Comprendre les flux de signature dans Penneo
Penneo est une solution de signature numérique conçue pour automatiser et sécuriser vos processus documentaires. Pour utiliser la plateforme efficacement, il est essentiel de comprendre comment fonctionnent les flux de signature.
Prérequis pour l'envoi d'un dossier
Pour initier un processus de signature, chaque dossier Penneo doit impérativement contenir :
Au moins un document prêt à être signé.
Au moins un destinataire auquel est attribué un rôle de signataire.
Le système ne permet pas de lancer le processus si l'un de ces deux éléments est manquant.
Les trois piliers du flux de signature
Le flux de signature Penneo repose sur l'interaction de trois composants clés qui définissent qui signe quoi et quand :
Les Rôles : Définissent les responsabilités des signataires.
Les Types de documents : Identifient la nature des fichiers.
Les Tournées de signature : Déterminent l'ordre chronologique des signatures.
Rôles et permissions des signataires
Un rôle est attribué à chaque destinataire pour déterminer quels documents il doit signer et à quel moment il sera invité à le faire.
Polyvalence : Un même signataire peut cumuler plusieurs rôles.
Actions multiples : Si un utilisateur possède des rôles répartis sur différentes tournées de signature, il devra effectuer le processus de signature plusieurs fois (une fois par tournée).
Personnalisation : Les administrateurs peuvent modifier le nom d'affichage d'un rôle pour qu'il corresponde à la terminologie de votre entreprise (voir : Comment changer le nom d’un rôle de signataire - Lien à ajouter). Notez que modifier le nom n'affecte pas la logique technique du flux.
Types de documents
Les types de documents servent d'étiquettes administratives pour organiser le flux.
Visibilité : Ces étiquettes sont visibles uniquement par le créateur du dossier ; elles sont masquées pour les signataires.
Flexibilité : Même si le nom par défaut du type de document ne correspond pas exactement au nom de votre fichier, il sert de guide au système pour appliquer les bonnes règles d'attribution et d'ordonnancement.
Tournées de signature et séquence
La tournée de signature définit l'ordre dans lequel les documents sont signés. C'est ici que la chronologie du dossier est établie.
Séquence numérique : Dans l'interface, les chiffres indiquent l'ordre (Tournée 1, Tournée 2, etc.).
Logique d'attente : Les signataires de la Tournée 2 ne recevront leur lien de signature que lorsque tous les signataires de la Tournée 1 auront terminé leur action.
Tableau de correspondance : Dans le tableau du flux, une cellule vide signifie que le rôle concerné n'a pas besoin de signer ce document spécifique.
Exemple de flux séquentiel
Imaginons un document nécessitant trois signatures dans un ordre précis :
Signataire 1 (Tournée 1) : Signe en premier.
Signataire 2 (Tournée 2) : Reçoit l'invitation uniquement après la signature du premier.
Signataire 3 (Tournée 3) : Reçoit l'invitation en dernier.
Si plusieurs personnes partagent la même tournée (ex: deux signataires en Tournée 1), elles peuvent signer simultanément, mais le flux ne passera à la Tournée 2 que lorsque les deux auront signé.
Flux complexes et rapports annuels
Certains processus, comme la signature de rapports annuels, utilisent des flux plus élaborés. Par exemple, les experts-comptables sont souvent placés en Tournée 2. Cela garantit qu'ils n'interviennent qu'une fois que tous les signataires initiaux (direction, conseil d'administration) ont validé les documents en Tournée 1.
Demande de flux personnalisés
Si les modèles standards de Penneo ne correspondent pas à vos besoins métier spécifiques, votre administrateur peut demander la création d'un flux personnalisé.
Procédure : Contactez l'équipe support de Penneo (Lien à ajouter).
Note : Selon votre contrat, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour la configuration de flux sur mesure.
Comment visualiser votre flux de signature ?
Sur l'interface Web
Lors de la création d'un dossier :
Sélectionnez un type de dossier.
Cliquez sur l'icône point d'interrogation (?) à côté du champ "Flux de signature".
Un onglet s'ouvrira pour afficher la structure : rôles, documents liés et tournées de signature.
Sur l'application de bureau
Sur la première page de création de dossier, choisissez votre "Type de dossier".
Cliquez sur le point d'interrogation (?) à côté de ce champ pour visualiser la séquence.
Pour plus d'aide sur l'outil desktop, consultez : Comment installer et utiliser l’application de bureau (Lien à ajouter).