Comprendre les signatures électroniques simples Penneo
La signature avec les signatures électroniques simples (SES) de Penneo permet aux utilisateurs de dessiner une signature sur une tablette ou un ordinateur, de télécharger une image d'une signature manuscrite, ou de créer une signature basée sur du texte. Pour un guide détaillé du processus de signature, consultez le guide sur comment signer un document.
Une signature électronique simple réalisée avec Penneo enregistre l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de la signature en tant que parties intégrantes du document numérique final, garantissant l'intégrité du contenu et son absence d'altération. Cependant, cette méthode est moins sécurisée qu'une signature réalisée avec un eID et ne répond pas à toutes les exigences du règlement eIDAS. Penneo recommande d'utiliser les signatures électroniques simples uniquement en dernier recours lorsqu'un signataire ne possède pas ou ne peut pas accéder à un identifiant électronique.
Activation des signatures électroniques simples dans Penneo
Pour permettre aux signataires d'utiliser les signatures électroniques simples, vous devez activer cette option lors du processus de création du dossier. Cette option est uniquement disponible si les administrateurs du compte entreprise Penneo l'ont activée comme méthode de signature autorisée dans les paramètres globaux de l'entreprise. Si l'option est absente, contactez un administrateur pour voir et modifier les paramètres de votre compte entreprise.
Lors de la création d'un dossier Penneo, vous ajoutez les destinataires de la signature après avoir configuré le dossier et téléchargé les documents. Pour chaque destinataire, saisissez son nom et son adresse pour accéder aux paramètres de rôle et aux fonctionnalités optionnelles, où se trouve le bouton bascule des signatures électroniques simples. Vous pouvez également autoriser les signatures électroniques simples après l'envoi d'un dossier en modifiant les paramètres du signataire.
Les options pour les signataires dans Penneo s'appliquent uniquement à la personne spécifique sélectionnée. Si plusieurs signataires dans un dossier doivent utiliser des signatures électroniques simples, vous devez activer l'option pour chaque destinataire séparément.
Activation des signatures électroniques simples dans l'interface web Penneo
- Créez un dossier Penneo comme d'habitude. Lors de l'ajout des signataires, cliquez sur Ajouter un destinataire et saisissez les informations requises.
- Cliquez sur Afficher les options avancées pour accéder aux configurations détaillées du signataire.
- Sous Options de signature, cochez la case pour une ou plusieurs alternatives de signature électronique simple. Si l'option n'est pas visible, un administrateur doit l'activer comme méthode de signature autorisée.
Les signatures électroniques simples ne peuvent pas être activées si les paramètres de Contrôle d'accès (Sensibles, Contrôle d'accès ou Numéro de sécurité sociale) sont actifs. Vous devez désactiver ces mesures de sécurité avant de sélectionner les options de signature électronique simple.
- Une fois les signatures électroniques simples activées, cliquez sur Ajouter un destinataire. Le signataire pourra signer en dessinant, en téléchargeant une image (maximum 2 Mo), ou en créant une signature textuelle.
Activation des signatures électroniques simples dans l'application de bureau Penneo
- Créez un dossier dans l'application de bureau Penneo et accédez à l'étape des détails du destinataire.
- Repérez la section Signatures électroniques simples à droite des détails du signataire. Cochez les cases pour les types de signature que vous souhaitez autoriser pour le destinataire.
Si l'option de signatures électroniques simples est absente dans l'application de bureau, vérifiez qu'elle est activée comme méthode de signature autorisée dans votre compte entreprise Penneo. Cette option sera indisponible si les paramètres de Contrôle d'accès sont activés pour le signataire.
- Cliquez sur Suivant pour finaliser les paramètres. Le destinataire pourra utiliser les signatures électroniques simples dès réception du document.
Bien que vous puissiez autoriser les signatures électroniques simples après l'envoi d'un dossier, cette modification doit être effectuée via l'archive Penneo ; elle ne peut pas être réalisée directement dans l'application de bureau.