schakelen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als u de melding ‘Wijzigingen opslaan mislukt’ ontvangt, kan dit komen doordat Eenvoudige Elektronische Handtekeningen zijn ingeschakeld. U moet eerst Eenvoudige Elektronische Handtekeningen uitschakelen.
Hoe een ondertekenaar te verwijderen
Om een ondertekenaar te verwijderen uit een actief Penneo dossier:
- Klik op de ondertekenaar terwijl u het dossier bekijkt.
- Selecteer het Acties tabblad.
- Klik op Ondertekenaar verwijderen.
- Klik op Ja, verwijderen om te bevestigen. Deze actie is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Toegestaan wijzigen dossier referentie
De volgende lijst geeft aan welke functionaliteiten kunnen worden gewijzigd nadat een Penneo dossier is verzonden:
Bewerkbare functies:
- E-mailadres wijzigen
- Naam wijzigen
- Burgerservicenummer of btw-nummer wijzigen / verwijderen / toevoegen
- Ondertekenaar verwijderen
- Herinneringsinterval wijzigen
- Titel van een dossier wijzigen
- Toegangscontrole toevoegen
- Eenvoudige Elektronische Handtekeningen toestaan (Let op: Niet mogelijk als Gevoelige Gegevensbescherming is ingeschakeld)
- ‘Namens’ wijzigen of toevoegen
- Verzoek opnieuw versturen
- Vervaldatum wijzigen
- Dossierreferentie wijzigen / toevoegen
Niet-bewerkbare functies:
- Ondertekenaar toevoegen
- Activatiedatum wijzigen
- Document toevoegen
- Document verwijderen
- Document- of dossier type wijzigen
- Rol van een ondertekenaar wijzigen
- PDF-bestand wijzigen of toevoegen
- Ondertekeningsproces wijzigen
- Kopie-ontvangers toevoegen of wijzigen
- Gevoelige gegevens inschakelen
Effect van het wijzigen van een ondertekenaar e-mailadres
Wanneer het e-mailadres van een ondertekenaar in Penneo wordt bijgewerkt, ontvangt de nieuwe ontvanger een verse e-mail met een nieuwe ondertekeningslink, die hen toegang geeft tot het document. Het oorspronkelijke e-mailadres wordt losgekoppeld van het verzoek. Hoewel de vorige ontvanger de oorspronkelijke Penneo e-mail nog steeds in zijn inbox kan zien, is hun ondertekeningslink niet langer geldig.
Opmerking: Als de oorspronkelijke ontvanger vóór de wijziging op de ondertekeningslink heeft geklikt of documenten heeft gedownload, worden deze acties geregistreerd in het gebeurtenislogboek van die ondertekenaar.