Gestion des dossiers et fichiers de dossier dans Penneo

Suppression et restauration des dossiers et fichiers de dossier

Gérez votre archive en supprimant les fichiers inutiles ou en récupérant les éléments supprimés par erreur.

Avant de supprimer : La suppression d’un dossier avec des signataires En attente invalide immédiatement leurs liens de signature. Ils ne pourront plus signer les documents.

Pour supprimer un dossier ou fichier de dossier Penneo :

1. Sélectionnez le dossier ou fichier de dossier que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer qui apparaît dans le menu.
3. Confirmez la suppression.

Vous pouvez restaurer un dossier ou fichier de dossier supprimé depuis la corbeille. Notez qu’il peut y avoir un délai avant que les dossiers et fichiers supprimés n'y apparaissent. Accédez à la corbeille en cliquant sur Corbeille dans le menu latéral gauche de l’archive Penneo.

Pour restaurer un dossier ou fichier de dossier Penneo supprimé :

1. Cliquez sur Gérer dans le menu latéral gauche, puis sur Corbeille.
2. Localisez et cochez le dossier ou fichier que vous souhaitez restaurer.
3. Cliquez sur le bouton Restaurer l’élément.
4. Confirmez votre choix en cliquant sur Restaurer l’élément dans la fenêtre pop-up.

Votre dossier restauré sera replacé dans son dossier d’origine. Notez que la suppression d’un dossier ou fichier de dossier depuis la corbeille est définitive, et le dossier ne pourra plus être restauré. De plus, les paramètres de votre compte entreprise (gérés par les administrateurs) peuvent être configurés pour supprimer automatiquement les dossiers et vider votre corbeille après un certain délai.

Accéder aux journaux d’événements des dossiers Penneo et des signataires

Penneo fournit deux types de journaux d’événements pour suivre l’activité :

• Un journal d’événements général pour l’ensemble du dossier.
• Un journal des signataires pour chaque signataire individuel, indiquant s’ils ont reçu l’email avec le lien de signature, cliqué sur le lien, lu le document, signé le document ou reçu des rappels.

Pour trouver le journal d’événements d’un signataire :

1. Connectez-vous à votre archive Penneo sur http://app.penneo.com.
2. Trouvez le dossier que vous souhaitez consulter.
3. Cliquez sur le signataire dont vous voulez voir le journal d’événements.
4. Cliquez sur l’onglet « Journal d’événements ».

Pour trouver le journal d’événements général du dossier :

1. Connectez-vous à votre archive Penneo sur http://app.penneo.com.
2. Trouvez le dossier que vous souhaitez consulter.
3. Faites défiler vers le bas de la page du dossier pour voir le journal général du dossier.

Tableau de bord Penneo et catégories de statut des dossiers

Lorsque vous vous connectez à Penneo, la première chose que vous voyez est le Tableau de bord. En haut à gauche du tableau de bord se trouve une section Aperçu avec quatre catégories de statut. En cliquant sur l’une de ces catégories, vous pouvez voir les dossiers appartenant à ce statut. Ces vues de statut sont limitées à vos propres dossiers et n’incluent pas les dossiers accessibles via des dossiers partagés.

Les dossiers Penneo sont organisés dans les catégories de statut suivantes :

• Brouillons : Inclut les dossiers que vous avez enregistrés mais pas encore envoyés, ainsi que les dossiers avec l’option Envoyer plus tard appliquée. Ils seront stockés ici jusqu’à la date et l’heure d’envoi programmées.
• En attente : Inclut les dossiers qui ont été envoyés pour signature mais qui n’ont pas encore été signés par toutes les parties. (Note : Dans le cadre de tournées de signature, la tournée suivante ne démarre que lorsque le signataire de la tournée précédente a terminé). Ils passent à « Terminé » une fois toutes les signatures collectées.
• Terminé : Inclut les dossiers finalisés signés par toutes les parties. Ceux-ci ne peuvent plus être modifiés une fois ce statut atteint.
• Rejeté : Inclut les dossiers rejetés par au moins un signataire. Un dossier reste dans cette catégorie à moins que le signataire ayant rejeté soit retiré du dossier ou qu’une nouvelle chance de signer lui soit donnée en annulant le rejet.

