- Nieuwe gebruikers aanmaken in Penneo
- Instellingen voor gegevensoverdracht configureren bij het verwijderen van gebruikers
- Een gebruikersaccount verwijderen en gegevens overdragen
- Wachtwoord resetten voor een gebruiker (door beheerder)
- Vergelijking van Penneo-rollen en -rechten
Nieuwe gebruikers aanmaken in Penneo
Beheerders kunnen nieuwe accounts toevoegen aan een Penneo bedrijfsaccount door de volgende stappen te volgen:
- Log in op Penneo, klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en selecteer Bedrijf.
- Ga naar het tabblad Gebruikers.
- Klik op Nieuwe aanmaken, rechtsboven boven de lijst met gebruikers.
- Voer de naam en het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in.
- Ken een Rol toe via het keuzemenu. Je kunt kiezen tussen Gebruiker en Beheerder.
- Selecteer de specifieke rechten voor de gebruiker.
- Kies de inlogmethoden voor de gebruiker. Het inschakelen van klassieke inloggegevens wordt aanbevolen voor alle gebruikers.
- Klik op Gebruiker aanmaken.
De nieuwe gebruiker ontvangt een activatiemail met een link die na 14 dagen verloopt. Je kunt controleren of een gebruiker zijn account heeft geactiveerd door de gebruikerslijst te bekijken; een status van ‘inactief’ betekent dat ze hun account nog niet hebben ingesteld. Als de activatielink verloopt, moeten beheerders een resetlink sturen: Wachtwoord resetten voor een gebruiker (door beheerder)
Instellingen voor gegevensoverdracht configureren bij het verwijderen van gebruikers
Voordat je een gebruiker in Penneo verwijdert, is het belangrijk om gegevensoverdracht in te schakelen als je hun bestanden wilt behouden. Het verwijderen van een gebruiker zonder de gegevens over te dragen, zorgt ervoor dat alle zaakbestanden die eigendom zijn van die gebruiker permanent worden verwijderd en deze gegevens niet kunnen worden hersteld.
Om de optie voor eigendomsoverdracht in te schakelen:
- Log in op Penneo, klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en selecteer Bedrijf.
- Scroll naar beneden naar het gedeelte Beveiliging & Privacy.
- Vink het vakje aan bij Toestaan dat eigendom van gegevens wordt overgedragen bij het verwijderen van een gebruiker.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Let op: alle overgedragen bestanden worden verplaatst naar een map genaamd ‘Overgedragen’ in het archief van de gebruiker die is aangewezen om de gegevens te ontvangen.
Een gebruikersaccount verwijderen en gegevens overdragen
Als de instelling voor gegevensoverdracht is geconfigureerd, volg dan deze stappen om een Penneo-gebruiker te verwijderen:
- Log in op Penneo, klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en selecteer Bedrijf.
- Ga naar het tabblad Gebruikers.
- Zoek de gebruiker die je wilt verwijderen. Beweeg met de muis over hun naam om drie puntjes aan de rechterkant te tonen, klik daarop en selecteer Gebruiker verwijderen.
Als gegevensoverdracht niet is ingeschakeld, moet je de actie bevestigen door te klikken op Ik begrijp het, gebruiker verwijderen.
Als gegevensoverdracht is ingeschakeld, wordt je gevraagd een ontvanger voor de gegevens te selecteren. De persoon die de verwijdering uitvoert, wordt standaard als ontvanger voorgesteld, maar je kunt een andere gebruiker kiezen door te klikken op de naam en het e-mailadres onder Gevalbestanden overdragen aan:. Nadat je de ontvanger hebt geselecteerd, klik je op Gebruiker verwijderen en gegevens overdragen en bevestig je door op de rode knop Ja, gebruiker verwijderen te klikken.
Er verschijnt een succesbericht zodra het proces is voltooid. Klik op Accepteren om af te sluiten.
Wachtwoord resetten voor een gebruiker (door beheerder)
Alleen beheerders kunnen een wachtwoordreset voor andere gebruikers in Penneo starten. Als je een gebruiker bent zonder beheerdersrechten en je bent je inloggegevens vergeten, neem dan contact op met je beheerder om een resetlink aan te vragen. Volg na ontvangst van de link de instructies.
Beheerders kunnen het wachtwoord van een gebruiker resetten met de volgende stappen:
- Log in op Penneo, klik op Configureren in het menu aan de linkerkant en selecteer Bedrijf.
- Ga naar het tabblad Gebruikers en zoek de specifieke gebruiker.
- (Optioneel) Werk indien nodig de toegestane inlogmethoden bij onderaan de pagina en klik op Gebruikersgegevens bijwerken.
- Selecteer het tabblad Inloggegevens resetten.
- Klik op de knop Reset-mail verzenden.
- Klik op Accepteren.
De gebruiker ontvangt een resetlink voor hun inlogmethode. Let op: gebruikers kunnen niet inloggen met een elektronische ID (eID) totdat ze deze aan hun account hebben gekoppeld.
Penneo Rollen en Rechten Vergelijking
Penneo-bedrijfsaccounts categoriseren gebruikers in twee hoofdtypen:
Beheerders: Gebruikers met volledige beheersrechten.
Gebruikers: Gewone gebruikers zonder beheerdersrechten.
Wat beheerders extra kunnen doen
Naast standaard dagelijkse taken hebben beheerders exclusieve rechten over gebruikersgegevens, bedrijfsinstellingen en systeemconfiguraties. Gewone gebruikers hebben geen toegang tot deze functies.
Gebruikersbeheer
Nieuwe Penneo-gebruikers aanmaken of bestaande verwijderen.
Gegevens wijzigen en inloggegevens resetten voor andere gebruikers.
Inlogmethoden beheren (inclusief SSO-instellingen).
Overdracht van gegevensbezit
-
Gebruikers verwijderen en hun volledige documentarchief overdragen aan een andere gebruiker.
Opmerking: Dit is alleen mogelijk als de instelling ‘Toestaan om eigendom van gegevens over te dragen’ actief is.
Bedrijfsinstellingen & Compliance
Bedrijfsmasterdata wijzigen.
Toegang tot het archief voor Identiteitsvalidatie inschakelen.
Toegestane ondertekeningsmethoden beheren.
Bedrijfssjablonen beheren en e-mailhandtekeningen configureren.
Systeemconfiguraties
Automatische gegevensverwijderingsschema's instellen.
Standaard taal, branding en contactboekinstellingen configureren.
Wat zowel beheerders als gebruikers kunnen doen
Beide rollen hebben volledige controle over hun eigen persoonlijke dagelijkse workflows en accounts:
Dossierbeheer: Dossiers aanmaken en eigen aangemaakte dossiers beheren.
Mapbeheer: Eigen mappen delen en verwijderen.
Zelfbediening: Eigen gebruikersprofiel, gegevens en persoonlijke instellingen bijwerken.
Standaard privacyregel: Geen van beide rollen kan standaard de mappen of casusbestanden van anderen bekijken of beheren. Alle accounts blijven standaard privé tenzij een map of dossier expliciet door de eigenaar wordt gedeeld.