Une Lettre Recommandée dans Penneo vous permet d'envoyer en toute sécurité des documents PDF aux destinataires sans nécessiter de signature. Vous pouvez également ajouter une validation d'identité supplémentaire (comme eID) pour garantir que seul le destinataire prévu puisse consulter les fichiers.
Créer et envoyer une lettre recommandée : Guide Étape par Étape
Suivez ces étapes pour configurer et envoyer votre lettre recommandée :
Étape 1 : Créer la Lettre Recommandée
- Connectez-vous à Penneo, cliquez sur Créer Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Lettre Recommandée.
Étape 2 : Ajouter un Titre & une Langue
- Titre : Saisissez un titre descriptif du dossier dans le champ Titre.
- Langue : Sélectionnez la langue principale. Cela détermine la langue de l'interface que verra votre destinataire.
Étape 3 : Sélectionner le Dossier de Stockage
- Choisissez où stocker le dossier. Pour changer le chemin par défaut, cliquez sur Modifier à côté du dossier actif.
Étape 4 : Ajouter les Destinataires & la Sécurité
- Cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire et saisissez ses informations.
- Remarque : Si vous souhaitez restreindre l'accès par numéro de sécurité sociale, vous devez configurer ce paramètre maintenant lors de cette étape. Plus d'informations sur cette fonctionnalité sont expliquées ci-dessous.
Étape 5 : Télécharger Vos Documents
- Cliquez sur Cliquez ici pour télécharger des fichiers et sélectionner un ou plusieurs documents PDF à envoyer.
Étape 6 : Rédiger ou Sélectionner un Message
- Choisissez un modèle d'email prédéfini ou rédigez un message personnalisé pour vos destinataires.
Étape 7 : Envoyer la Lettre
- Vérifiez vos informations et cliquez sur Envoyer la Lettre Recommandée pour finaliser le processus.
Paramètres de Sécurité & de Vérification (Optionnel)
Vous pouvez appliquer une sécurité renforcée pour protéger les documents confidentiels avant leur ouverture :
- Validation d'Identité eID : Si activée, les destinataires doivent vérifier leur identité en utilisant un eID reconnu (comme MitID au Danemark ou BankID en Suède/Norvège) avant de pouvoir consulter les documents.
- Restriction par Numéro de Sécurité Sociale : Vous pouvez restreindre l'accès davantage en saisissant le numéro de sécurité sociale spécifique du destinataire (comme un numéro CPR au Danemark). Seule la personne se connectant avec l'eID correspondant pourra ouvrir les fichiers.
⚠️ Important : Pour restreindre l'accès par numéro de sécurité sociale, vous devez configurer ce paramètre lors de la Étape 4 (Configuration du Destinataire). Il ne peut pas être ajouté après l'envoi de la lettre.