Dossiers en mappen verwijderen en herstellen
Beheer uw archief door onnodige bestanden te verwijderen of per ongeluk verwijderde items te herstellen.
Voordat u verwijdert: Het verwijderen van een dossierbestand met In afwachting ondertekenaars maakt hun ondertekeningslinks onmiddellijk ongeldig. Zij kunnen de documenten niet langer ondertekenen.
Om een Penneo dossierbestand of map te verwijderen:
- Selecteer het dossierbestand of de map die u wilt verwijderen.
- Klik op de knop Verwijderen die in het menu verschijnt.
- Bevestig de verwijdering.
U kunt een verwijderd dossierbestand of map herstellen vanuit de prullenbak. Houd er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat verwijderde dossierbestanden en mappen in de prullenbak verschijnen. Toegang tot de prullenbak krijgt u door te klikken op Prullenbak in het linkermenu van het Penneo-archief.
Om een verwijderd Penneo dossierbestand te herstellen:
- Klik op Prullenbak in het linkermenu.
- Zoek het dossierbestand dat u wilt herstellen en markeer het.
- Klik op de knop Item herstellen.
- Bevestig uw keuze door in het pop-upvenster op Item herstellen te klikken.
- Uw herstelde dossierbestand wordt teruggeplaatst in de originele map.
Let op: het verwijderen van een dossierbestand uit de prullenbak is permanent en het dossierbestand kan niet meer worden hersteld. Daarnaast kunnen de instellingen van uw bedrijfsaccount (beheerd door beheerders) zo zijn ingesteld dat dossierbestanden automatisch worden verwijderd en de prullenbak na een bepaalde tijd wordt geleegd.
Toegang tot Penneo dossierbestand- en ondertekenaarslogboeken
Penneo biedt twee soorten logboeken voor het bijhouden van activiteiten:
- Een algemeen logboek voor het gehele dossierbestand.
- Een ondertekenaarslogboek per individuele ondertekenaar, waarin staat of ze de e-mail met de ondertekeningslink hebben ontvangen, op de link hebben geklikt, het document hebben gelezen, het document hebben ondertekend of herinneringen hebben ontvangen.
Om het ondertekenaarslogboek te vinden:
- Log in op uw Penneo-archief via http://app.penneo.com en navigeer naar het Archief.
- Zoek het dossierbestand dat u wilt bekijken.
- Klik op de ondertekenaar waarvan u het logboek wilt zien.
- Klik op het tabblad 'Logboek'.
Om het algemene dossierbestandlogboek te vinden:
- Log in op uw Penneo-archief via http://app.penneo.com en navigeer naar het Archief.
- Zoek het dossierbestand dat u wilt bekijken.
- Scroll op de dossierbestandspagina naar beneden om het algemene logboek te bekijken.
Penneo-dashboard en statuscategorieën van dossiers
Wanneer u inlogt op Penneo, ziet u als eerste het Dashboard. Linksboven in het dashboard bevindt zich een Overzicht met vier statuscategorieën. Door op een van deze categorieën te klikken, ziet u de dossierbestanden die bij die status horen. Deze statusweergaven zijn beperkt tot uw eigen dossierbestanden en omvatten geen dossierbestanden die via gedeelde mappen beschikbaar zijn.
Penneo dossierbestanden zijn georganiseerd in de volgende statuscategorieën:
- Concepten: Bevat dossierbestanden die u hebt opgeslagen maar nog niet hebt verzonden, en dossierbestanden met de optie Later verzenden. Deze worden hier opgeslagen tot de geplande verzenddatum en -tijd.
- In afwachting: Bevat dossierbestanden die zijn verzonden voor ondertekening maar nog niet door alle partijen zijn ondertekend. Deze gaan naar ‘Voltooid’ zodra alle handtekeningen zijn verzameld.
- Voltooid: Bevat afgeronde dossierbestanden die door alle partijen zijn ondertekend. Deze kunnen niet meer worden gewijzigd zodra ze deze status hebben bereikt.
- Afgekeurd: Bevat dossierbestanden die door ten minste één ondertekenaar zijn afgewezen. Een dossierbestand blijft in deze categorie tenzij de afwijzende ondertekenaar uit het dossier wordt verwijderd of een nieuwe kans krijgt om te ondertekenen door de afwijzing ongedaan te maken.
