Limites de taille pour les pièces jointes des e-mails de finalisation Penneo
Lorsqu'un dossier est signé et complété, Penneo envoie automatiquement des e-mails de finalisation. Pour garantir que les e-mails passent en toute sécurité à travers le serveur de messagerie, Penneo applique une limite maximale de taille totale de 7,1 Mo par e-mail. Cette limite s'applique à la taille combinée des documents joints et du texte de l'e-mail.
La taille finale est déterminée après que les documents ont été traités et convertis dans le système.
Gestion des packages de documents dépassant la limite de taille
Si la taille totale des documents plus le contenu de l'e-mail dépasse la limite de taille, Penneo vérifie si le plus grand document unique peut tenir dans un e-mail à lui seul. La taille finale est déterminée par les documents après leur traitement dans le système.
Si le plus grand document unique respecte la limite (7,1 Mo), Penneo divise le package en plusieurs e-mails et répartit les documents entre eux. Chaque e-mail est étiqueté de manière séquentielle pour aider le destinataire à identifier la séquence, par exemple « E-mail 1 sur 3 » et « E-mail 2 sur 3 ».
Si le plus grand document est trop volumineux pour tenir à lui seul dans la limite, Penneo envoie l'e-mail de finalisation sans pièces jointes afin de garantir la livraison de la notification. Dans ce cas, les documents signés doivent être consultés directement via l'application Web Penneo (par l'expéditeur uniquement) ou dans l'archive du signataire, selon la méthode de signature spécifique utilisée.
Accès aux documents et optimisation des pièces jointes
L'inclusion des pièces jointes dans un e-mail de finalisation Penneo dépend de deux facteurs : la taille des documents après conversion, et si l'expéditeur a activé la fonctionnalité « informations sensibles » sur les documents. Si cette fonctionnalité est activée, les pièces jointes sont supprimées quel que soit la taille des documents, et l'e-mail de finalisation est envoyé sans pièces jointes. Dans ce cas, comme pour les packages de documents trop volumineux, les documents signés doivent être consultés directement via l'application Web Penneo (par l'expéditeur uniquement) ou dans l'archive du signataire, selon la méthode de signature spécifique utilisée.
Maintenir les fichiers PDF individuels petits durant la phase de préparation augmente la probabilité que les pièces jointes puissent être incluses avec succès dans les e-mails automatisés finaux, à condition que la fonctionnalité « informations sensibles » n'ait pas été activée.
Règles de livraison aux destinataires en copie pour les documents volumineux
Si un dossier comprend des destinataires en copie et que les documents dépassent la limite de taille de 7,1 Mo :
- Aucun e-mail n'est envoyé aux destinataires en copie.
- Le propriétaire du dossier reçoit un e-mail de notification indiquant que l'e-mail aux destinataires en copie n'a pas pu être envoyé.