Overzicht van Penneo e-mailberichtconfiguratie
Wanneer je een dossier aanmaakt, is de derde stap het tabblad Ontvangers. Hier kun je de e-mail bewerken die je ondertekenaars ontvangen. Kies een standaardtemplate of schrijf je eigen aangepaste bericht. In de Penneo webversie kun je zelfs voor elke ontvanger een ander bericht versturen.
Voor specifieke instructies op basis van jouw interface, zie:
- Als je de Penneo Webinterface gebruikt: E-mailberichten aanpassen in de Penneo Webinterface
- Als je de Desktop Applicatie gebruikt: E-mailberichten aanpassen in de Penneo Desktop Applicatie
Beschikbare samenvoegvelden voor Penneo e-mailaanpassing
Gebruik samenvoegvelden om je bericht te personaliseren. Dit is wat er beschikbaar is:
- {{recipient.name}}: De naam van de ondertekenaar.
- {{recipient.email}}: Het e-mailadres van de ondertekenaar.
- {{sender.name}}: De naam van de persoon die het dossier heeft aangemaakt en verzonden.
- {{sender.email}}: Hun e-mailadres.
- {{casefile.id}}: De unieke ID van het dossier. Ondertekenaars kunnen dit delen met de ondersteuning als ze problemen ondervinden.
- {{casefile.name}}: De naam van het dossier.
- {{casefile.expiry}}: De datum en tijd waarop het niet meer ondertekend kan worden.
- {{signer.roles}}: De rol van de ondertekenaar. Als ze er meer dan één hebben, worden deze gescheiden door komma's.
- {{signers.list}}: De namen van alle ondertekenaars, gescheiden door komma's.
- {{documents.list}}: De namen van alle documenten, gescheiden door komma's.
E-mailberichten aanpassen in de Penneo Webinterface
Op het tabblad Ontvangers klik je op Uitklappen om het bericht te bewerken dat naar ondertekenaars wordt gestuurd. Schrijf een eenmalige aangepaste e-mail of kies een bestaande template via template selecteren. Wijzigingen die je hier maakt, worden niet opgeslagen in de originele template.
E-mailberichten per ontvanger personaliseren in Penneo Web
Wanneer je een dossier aanmaakt op app.penneo.com, kun je verschillende berichten naar verschillende ondertekenaars sturen. Dit is handig wanneer verschillende personen verschillende instructies nodig hebben – bijvoorbeeld kopers versus verkopers, of interne versus externe ondertekenaars. Deze functie werkt alleen in de webversie, niet in de desktopapp.
E-mailinstellingen vind je onderaan de pagina Ontvangers. Je kunt het algemene bericht bewerken dat naar iedereen gaat, of klik op Nieuw aangepast bericht toevoegen om er een te schrijven voor specifieke personen. Klik op Selecteren om te kiezen wie dat bericht ontvangt. Zodra iemand aan een aangepast bericht is toegevoegd, ontvangt diegene het algemene bericht niet meer. Elke persoon kan maar in één aangepast bericht tegelijk zitten, maar je kunt zoveel aangepaste berichten maken als je nodig hebt.
Om te stoppen met het gebruik van een aangepast bericht, klik je onder dat bericht op Bericht verwijderen. Die ontvangers krijgen dan weer het algemene bericht. Klik op Opslaan & Doorgaan als je klaar bent.
E-mailberichten aanpassen in de Penneo Desktop Applicatie
Nadat je een dossier hebt ingesteld in de Desktop Applicatie, klik je op Volgende om de berichteditor te openen. Schrijf een eenmalig aangepast bericht of kies een template uit het dropdownmenu. Wijzigingen hier worden niet opgeslagen in de template. De desktopapplicatie laat je slechts één algemeen bericht voor iedereen bewerken – om verschillende berichten naar verschillende personen te sturen, gebruik je in plaats daarvan de Penneo webversie.
Probleemoplossing bij het aanpassen van Penneo-ontvangers
Kun je iemand niet toevoegen aan een aangepast bericht? Zorg dat die persoon al aan het dossier is toegevoegd – controleer de lijst bovenaan de pagina Ontvangers.
Als iemand ontbreekt in de lijst bij het aanmaken van een nieuw aangepast bericht, zit die persoon waarschijnlijk al in een ander bericht. Controleer je bestaande aangepaste berichten en klik op het X naast hun naam om ze te verwijderen. Ze verschijnen dan weer in de lijst en je kunt ze toevoegen aan het bericht dat je wilt.
Standaard herinneringsintervallen instellen
De instelling Standaard herinneringsinterval bepaalt hoe vaak ondertekenaars automatische herinneringen ontvangen als ze een document nog niet hebben ondertekend. Dit interval wordt automatisch toegepast op elk nieuw dossier dat je aanmaakt.
Herinneringsintervallen van individuele dossiers aanpassen
Je kunt de herinneringsfrequentie voor een specifiek dossier altijd aanpassen tijdens het aanmaken ervan. Hoewel het standaardinterval vooraf ingevuld is, kun je deze instellingen aanpassen aan je wensen voordat je het dossier definitief maakt.