Initialiser le dossier
Pour envoyer des documents pour signature depuis l'interface web :
Cliquez sur Créer nouveau dans le menu latéral et choisissez Dossier avec options avancées. (Vous pouvez aussi cliquer sur Nouveau dossier directement depuis le tableau de bord).
Configurer les paramètres du dossier
Définissez les informations essentielles pour structurer votre demande :
Titre : Donnez un nom à votre dossier.
Flux de signature : Détermine les rôles et l'ordre de la tournée de signature. (Cliquez sur le point d'interrogation pour voir les détails d'un flux spécifique).
Options d'organisation et de sécurité :
Sélection du dossier : Choisissez l'emplacement de sauvegarde dans votre archive.
Visibilité : Déterminez si les signataires voient tous les documents du dossier, ou uniquement ceux qu'ils doivent signer.
Langue : Définit la langue de l'interface de signature et des modèles d'e-mails par défaut.
Données sensibles : Activez l'option Sensibles ou Contrôle d'accès si le contenu est confidentiel.
Signature en réunion (Options avancées) : Empêche l'envoi d'e-mails individuels. Le créateur du dossier reçoit un e-mail unique contenant tous les liens pour faire signer les personnes sur place, lors d'une réunion physique.
Référence (Options avancées) : Ajoutez un identifiant interne pour faciliter votre tri (sans impact technique).
Télécharger et gérer les documents
Glissez-déposez vos fichiers PDF ou cliquez sur Télécharger un document (il faut au moins un document nécessitant une signature).
Modifiez le titre des fichiers et sélectionnez le type de document approprié.
Pour réorganiser l'ordre d'affichage, faites glisser les documents via l'icône à six points située à gauche de chaque nom.
Cliquez sur Enregistrer et continuer.
Ajouter les signataires et définir les rôles
Cliquez sur Ajouter un destinataire ou recherchez un contact existant, puis renseignez son nom et son e-mail. Pour chaque personne, configurez :
Rôle : Définit quels documents signer et à quel moment de la tournée. (Cochez « Personnaliser les noms de rôle » pour les renommer librement).
Au nom de (Optionnel) : Indiquez si la personne signe pour le compte d'une entité ou d'une entreprise.
Destinataires en copie : Ajoutez ici les personnes qui doivent uniquement recevoir la version finale signée, sans participer au processus de signature.
Contrôle d'accès : Exigez une vérification d'identité (via eID) avant l'ouverture du document, ou limitez la signature à un eID/numéro de téléphone spécifique. (Voir l'article : Comment fonctionne le contrôle d'accès).
Options avancées : Activez la signature électronique simple ou ajustez l'intervalle de relance automatique.
Personnalisation des e-mails : Modifiez le message pour chaque signataire ou utilisez un modèle. (Prévisualisez via l'icône d'enveloppe).
Une fois les informations complètes, cliquez sur Ajouter un destinataire en bas de la fenêtre.
Vérifier, planifier et envoyer
Passez en revue les détails. Vous pouvez revenir aux étapes précédentes via la barre de progression en haut de l'écran.
Planification : Sous Configuration, cliquez sur la flèche du bouton d'envoi pour choisir Envoyer plus tard et programmer une date/heure précise.
Expiration : Définissez une date limite pour signer (notez que votre entreprise peut avoir configuré une expiration par défaut).
Cliquez sur Envoyer les documents pour lancer la tournée de signature.
Résolution des erreurs
Si une erreur empêche la création du dossier, le système surligne la zone problématique en jaune. Lisez les indications fournies et revenez à l'étape correspondante pour la corriger.
Note concernant l'application de bureau : Si vous utilisez la version Desktop de Penneo (et non l'interface Web), veuillez vous référer à la documentation spécifique dédiée à l'application pour la création de dossiers.