Gedrag van de link voor documentondertekening
Hoe werkt de link voor het ondertekenen?
Wanneer u op een ondertekenlink van Penneo klikt, hangt de actie van het systeem af van de huidige status van het document:
Heeft u al ondertekend? Dan wordt u direct doorgeleid naar een bevestigingsbericht.
Heeft u nog niet ondertekend? Dan start het ondertekenproces. U krijgt de documenten te zien of u wordt gevraagd uw identiteit te bevestigen (afhankelijk van de toegangsinstellingen).
Wilt u de definitieve documenten bekijken nadat alle partijen hebben ondertekend? Raadpleeg dan de instructies in de handleiding: Hoe u het getekende document krijgt wanneer het is afgerond.
Vereisten voor registratie en opslag van handtekeningen
Om het ondertekenen succesvol af te ronden, moet u bij Penneo aangeven waar u de documenten wilt opslaan. Wanneer u na het ondertekenen terugkeert naar de pagina, verschijnt de vraag over u waar u uw documenten wilt opslaan. Uw handtekening wordt niet geregistreerd als deze opslagvraag onbeantwoord blijft.
Vereisten voor ondertekening met mobiele elektronische ID (eID)
Bij het ondertekenen van een Penneo-document via een mobiel apparaat met een elektronische ID (eID)-applicatie moet u na de app-omleiding terugkeren naar de oorspronkelijke Penneo ondertekenpagina. Als u de browser sluit voordat u terug bent op de Penneo-pagina, kan het systeem de handtekening niet registreren. Deze stap is noodzakelijk om de handtekening correct vast te leggen.
Juridische geldigheid en bewijs van Penneo-handtekeningen
Digitale documenten die via Penneo zijn ondertekend, zijn juridisch bindend, geldig en afdwingbaar in de rechtbank, net als fysieke documenten die met inkt op papier zijn ondertekend. Elk document dat via Penneo is ondertekend, bevat cryptografische elementen met bewijskracht, die de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid als juridisch bewijs certificeren. In geval van een geschil bevat het document visuele bewijselementen die de geldigheid bevestigen.
Methoden om de geldigheid te controleren
De geldigheid van via Penneo ondertekende documenten kan worden geverifieerd met een PDF-lezer, de Penneo Validator of de EU Validator. Om een voorbeeld te zien van een geldig ondertekend bestand, kunt u een document downloaden dat via Penneo is ondertekend.
Visuele indicatoren van documentgeldigheid in PDF-lezers
Bij het openen van een Penneo-document in een PDF-lezer zoals Adobe Reader verschijnt er een zegel als een blauwe balk bovenaan om de bewijskracht van het document te garanderen. Als het document ongeldig is, toont de balk de tekst: “Certification by Penneo A/S is invalid.”
Het visuele uiterlijk van de blauwe balk hangt af van de datum waarop het document is ondertekend en de gebruikte zegelleverancier:
- Huidig zegel (Standaard): Een blauwe balk verschijnt bovenaan die aangeeft dat de Penneo-handtekening geldig is.
-
Intesi Group Zegel (februari 2021 – mei 2025): Documenten ondertekend in deze periode kunnen een specifieke Intesi Group-banner tonen. Intesi Group kan na mei 2025 nog steeds als leverancier worden gebruikt om hoge beschikbaarheid te garanderen.
-
GlobalSign Zegel (voor februari 2021): Documenten ouder dan februari 2021 tonen een blauwe balk van GlobalSign, de leverancier die vóór Intesi Group werd gebruikt.
Technische bewijzen en het Penneo auditlogboek
Penneo voegt technische componenten toe aan documenten om te waarborgen dat de inhoud en handtekeningen niet worden gewijzigd. U kunt deze details bekijken via het paperclip-icoon (bijlagen) of via het Handtekeningpaneel in de blauwe balk van uw PDF-lezer.
Belangrijke technische elementen zijn onder meer:
-
Versleutelde handtekeningalgoritmen: Tijdstempels die exact tonen wanneer elke handtekening is gezet.
-
Auditlogboek: Een volledig overzicht van het proces (van creatie tot voltooiing), inclusief tijdstippen en (deels geanonimiseerde) IP-adressen.
-
Details van het handtekeningpaneel: Biedt extra gegevens over de technische geldigheid van handtekeningen.
- Unieke document sleutel: Een sleutel zichtbaar aan de rechterkant van elke pagina garandeert de onveranderlijkheid van de inhoud.
- Toegewijde handtekeningpagina: De laatste pagina van het document bevat cryptografisch gebonden informatie, inclusief namen van ondertekenaars, rollen, entiteitsnamen, IP-adressen (gedeeltelijk geanonimiseerd) en tijdstempels.
Naleving van eIDAS- en PAdES-normen
Penneo voldoet aan de eIDAS EU-verordening (nr. 910/2014) voor het aanmaken en valideren van elektronische handtekeningen. Het systeem volgt de PAdES-standaard (Advanced Electronic Signatures for PDF documents) voor cryptografisch veilige handtekeningen. Deze digitale handtekeningen bieden onweerlegbaar bewijs van authenticiteit, gegevensintegriteit en niet-ontkenning, waardoor partijen niet kunnen ontkennen het document te hebben ondertekend.
Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van de Penneo-Validator
Volg deze stappen in de Penneo Validator om de geldigheid van een ondertekend document te verifiëren:
- Ga naar de Penneo Validator.
- Upload het ondertekende document door te klikken op Document uploaden.
- Bekijk de resultaten en vergelijk deze met het fysieke bestand.
Probleemoplossing bij fouten in de Penneo-Validator
Als de Penneo Validator een Ongeldig Certificaat-fout retourneert, kan dit zijn omdat de service van de certificaatprovider tijdelijk niet beschikbaar is of omdat het document is aangepast, waardoor het certificaat beschadigd raakt en het document ongeldig wordt.
Een Niet-Penneo Document-fout geeft doorgaans aan dat het document niet correct is gedownload. Om deze fout te voorkomen:
- Zorg dat u het juiste bestand gebruikt volgens de finalisatie-handleiding.
- Vermijd het document een tweede keer te downloaden vanuit een browservenster nadat het automatisch is geopend; gebruik het bestand dat al op uw computer is opgeslagen.
- Exporteer het document niet naar een ander formaat, omdat dit het digitale certificaat kan verwijderen.
- Gebruik nooit "Opslaan als" of "Exporteren naar PDF" vanuit een browser of ander programma, omdat dit de cryptografische laag verwijdert. Het verplaatsen van het bestand naar een andere map is wel gewoon mogelijk.