Vue d'ensemble du carnet d'adresses dans Penneo
Lors de l'envoi de dossiers et de la création de signataires dans Penneo, le système propose des suggestions issues du carnet d'adresses partagé en fonction du texte saisi dans le champ concerné. Ce carnet d'adresses est partagé entre tous les utilisateurs de l'entreprise, ce qui signifie que si un utilisateur ajoute un contact, il devient disponible pour tous les autres utilisateurs du compte.
Seuls les administrateurs ont l'autorité d'accéder au carnet d'adresses Penneo pour créer, mettre à jour et supprimer des fiches de contact. Bien que les utilisateurs standards puissent utiliser les suggestions lors de la création d'un dossier, la gestion de la base de données centralisée est réservée aux rôles administratifs.
Configuration des paramètres de stockage des contacts dans Penneo
Un administrateur Penneo peut activer ou désactiver la possibilité de stocker des contacts pour l'ensemble de l'organisation. Pour gérer cela, rendez-vous dans Configurer puis Entreprise afin de trouver le paramètre Autoriser les utilisateurs à stocker des contacts. Cette configuration s'applique à tous les utilisateurs du compte, quel que soit leur droit utilisateur ou administrateur spécifique.
Si l'option de stockage des contacts est activée, tous les utilisateurs du compte Penneo auront par défaut la possibilité de stocker des contacts dans leurs propres paramètres de profil. Si cette fonctionnalité est désactivée dans les paramètres de l'entreprise, l'option Enregistrer dans le carnet d'adresses ne sera plus visible ni disponible lors de la création d'un nouveau dossier.
Ajout et modification des contacts partagés dans Penneo
Tous les contacts dans Penneo sont stockés dans un carnet d'adresses unifié. Lorsqu'un utilisateur enregistre un nouveau contact, il devient visible pour les administrateurs et peut être suggéré aux autres utilisateurs lors de la création d'un nouveau dossier. Seuls les administrateurs peuvent effectuer des ajouts, modifications ou suppressions directes via l'interface du carnet d'adresses située sous Configurer puis Contacts.
Pour gérer les contacts dans le carnet d'adresses Penneo, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le bouton Ajouter un contact dans l'interface du carnet d'adresses.
- Saisissez le Nom et l'adresse Email. Vous pouvez également saisir un Nom de l'entreprise, bien que ce champ soit optionnel.
- Pour modifier un contact, cliquez sur le symbole de crayon à côté de la fiche de contact que vous souhaitez mettre à jour.
- Pour supprimer un contact, cliquez sur le symbole de la corbeille puis sélectionnez l'option supprimer.
FAQ sur l'accès et les permissions du carnet d'adresses
Si un administrateur Penneo a activé le paramètre de stockage des contacts, chaque utilisateur peut choisir d'enregistrer un nouveau contact lors de l'ajout d'un destinataire pendant la création d'un dossier. Si cette option est désactivée au niveau de l'entreprise, ni les utilisateurs standards ni les administrateurs ne pourront enregistrer des contacts dans le compte de l'entreprise.
Les utilisateurs qui ne disposent pas des droits d'administrateur ne peuvent pas voir l'interface complète du carnet d'adresses. Vous pouvez vérifier votre rôle spécifique et vos droits d'accès dans Penneo sous le menu Profil. Pour toute question concernant votre niveau d'accès, veuillez contacter directement l'administrateur Penneo de votre entreprise.