Groottebeperkingen voor Penneo finalisatie-e-mailbijlagen
Wanneer Penneo finalisatie-e-mails met bijlagen voorbereidt, volgt het systeem specifieke regels op basis van de documentgrootte om een succesvolle levering te waarborgen. Als alle documenten samen minder dan 9,5 MB aan bijlagen zijn (in totaal 9,6 MB inclusief de e-mailinhoud), stuurt Penneo ze in één enkele e-mail.
Afhandeling van documentpakketten die groter zijn dan 9,6 MB
Als de totale grootte van de documenten plus de e-mailinhoud groter is dan 9,6 MB, controleert Penneo of het grootste enkele document op zichzelf in een enkele e-mail past. De uiteindelijke grootte wordt bepaald door de documenten nadat ze binnen het systeem zijn geconverteerd.
Als het grootste enkele document binnen de limiet past, splitst Penneo het pakket in meerdere e-mails en verdeelt de documenten daarover. Elke e-mail wordt opeenvolgend gelabeld om de ontvanger te helpen de volgorde te herkennen, bijvoorbeeld “E-mail 1 van 3” en “E-mail 2 van 3.”
Als het grootste document te groot is om op zichzelf binnen de limiet te passen, stuurt Penneo de finalisatie-e-mail zonder bijlagen om te zorgen dat de melding wordt afgeleverd. In dat geval moeten ondertekende documenten rechtstreeks worden geraadpleegd via de Penneo Webapplicatie of in het archief van de ondertekenaar, afhankelijk van de gebruikte ondertekeningsmethode.
Toegang tot documenten en optimalisatie van bijlagen
Of er bijlagen worden opgenomen in een Penneo finalisatie-e-mail hangt volledig af van de grootte van de documenten na conversie. Het klein houden van individuele PDF’s tijdens de voorbereidingsfase vergroot de kans dat bijlagen succesvol kunnen worden opgenomen in de uiteindelijke geautomatiseerde e-mails.
Regels voor levering aan kopieontvangers bij grote documenten
Als er kopieontvangers zijn in het Penneo dossier en de documenten kunnen vanwege groottebeperkingen niet als bijlagen worden toegevoegd, wordt er geen e-mail naar die ontvangers gestuurd.