Qu'est-ce que la validation d'identité ?
La fonctionnalité de validation d'identité permet de demander des informations ou des documents spécifiques à vos destinataires. Ils reçoivent un e-mail automatique contenant un lien sécurisé pour soumettre les éléments requis.
Note : Il s'agit d'une fonctionnalité payante nécessitant un abonnement spécifique. Contactez Penneo pour plus d'informations.
Comment créer une demande de validation d'identité
Pour envoyer une demande à vos destinataires, suivez ces étapes :
Dans le menu latéral de Penneo, cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez Validation d'identité.
Renseignez un Titre et choisissez le Dossier où la demande et les futurs documents seront stockés.
Définissez la Langue de communication et l'Intervalle de rappel automatique.
Cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire, saisissez son nom et son adresse e-mail, puis validez. (Répétez cette opération si vous avez plusieurs destinataires).
Sélectionnez les éléments à collecter :
Cochez la première case pour rendre un document Optionnel.
Cochez la case Requis pour le rendre Obligatoire.
Astuce : Penneo Sign ne vérifiant pas automatiquement la validité des pièces d'identité, il est recommandé de préciser dans votre e-mail quels types de documents (ex: CNI, Passeport) sont acceptés.
Configurez l'e-mail d'accompagnement (utilisez le texte par défaut, modifiez-le ou appliquez un modèle).
Cliquez sur Envoyer pour distribuer la demande.
Gérer les accès à l'archive (Réservé aux administrateurs)
Par défaut, tous les utilisateurs peuvent envoyer des demandes, mais ils ne peuvent pas accéder à l'archive pour suivre ou supprimer les dossiers sans autorisation.
Pour accorder l'accès à un utilisateur :
Allez dans Configurer et sélectionnez Entreprise.
Ouvrez l'onglet Utilisateurs et cliquez sur la personne concernée.
Dans la section Droits, cochez la case Validation d'identité.
Cliquez sur Mettre à jour les détails de l'utilisateur.
(L'utilisateur devra se déconnecter puis se reconnecter pour que ses nouveaux droits soient pris en compte).
Accéder à l'archive de validation d'identité
Une fois l'accès activé, l'archive permet aux utilisateurs de gérer leurs dossiers actifs et de suivre l'état d'avancement des soumissions. Elle rassemble toutes les demandes de validation, qu'elles soient en attente ou terminées.