Confidentialité de l’archive Penneo et partage des dossiers
Chaque archive Penneo est privée et personnelle par défaut. En tant qu’utilisateur, vous êtes la seule personne à pouvoir voir vos dossiers et dossiers de cas jusqu’à ce qu’ils soient explicitement partagés avec d’autres utilisateurs. Tous les comptes Penneo restent personnels et privés, et rien n’est partagé par défaut. Vous ne pouvez accéder aux dossiers ou dossiers de cas d’un autre utilisateur que si le propriétaire les a partagés avec vous.
Il est recommandé de partager les dossiers avec des collègues afin que d’autres puissent assurer le suivi des dossiers de cas en cas d’absence. Si vous n’avez pas accès à un dossier créé par un autre utilisateur, contactez directement le propriétaire du dossier pour lui demander de le partager avec vous.
Accéder et naviguer dans l’archive
Pour accéder à l’archive Penneo, cliquez sur Archive dans le menu latéral gauche. Dans cette section, vous pouvez voir vos dossiers principaux et créer des sous-dossiers. Parce que chaque archive est privée par défaut, vous êtes le seul utilisateur à pouvoir voir vos dossiers et cas jusqu’à ce que vous partagiez le dossier avec d’autres utilisateurs du compte.
Créer de nouveaux dossiers dans l’archive
Pour créer un nouveau dossier, naviguez d’abord à l’emplacement dans l’archive Penneo où le dossier doit se trouver. Si un dossier est créé au mauvais endroit, il peut être déplacé ultérieurement.
- Cliquez sur Nouveau dossier pour ouvrir une fenêtre pop-up.
- Entrez un nom pour le dossier.
- Cliquez sur Créer.
Gérer le partage des dossiers et les permissions des utilisateurs
Vous ne pouvez pas supprimer un dossier qui vous a été partagé. Tenter de supprimer un dossier partagé ne fera que supprimer votre accès personnel ; le dossier reste actif pour le propriétaire et pour tous les autres utilisateurs avec qui il est partagé.
Les droits d’accès aux dossiers comprennent les niveaux suivants :
- Peut voir : Permet à un utilisateur de voir les dossiers de cas dans un dossier.
- Peut modifier : Permet à un utilisateur de voir, modifier, enregistrer et supprimer des dossiers de cas dans un dossier.
- Peut gérer : Permet à un utilisateur de voir, modifier, enregistrer et supprimer des dossiers de cas, modifier les droits de partage du dossier et retirer l’accès à d’autres utilisateurs.
Pour partager un dossier et attribuer des droits :
- Localisez le dossier que vous souhaitez partager, survolez-le et cliquez sur l’icône de partage.
- Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager le dossier.
- Sélectionnez les droits appropriés (Peut voir, Peut modifier ou Peut gérer) dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Accorder l’accès.
Les utilisateurs du même compte entreprise Penneo bénéficient d’un accès automatique. Les utilisateurs externes reçoivent une invitation à accéder au dossier et apparaîtront sous Invitations en attente jusqu’à ce que l’invitation soit acceptée.
Dossiers standards et fonctionnalité de recherche dans l’archive
Le dossier marqué d’une icône en forme d’étoile est votre dossier standard. Ce dossier sert de sélection par défaut chaque fois que vous créez un nouveau dossier de cas.
La fonction de recherche dans l’archive Penneo ne fonctionne que dans la vue actuelle. Pour rechercher un dossier de cas ou un sous-dossier spécifique, vous devez d’abord naviguer vers le dossier parent pertinent où l’élément est stocké.