Lorsqu'un dossier est finalisé, Penneo envoie automatiquement les documents signés par e-mail. Pour garantir la bonne réception de ces messages, le système applique des règles précises basées sur le poids des fichiers (calculé après leur conversion dans notre système).
Envoi standard (Moins de 9,5 Mo)
Si le poids total des documents à joindre est inférieur à 9,5 Mo (pour un poids total de l'e-mail fixé à 9,6 Mo), Penneo regroupe et envoie tous les documents dans un seul e-mail.
Gestion des dossiers volumineux (Plus de 9,5 Mo)
Si le poids total des documents dépasse cette limite, Penneo vérifie la taille du document unique le plus lourd de votre dossier :
Si le plus gros document pèse moins de 9,5 Mo : Le système répartit les documents et divise l'envoi en plusieurs e-mails numérotés pour faciliter la lecture (ex. : « E-mail 1 sur 3 », « E-mail 2 sur 3 »).
Si le plus gros document pèse plus de 9,5 Mo : Il est techniquement impossible de l'envoyer. L'e-mail de finalisation sera donc envoyé sans aucune pièce jointe afin de garantir l'envoi de la notification. Les signataires devront se connecter à l'interface web de Penneo ou à leur archive pour consulter les documents signés.
Astuce d'optimisation : Pour maximiser vos chances d'inclure les documents directement dans l'e-mail final, veillez à compresser vos fichiers PDF avant de les importer dans Penneo.
Impact sur les destinataires en copie (CC)
Attention : Si les documents ne peuvent pas être mis en pièce jointe en raison des limites de taille mentionnées ci-dessus, aucun e-mail ne sera envoyé aux destinataires en copie (CC).