Het Penneo-dashboard biedt ook snelkoppelingen om nieuwe Dossierbestanden of Formuliersjablonen aan te maken. U kunt lijsten bekijken van dossiers die bijna verlopen zijn om actie te ondernemen (zoals het verlengen van de vervaldatum), recent voltooide dossiers, lopende handtekeningen en “Mijn lopende handtekeningen” voor bestanden die uw eigen handtekening vereisen. Een link naast elke dossierbestandsnaam brengt u rechtstreeks naar de ondertekeningspagina vanuit uw archief.
Dossierbestanden en mappen verplaatsen in Penneo
Om dossierbestanden en mappen binnen het Penneo-archief te verplaatsen:
- Zoek het dossierbestand of de map die u wilt verplaatsen.
- Selecteer het item door het vakje links ervan aan te vinken en klik op de knop Verplaatsen die verschijnt.
- Kies de doelmap en klik op Verplaatsen.
Let op: u kunt mappen niet rechtstreeks naar uw archiefweergave verplaatsen. Om het archief te organiseren, maakt u eerst een nieuwe map in uw archief aan, navigeert u vervolgens naar de map die u wilt verplaatsen, selecteert u alle inhoud en verplaatst u deze naar de nieuwe map. Als u een dossierbestand of map niet kunt verplaatsen, controleer dan of u beheersrechten voor die mappen heeft en of de eigenaar van het item toegang heeft tot de bestemmingslocatie.
Verlopen Penneo dossierbestanden opnieuw activeren
Als een Penneo dossierbestand is verlopen, kunt u het opnieuw activeren zodat ondertekenaars opnieuw kunnen ondertekenen:
- Zoek het verlopen dossierbestand dat u wilt reactiveren.
- Open het dossierbestand en klik op het veld onder Dossierbestand verloopt over om de vervaldatum te wijzigen.
- Selecteer een nieuwe datum in de kalender en wijzig de tijd door op het klokpictogram onder de kalender te klikken.
- Klik op Opslaan. Ondertekenaars worden automatisch naar de status in afwachting gezet en zouden een nieuwe e-mail met ondertekeningsverzoek moeten ontvangen.
Als de ondertekenaar na het verlengen van de vervaldatum geen e-mail ontvangt, klik dan op de naam van de ondertekenaar en selecteer Verzoek opnieuw verzenden onder Acties. Let op dat het opnieuw verzenden van het verzoek de vorige ondertekeningslink deactiveert.
Dossierbestanden en mappen hernoemen
Om een Penneo dossierbestand of map te hernoemen met de hover-methode:
- Zoek het dossierbestand of de map in het archief.
- Beweeg de muis over het item; er verschijnt een pen-pictogram naast de titel.
- Klik op het pen-pictogram, typ de nieuwe titel en klik op Bijwerken.
U kunt een dossierbestand ook hernoemen door erop te klikken om de dossierbestandweergave te openen en de naam direct te bewerken.
Een Penneo dossierbestand hervatten vanuit concept
Als u een dossierbestand tijdens het aanmaken niet kunt voltooien, kunt u het opslaan als concept en later hervatten:
- Klik op Opslaan als concept onderaan de aanmaakweergave tijdens het instellen van het dossierbestand.
- Om te hervatten, gaat u naar het Dashboard en klikt u in het overzicht op Concept.
- Klik op het specifieke dossierbestand dat u wilt hervatten.
Een afwijzing terugdraaien en ondertekeningsverzoeken opnieuw verzenden
Als een ondertekenaar per ongeluk een Penneo ondertekeningsverzoek afwijst, kunt u de afwijzing terugdraaien:
- Zoek het dossierbestand met de ondertekenaar met de status ‘afgewezen’.
- Open het dossierbestand en klik op de specifieke ondertekenaar.
- Klik op Acties en selecteer Afwijzing terugdraaien. De status verandert in 'in afwachting’.
Als het verzoek direct opnieuw wordt afgewezen, kan het dossierbestand zijn verlopen. Volg in dat geval de bovenstaande handleiding: Verlopen Penneo dossierbestanden opnieuw activeren.
Als er na het terugdraaien geen e-mail wordt verzonden, klik dan op de ondertekenaar, ga naar het tabblad Acties en klik op Verzoek opnieuw verzenden. Let op dat het opnieuw verzenden van het verzoek de vorige ondertekeningslink deactiveert.
Dossierbestanden in het Penneo-archief bekijken en bewerken
Door te klikken op een dossierbestand in uw Penneo-archief kunt u details bekijken zoals ondertekenaars en hun rollen, documenten, het logboek, het dossierbestand-ID, verzend- en vervaldatums en beveiligingsinstellingen. U kunt een dossierbestand bewerken als de status in afwachting is, bijvoorbeeld om ondertekenaarsgegevens te wijzigen nadat het verzoek is verzonden.