Soorten e-mailsjablonen in Penneo
Penneo verstuurt drie soorten e-mails naar ondertekenaars, waaronder het aanpasbare Bericht voor Ondertekeningsverzoek.
Penneo gebruikt twee hoofdtypen sjablonen: Bedrijfse-mailsjablonen, die door beheerders worden aangemaakt en beschikbaar zijn voor alle gebruikers binnen het bedrijf, en Persoonlijke e-mailsjablonen, die door individuele gebruikers worden aangemaakt en alleen toegankelijk zijn voor de persoon die ze heeft gemaakt.
In de Penneo-sjabloonlijst worden bedrijfssjablonen onderscheiden door een koffericoon naast de sjabloonnaam. Dit pictogram is alleen zichtbaar voor sjablonen op bedrijfsniveau.
Bedrijfssjablonen aanmaken
Om te beginnen met het aanmaken van een bedrijfssjablonen in Penneo, kunnen beheerders een van de twee navigatieroutes gebruiken:
- Klik op Configureren in het linkermenu, selecteer Bedrijf, ga naar E-mailsjablonen en klik op Nieuwe bedrijfssjablonen aanmaken.
- Klik op Configureren in het linkermenu, selecteer E-mailsjablonen en klik op het tabblad Bedrijfssjablonen beheren.
Binnen het Penneo-tabblad E-mailsjablonen selecteert u Nieuwe bedrijfssjabloon aanmaken. Definieer de titel, het onderwerp en het bericht van de sjabloon. De sjabloontitel is wat gebruikers zien wanneer ze sjablonen kiezen tijdens het aanmaken van een dossier. Ondertekenlinks worden automatisch onder uw bericht ingevoegd en kunnen niet worden verplaatst.
Penneo staat gebruikers toe om samenvoegvelden in het onderwerp en bericht van de sjabloon te verwerken. Om beschikbare opties te bekijken, klik op Informatie over samenvoegvelden. Na het bewerken van de sjabloon, klik op Sjabloon aanmaken. U kunt de sjabloon op elk moment terug openen om te bewerken; vergeet niet op Wijzigingen opslaan te klikken om updates toe te passen. De nieuwe sjabloon zal beschikbaar zijn voor alle gebruikers binnen het bedrijf.
Persoonlijke e-mailsjablonen aanmaken in Penneo
Om een persoonlijke e-mailsjabloon in Penneo aan te maken, klik op Configureren in het linkermenu en selecteer E-mailsjablonen, klik vervolgens op Nieuwe sjabloon aanmaken.
Bewerk de titel, het onderwerp en het bericht van uw persoonlijke sjabloon. De titel die u kiest is zichtbaar bij het selecteren van sjablonen tijdens het aanmaken van een Penneo-dossier. Houd er rekening mee dat ondertekeningslinks automatisch onderaan uw bericht worden toegevoegd en dat hun positie niet kan worden aangepast.
Gebruikers kunnen samenvoegvelden invoegen in het onderwerp en bericht van de sjabloon door te klikken op Informatie over samenvoegvelden. Zodra de aanpassing voltooid is, klik op Sjabloon aanmaken. Als u de sjabloon later wijzigt, zorg dan dat u op Wijzigingen opslaan klikt. Deze sjabloon is alleen beschikbaar voor de gebruiker die hem heeft aangemaakt.
Standaard e-mailsjablonen instellen voor gebruikers in Penneo
In Penneo kan elke gebruiker zijn eigen standaard e-mailsjablonen instellen voor ondertekeningsverzoeken, herinneringen en berichten over voltooide dossiers om consistente communicatie te waarborgen. Het instellen van een standaard sjabloon is een gebruikersinstelling en kan niet door een beheerder op bedrijfsniveau worden beheerd; elke gebruiker moet deze stappen zelfstandig uitvoeren.
Om standaarden te configureren, log in bij Penneo, klik op Configureren in het linkermenu en selecteer E-mailsjablonen. Anders selecteert u een bestaande sjabloontitel uit de lijst aan de linkerkant.
Zodra een sjabloon is geselecteerd, klik op Instellen als standaard rechtsonder en kies het juiste berichttype:
- Bericht aan ondertekenaars (dossiers): Dit bericht wordt verzonden naar ondertekenaars wanneer het dossier voor het eerst wordt verstuurd om hun handtekening te vragen.
- Herinneringsbericht (dossiers): Dit bericht wordt verzonden naar ondertekenaars die nog niet hebben getekend, om hen aan te herinneren het proces te voltooien.
- Bericht bij voltooid dossier (dossiers): Dit bericht wordt verzonden naar alle partijen zodra iedereen de documenten heeft ondertekend.
Door deze instellingen toe te passen, wordt de geselecteerde sjabloon automatisch gebruikt bij het verzenden van documenten, tenzij tijdens het verzendproces handmatig een andere sjabloon wordt gekozen.