Overzicht van e-mailinstellingen in Penneo
Wanneer u een dossier aanmaakt, kunt u in de derde stap (Ontvangers) de inhoud van de e-mails voor uw ondertekenaars beheren. U kunt een standaard sjabloon gebruiken of zelf een bericht schrijven. In de webversie van Penneo is het bovendien mogelijk om per ontvanger een persoonlijk bericht op te stellen.
Voor specifieke instructies per platform kunt u direct naar het juiste onderdeel gaan:
- Als u de Penneo Web Interface gebruikt: E-mailberichten aanpassen in de Penneo Web Interface
- Als u de Desktop Applicatie gebruikt: E-mailberichten aanpassen in de Penneo Desktop Applicatie
Samenvoegvelden gebruiken
Bij het aanpassen van berichten in Penneo kunt u samenvoegvelden toevoegen om de inhoud te personaliseren. De volgende samenvoegvelden zijn beschikbaar:
- {{recipient.name}}: De naam van de ondertekenaar.
- {{recipient.email}}: Het e-mailadres van de ondertekenaar.
- {{sender.name}}: De naam van de maker/verzender van het dossier.
- {{sender.email}}: Het e-mailadres van de maker/verzender van het dossier.
- {{casefile.id}}: Het unieke ID van het dossier (handig voor ondersteuning bij vragen).
- {{casefile.name}}: De naam van het dossier.
- {{casefile.expiry}}: De datum en tijd waarop het dossier niet langer ondertekend kan worden.
- {{signer.roles}}: De rol(len) van de ontvanger.
- {{signers.list}}: Een lijst met alle ondertekenaars.
- {{documents.list}}: Een lijst met alle documenten in het dossier.
E-mailberichten aanpassen in de Penneo Web Interface
In de stap Ontvangers klikt u op Uitvouwen om het algemene bericht te bewerken. U kunt hier direct een tekst typen of een bestaand sjabloon kiezen via de knop Sjabloon selecteren. Let op: aanpassingen die u hier maakt, worden alleen voor dit dossier opgeslagen.
E-mailberichten per ontvanger personaliseren in Penneo Web
Bij het aanmaken van een nieuw dossier in app.penneo.com heeft u de optie om verschillende e-mailteksten naar verschillende ondertekenaars te sturen. Dit is handig om specifieke instructies te geven aan verschillende rollen, zoals kopers en verkopers, of interne en externe ondertekenaars. Deze functie is exclusief voor de webversie van Penneo en is niet beschikbaar in de desktopapplicatie.
De e-mailinstellingen bevinden zich onderaan de pagina Ontvangers in het aanmaakproces van het dossier. U kunt het algemene bericht voor alle ontvangers aanpassen of kiezen voor Nieuw aangepast bericht toevoegen om de inhoud te personaliseren voor specifieke personen. Klik op Selecteren om de ontvangers voor een specifiek aangepast bericht te kiezen. Elke ontvanger die aan een aangepast bericht wordt toegevoegd, ontvangt het algemene bericht niet. Een ontvanger kan slechts aan één aangepast bericht tegelijk worden toegewezen, maar er is geen limiet aan het aantal aangepaste berichten dat u aan een dossier kunt toevoegen.
Als u geen aangepast bericht meer wilt verzenden, klikt u op Bericht verwijderen onder de aangepaste e-mailtekst, en ontvangen de gekozen ontvangers in plaats daarvan het algemene bericht. Klik op Opslaan & Doorgaan om uw wijzigingen op te slaan.
E-mailberichten aanpassen in de Penneo Desktop Applicatie
Na het instellen van een dossier in de Penneo Desktop Applicatie klikt u op Volgende om het scherm voor het bewerken van berichten te openen. U kunt een eenmalig aangepast bericht maken of een sjabloon selecteren uit het dropdownmenu. Wijzigingen die hier worden aangebracht, worden niet opgeslagen in de sjablonen. In de Desktop applicatie kunt u alleen de algemene ondertekeningsverzoek e-mail wijzigen. Om e-mailberichten voor individuele ondertekenaars te personaliseren, gebruikt u de Penneo webversie.
Probleemoplossing bij Penneo ontvanger-aanpassingen
Als u geen ontvanger kunt toevoegen aan een aangepast bericht in Penneo, controleer dan of deze is toegevoegd aan het dossier en zichtbaar is in de lijst bovenaan de pagina Ontvangers.
Als een specifieke ontvanger ontbreekt in de selectielijst voor een nieuw aangepast bericht, kan het zijn dat deze al is toegewezen aan een ander aangepast bericht. Bekijk uw bestaande aangepaste berichten en klik op het X naast de naam en het e-mailadres van de ontvanger om deze uit dat bericht te verwijderen. Zodra verwijderd, verschijnt de ontvanger weer in de selectielijst en kan deze worden toegevoegd aan een ander aangepast bericht.