Overzicht van het adresboek in Penneo
Bij het verzenden van dossiers en het aanmaken van ondertekenaars in Penneo doet het systeem suggesties uit het gedeelde adresboek op basis van de ingevoerde tekst in het betreffende veld. Dit adresboek wordt gedeeld door alle gebruikers binnen het bedrijf, wat betekent dat als één gebruiker een contact toevoegt, dit beschikbaar wordt voor alle andere gebruikers op het account.
Alleen beheerders hebben de bevoegdheid om toegang te krijgen tot het Penneo-adresboek om contactgegevens aan te maken, bij te werken en te verwijderen. Hoewel standaardgebruikers de suggesties kunnen gebruiken tijdens het aanmaken van dossiers, is het beheer van het adresboek beperkt tot administratieve rollen.
Het opslaan van contacten beheren
Een Penneo-beheerder kan de mogelijkheid om contacten op te slaan voor de hele organisatie in- of uitschakelen. Om dit te beheren, navigeert u naar Configureren en vervolgens Bedrijf om de instelling Gebruikers toestaan contacten op te slaan te vinden. Deze configuratie geldt voor alle gebruikers op het account, ongeacht hun specifieke gebruikers- of beheerdersrechten.
Als de optie om contacten op te slaan is ingeschakeld, hebben alle gebruikers op het Penneo-account standaard de mogelijkheid om contacten op te slaan onder hun eigen profielinstellingen. Als deze functie is uitgeschakeld in de bedrijfsinstellingen, zal de optie Opslaan in adresboek niet langer zichtbaar of beschikbaar zijn bij het aanmaken van een nieuw dossier.
Contacten toevoegen en bewerken
Alle contacten in Penneo worden opgeslagen in één centraal adresboek. Wanneer een gebruiker een nieuw contact opslaat, wordt dit zichtbaar voor beheerders en kan het aan andere gebruikers worden voorgesteld wanneer zij een nieuw dossier aanmaken. Alleen beheerders kunnen directe toevoegingen, bewerkingen of verwijderingen uitvoeren in het adresboek die te vinden is onder Configureren en vervolgens Contacten.
Volg deze stappen om contacten te beheren in het Penneo-adresboek:
- Klik op de knop Contact toevoegen
- Voer de Naam en het E-mailadres in. U kunt ook een Bedrijfsnaam invoeren, hoewel dit een optioneel veld is.
- Om een contact te bewerken, klikt u op het potlood-icoon naast het specifieke contact dat u wilt bijwerken.
- Om een contact te verwijderen, Klik op het prullenbak-icoon en bevestig de verwijdering.
Veelgestelde vragen over toegang en rechten van het adresboek
Als een Penneo-beheerder de optie om contacten op te slaan heeft ingeschakeld, kan elke gebruiker ervoor kiezen om een nieuw contact op te slaan tijdens het toevoegen van een ontvanger bij het aanmaken van een dossier. Als deze optie is uitgeschakeld op bedrijfsniveau, kunnen noch standaardgebruikers, noch beheerders contacten opslaan op het bedrijfsaccount.
Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen de volledige adresboek niet bekijken. U kunt uw specifieke rol en toegangsrechten in Penneo controleren via het menu Profiel. Voor vragen over uw toegangsrechten kunt u rechtstreeks contact opnemen met de Penneo-beheerder van uw bedrijf.