Flux de signature dans Penneo

Pour démarrer tout processus de signature, chaque dossier Penneo doit avoir au moins un document signable et un destinataire assigné en tant que signataire

Types de documents (ce qui est signé)

Les types de documents déterminent ce qui est signé par qui. Lorsque vous étiquetez votre document comme un type spécifique, les signataires dans les rôles donnés signeront selon l'ordre du flux de signature. Les types de documents sont visibles uniquement par le créateur du dossier, et ne sont pas accessibles au signataire.

N.B. : Veuillez noter que nous avons également un type de document appelé « pièce jointe » (attachment). Ce type de document n'est pas signé, mais il est envoyé aux parties impliquées dans le processus de signature à titre d'annexe. Bien qu'il ne soit pas inclus dans tous les flux de signature, il est très courant de le retrouver dans certains d'entre eux.

Rôles (qui signe)

Les rôles dictent qui signe, déterminant quels documents une personne se voit assigner et quand elle doit les signer. Un seul utilisateur peut se voir attribuer plusieurs rôles. Notez que si ces rôles sont placés dans différents tours de signature, cette personne devra signer plusieurs fois.

Les rôles peuvent être renommés par destinataire pour modifier leur apparence dans la signature. Cela ne change pas la logique sous-jacente du flux de signature.

Tours de signature (quand est ce qu'ils signent)

Enfin, les tours établissent quand les différents participants signent ; ils déterminent la séquence dans le processus de signature. Par exemple, les signataires dans les rôles désignés au Tour 2 ne recevront pas leur lien de signature tant que chaque participant du Tour 1 n’aura pas entièrement complété sa tâche.

Tous les flux de signature ne comportent pas de tours. S’il y a plusieurs rôles de signature, et aucun tour de signature, tous les signataires auront accès pour signer le dossier en même temps.

Différents flux de signature

Penneo dispose d’une bibliothèque de flux de signature disponibles, selon votre cas d’usage et votre forfait d’abonnement. Il est également possible d’obtenir un flux de signature personnalisé, en contactant le support Penneo. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour ce service.

Comment voir un flux de signature

Dans l’application web : Pour voir comment un flux de signature est configuré lorsque vous créez un nouveau dossier, cherchez le champ intitulé Flux de signature. À côté de ce champ, vous verrez une petite icône en forme de point d’interrogation. Cliquer sur cette icône ouvrira un nouvel onglet à l’écran, où vous obtiendrez une vue d’ensemble de l’ensemble du processus. Il vous montre exactement comment les différents rôles de signataires sont liés aux documents, et il expose l’ordre spécifique, ou les tours, dans lesquels chacun signera.

Dans l’application de bureau : Dans l’application de bureau Penneo, les utilisateurs peuvent voir les flux de signature sur la première page du processus de création de dossier. Après avoir sélectionné un type de dossier dans le champ « Type de dossier », cliquez sur l’icône en forme de point d’interrogation à côté de « Choisir le type de dossier » pour voir les rôles et la séquence de signature pour ce flux.