Mogelijke Redenen
Het kan soms gebeuren dat een ondertekenaar de e-mail met het ondertekeningsverzoek niet in zijn of haar inbox kan vinden — ook al toont het logboek in uw Penneo-omgeving aan dat de e-mail succesvol is verzonden.
In dergelijke gevallen zijn dit de meest voorkomende redenen voor de ontbrekende e-mail:
Map Ongewenste e-mail/Spam: Dit is de meest voorkomende reden. De e-mailclient van de ondertekenaar (zoals Outlook of Gmail) of de firewall van hun bedrijf heeft het geautomatiseerde ondertekeningsverzoek per ongeluk als spam of ongewenste e-mail gemarkeerd.
Bedrijfsfirewall/Beveiliging: Als de ondertekenaar een zakelijk e-mailadres gebruikt, kan het beveiligingssysteem van de organisatie de e-mail in quarantaine hebben geplaatst voordat deze de inbox of spammap bereikte.
Verouderd/Onjuist e-mailadres: Hoewel het adres vooraf is gecontroleerd, is het verstandig om bij de ontvanger na te vragen of het gebruikte e-mailadres actief wordt gebruikt.
Onbezorgde Status
Lijkt alles na het controleren van de bovenstaande punten correct te zijn, maar ontvangt u als afzender een e-mail waarin staat dat het "ondertekeningsverzoek niet aan de ontvanger kon worden bezorgd" (of ziet u de melding "onbezorgbaar" onder de gegevens van de ondertekenaar)? Dan kan dit betekenen dat het e-mailadres van de ontvanger is toegevoegd aan de onderdrukkingslijst (suppression list) van Penneo.
Neem in dat geval contact op met het Penneo Customer Experience (Support) team en vermeld hierbij het dossier-ID en het e-mailadres van de ondertekenaar.
Oplossing
Als uw ontvanger nog steeds geen e-mails ontvangt die rechtstreeks via Penneo zijn verzonden, kunt u het volgende proberen:
Log in op uw Penneo-account, zoek het betreffende dossier op en open het.
Klik op de ondertekenaar die de e-mail met de ondertekeningslink niet heeft ontvangen.
Ga naar het tabblad Basisgegevens.
Wijzig het e-mailadres naar uw eigen e-mailadres (zodat u de e-mail met de ondertekeningslink ontvangt). Klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
Ga, terwijl u zich nog in de ondertekenaarsgegevens bevindt, naar het tabblad Acties en klik op Verzoek opnieuw verzenden.
Wacht tot de e-mail in uw eigen inbox arriveert en stuur deze zodra u hem ontvangt door naar de ondertekenaar.
Blijft het probleem zich voordoen na het proberen van de bovenstaande oplossing en kan de ondertekenaar de e-mail nog steeds niet vinden? Vraag hen dan om rechtstreeks contact op te nemen met Penneo Customer Experience (Support).