Privacy en het delen van mappen in het Penneo-archief
Elk Penneo-archief is standaard privé en persoonlijk. Als gebruiker bent u de enige die uw mappen en dossiers kan bekijken totdat deze expliciet met andere gebruikers worden gedeeld. Alle Penneo-accounts blijven persoonlijk en privé, en er wordt standaard niets gedeeld. U kunt alleen toegang krijgen tot de mappen of dossiers van een andere gebruiker als de eigenaar deze met u heeft gedeeld.
Het wordt aanbevolen om mappen met collega’s te delen, zodat anderen dossiers kunnen opvolgen tijdens afwezigheid. Als u geen toegang heeft tot een map die door een andere gebruiker is aangemaakt, neem dan rechtstreeks contact op met de eigenaar van de map om te vragen of deze met u gedeeld kan worden.
Toegang en navigatie in het archief
Om naar het archief te gaan, klikt u in het linkermenu op Archief. Hier vindt u uw hoofdmap en kunt u submappen aanmaken. Omdat uw archief standaard privé is, bent u de enige die de inhoud kan zien totdat u een map deelt met andere gebruikers binnen het account.
Nieuwe mappen aanmaken
Om een nieuwe map te maken, navigeert u eerst naar de locatie in het Penneo-archief waar de map moet komen te staan. Als een map op de verkeerde plek wordt aangemaakt, kan deze later worden verplaatst.
- Klik op Nieuwe map om een pop-upvenster te openen.
- Voer een naam voor de map in.
- Klik op Aanmaken.
Het delen van mappen en gebruikersrechten beheren
U kunt een map die met u gedeeld is niet verwijderen. Als u probeert een gedeelde map te wissen, verwijdert u enkel uw eigen toegang; de map blijft gewoon bestaan voor de eigenaar en andere gemachtigde gebruikers.
Bij het delen van mappen kunt u kiezen uit drie toegangsniveaus:
- Kan bekijken: Hiermee kan een gebruiker dossiers binnen een map zien.
- Kan bewerken: Hiermee kan een gebruiker dossiers binnen een map zien, bewerken, opslaan en verwijderen.
- Kan beheren: Hiermee kan een gebruiker dossiers binnen een map zien, bewerken, opslaan en verwijderen, de deelrechten van de map bewerken en de toegang van andere gebruikers verwijderen.
Zo deelt u een map en wijst u rechten toe:
- Zoek de map die u wilt delen, beweeg de muis erover en klik op het deelicoon.
- Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon met wie u de map wilt delen.
- Selecteer de juiste rechten (Kan bekijken, Kan bewerken of Kan beheren) in het keuzemenu.
- Klik op Toegang verlenen.
Gebruikers op hetzelfde Penneo-bedrijfsaccount krijgen automatisch toegang. Externe gebruikers ontvangen een uitnodiging om toegang te krijgen tot de map en verschijnen onder 'Uitnodigingen in behandeling' totdat de uitnodiging is geaccepteerd.
Standaardmappen en de zoekfunctie
De map met een ster-icoon is uw standaardmap. Deze map dient als de standaardselectie wanneer u een nieuw dossier aanmaakt.
Let op: de zoekfunctie in het archief doorzoekt alleen de map waarin u zich op dat moment bevindt. Wilt u een specifiek dossier of een submap vinden? Navigeer dan eerst naar de juiste bovenliggende map voordat u de zoekopdracht start.