Confidentialité & Partage
Penneo est privé par défaut, ce qui signifie que vous êtes la seule personne à pouvoir voir vos fichiers jusqu'à ce que vous choisissiez délibérément de partager un dossier.
Vous ne pouvez pas voir les fichiers des autres à moins qu'ils ne les partagent avec vous.
Nous recommandons vivement de partager vos dossiers actifs avec votre équipe. Ainsi, si vous êtes malade ou en vacances, vos collègues peuvent intervenir et s'occuper de vos clients. Si vous avez besoin d'accéder au dossier d'un collègue, vous devez le contacter directement.
Comment créer des dossiers
- Cliquez sur Archive dans le menu à gauche pour l'ouvrir.
- Cliquez dans le dossier où vous souhaitez en créer un nouveau.
- Cliquez sur le bouton Nouveau Dossier.
- Tapez un nom pour votre dossier et cliquez sur Créer.
Le dossier par défaut est marqué d'une étoile à gauche dans votre liste de dossiers. C'est l'option par défaut où vos dossiers de cas sont stockés après envoi, sauf indication contraire lors de la création du dossier de cas.
Comment déplacer des dossiers
- Lorsque vous regardez votre liste de dossiers dans l'archive, cliquez sur la case à cocher à droite du dossier que vous souhaitez déplacer. Si vous voulez déplacer un sous-dossier, ouvrez d'abord son dossier parent, puis cliquez sur la case à cocher de votre sous-dossier.
- Cliquez sur le bouton déplacer qui apparaît à gauche au-dessus de la liste des dossiers.
- Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez le déplacer.
Recherche dans l'archive
Utilisez la barre de recherche pour trouver des dossiers et des dossiers de cas par leur titre.
Veuillez noter que les recherches sont limitées au niveau actuel de votre dossier. Pour rechercher des documents dans un sous-dossier, vous devez d'abord ouvrir ce sous-dossier.
Comment partager un dossier
1. Survolez avec la souris le dossier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur l'icône Partager.
3. Tapez l'email de votre collègue.
4. Choisissez ce qu'il est autorisé à faire (voir les niveaux d'accès ci-dessous)
5. Cliquez sur Accorder l'accès.
Les utilisateurs de votre compte entreprise obtiennent immédiatement l'accès. Les personnes en dehors de votre compte entreprise recevront une invitation par email. Elles apparaîtront comme « En attente » jusqu'à ce qu'elles cliquent sur le lien pour rejoindre.
Niveaux d'accès
- Peut consulter : Les utilisateurs peuvent uniquement consulter les fichiers. Ils ne peuvent rien modifier ni supprimer.
- Peut modifier : Les utilisateurs peuvent consulter, modifier, sauvegarder et supprimer les fichiers à l'intérieur de ce dossier.
- Peut gérer : Les utilisateurs peuvent faire tout ce qui précède, en plus ils peuvent partager le dossier avec d'autres personnes ou retirer des personnes.
Comment supprimer un dossier
- Lorsque vous regardez votre liste de dossiers dans l'archive, cliquez sur la case à cocher à droite du dossier que vous souhaitez supprimer. Si vous voulez supprimer un sous-dossier, ouvrez d'abord son dossier parent, puis cliquez sur la case à cocher de votre sous-dossier.
- Cliquez sur le bouton supprimer qui apparaît à gauche au-dessus de la liste des dossiers.
Vous ne pouvez supprimer que les dossiers dont vous êtes le propriétaire. Les tentatives de suppression des dossiers qui ont été partagés avec vous ne feront que les retirer de votre propre archive. Ils resteront visibles pour le propriétaire et les autres utilisateurs ayant accès.