Le tableau de bord Penneo offre également des raccourcis pour créer de nouveaux dossiers ou modèles de formulaire. Vous pouvez voir des listes de dossiers sur le point d’expirer pour agir (comme prolonger la date d’expiration), des dossiers récemment terminés, des signatures en attente, et « Mes signatures en attente » pour les fichiers nécessitant votre propre signature. Un lien à côté de chaque nom de dossier vous mène directement à la page de signature depuis votre archive.

Déplacer des dossiers et fichiers dans Penneo

Pour déplacer des dossiers et fichiers dans l’archive Penneo :

1. Localisez le dossier ou fichier que vous souhaitez déplacer.
2. Sélectionnez l’élément en cochant la case à sa gauche et cliquez sur le bouton Déplacer qui apparaît.
3. Choisissez le dossier de destination et cliquez sur Déplacer.

Notez que vous ne pouvez pas déplacer directement des dossiers vers votre vue d’archive. Pour organiser l’archive, créez d’abord un nouveau dossier dans votre archive, puis naviguez vers le dossier que vous souhaitez déplacer, sélectionnez tout son contenu et déplacez-le vers le nouveau dossier. Si vous ne pouvez pas déplacer un dossier ou fichier, vérifiez que vous avez les droits de gestion pour ces dossiers et que le propriétaire de l’élément a accès à l’emplacement de destination.

Réactiver des dossiers Penneo expirés

Si un dossier Penneo a expiré, vous pouvez le réactiver pour que les signataires puissent signer à nouveau :

1. Localisez le dossier expiré que vous souhaitez réactiver.
2. Ouvrez le dossier et cliquez sur le champ sous Le dossier expirera dans pour changer la date d’expiration.
3. Sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier et modifiez l’heure en cliquant sur l’icône d’horloge sous le calendrier.
4. Cliquez sur Enregistrer. Les signataires passeront automatiquement au statut en attente et devraient recevoir un nouvel email de demande de signature.

Si le signataire ne reçoit pas d’email après l’extension de la date d’expiration, cliquez sur le nom du signataire et sélectionnez Renvoyer la demande sous Actions. Notez que renvoyer la demande désactive le lien de signature précédent.

Renommer des dossiers et fichiers

Pour renommer un dossier ou fichier Penneo en utilisant la méthode du survol :

1. Localisez le dossier ou fichier dans l’archive.
2. Survolez l’élément ; une icône de stylo apparaîtra à côté du titre.
3. Cliquez sur l’icône du stylo, tapez le nouveau titre, puis cliquez sur Mettre à jour.

Vous pouvez aussi renommer un dossier en cliquant dessus pour entrer dans la vue du dossier et modifier le nom directement.

Reprendre un dossier Penneo depuis un brouillon

Si vous ne pouvez pas compléter un dossier lors de sa création, vous pouvez le sauvegarder en tant que brouillon et le reprendre plus tard :

1. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon en bas de la vue de création pendant la configuration du dossier.
2. Pour reprendre, allez au Tableau de bord et cliquez sur Brouillon dans la section aperçu.
3. Cliquez sur le dossier spécifique que vous souhaitez reprendre.

Annuler un rejet et renvoyer des demandes de signature

Si un signataire rejette par erreur une demande de signature Penneo, vous pouvez annuler ce rejet :

1. Localisez le dossier contenant le signataire avec le statut « rejeté ».
2. Ouvrez le dossier et cliquez sur le signataire spécifique.
3. Cliquez sur Actions et sélectionnez Annuler le rejet. Le statut passera à « en attente ».

Si la demande est immédiatement rejetée à nouveau, le dossier a peut-être expiré. Dans ce cas, suivez le guide ci-dessus : Réactiver des dossiers Penneo expirés. Si aucun email n’est envoyé après l’annulation, cliquez sur le signataire, allez dans l’onglet Actions et cliquez sur Renvoyer la demande. Notez que renvoyer la demande désactive le lien de signature précédent.

Revue et modification des dossiers dans l’archive Penneo

En cliquant sur un dossier dans votre archive Penneo, vous pouvez consulter les détails incluant les signataires et leurs rôles, les documents, le journal d’événements, l’ID du dossier, les dates d’envoi et d’expiration, ainsi que les paramètres de sécurité. Vous pouvez modifier un dossier si son statut est en attente, par exemple changer les détails d’un signataire après l’envoi de la demande.