Personnaliser les e-mails de demande de signature et les rappels

Aperçu de la configuration des e-mails Penneo

Lorsque vous créez un dossier, la troisième étape est l'onglet Destinataires. C'est ici que vous pouvez modifier l'e-mail que vos signataires recevront. Choisissez un modèle par défaut, ou rédigez votre propre message personnalisé. Dans la version web de Penneo, vous pouvez même envoyer un message différent à chaque destinataire.

Pour des instructions spécifiques selon votre interface, consultez :

• Si vous utilisez l'interface Web Penneo : Personnaliser les messages e-mail dans l'interface Web Penneo
• Si vous utilisez l'Application de bureau : Personnaliser les messages e-mail dans l'Application de bureau Penneo

Champs de fusion disponibles pour la personnalisation des e-mails Penneo

Utilisez des champs de fusion pour personnaliser votre message. Voici ce qui est disponible :

• {{recipient.name}} : Le nom du signataire.
• {{recipient.email}} : L'adresse e-mail du signataire.
• {{sender.name}} : Le nom de la personne ayant créé et envoyé le dossier.
• {{sender.email}} : Son adresse e-mail.
• {{casefile.id}} : L'identifiant unique du dossier. Les signataires peuvent le communiquer au support en cas de problème.
• {{casefile.name}} : Le nom du dossier.
• {{casefile.expiry}} : La date et l'heure après lesquelles le dossier ne peut plus être signé.
• {{signer.roles}} : Le rôle du signataire. S'il en a plusieurs, ils sont séparés par des virgules.
• {{signers.list}} : Les noms de tous les signataires, séparés par des virgules.
• {{documents.list}} : Les noms de tous les documents, séparés par des virgules.

Personnaliser les messages e-mail dans l'interface Web Penneo

Dans l'onglet Destinataires, cliquez sur Développer pour modifier le message envoyé aux signataires. Rédigez un e-mail personnalisé ponctuel, ou choisissez un modèle existant avec sélectionner un modèle. Les modifications effectuées ici ne seront pas enregistrées dans le modèle d'origine.

Personnaliser les messages e-mail par destinataire dans Penneo Web

Lorsque vous créez un dossier sur app.penneo.com, vous pouvez envoyer des messages différents à différents signataires. C'est pratique lorsque différentes personnes ont besoin d'instructions différentes — par exemple, acheteurs contre vendeurs, ou signataires internes contre externes. Cette fonctionnalité ne fonctionne que dans la version web, pas dans l'application de bureau.

Les paramètres d'e-mail se trouvent en bas de la page Destinataires. Vous pouvez modifier le message général qui s'adresse à tout le monde, ou cliquer sur Ajouter un nouveau message personnalisé pour en rédiger un pour des personnes spécifiques. Cliquez sur Sélectionner pour choisir qui reçoit ce message. Une fois qu'une personne est ajoutée à un message personnalisé, elle ne reçoit plus le message général. Chaque personne ne peut être incluse que dans un seul message personnalisé à la fois, mais vous pouvez créer autant de messages personnalisés que nécessaire.

Pour cesser d'utiliser un message personnalisé, cliquez sur Supprimer le message en dessous. Ces destinataires recevront alors de nouveau le message général. Cliquez sur Enregistrer & continuer une fois terminé.

Personnaliser les messages e-mail dans l'Application de bureau Penneo

Après avoir configuré un dossier dans l'Application de bureau, cliquez sur Suivant pour ouvrir l'éditeur de message. Rédigez un message personnalisé ponctuel, ou choisissez un modèle dans le menu déroulant. Les modifications effectuées ici ne sont pas enregistrées dans le modèle. L'application de bureau ne permet de modifier qu'un seul message général pour tout le monde — pour envoyer des messages différents à différentes personnes, utilisez plutôt la version web de Penneo.

Dépannage des problèmes de personnalisation des destinataires Penneo

Vous n'arrivez pas à ajouter quelqu'un à un message personnalisé ? Vérifiez qu'il a bien été ajouté au dossier — consultez la liste en haut de la page Destinataires.

Si une personne est absente de la liste lors de la création d'un nouveau message personnalisé, elle fait probablement déjà partie d'un autre message. Consultez vos messages personnalisés existants et cliquez sur le X à côté de son nom pour la retirer. Elle réapparaîtra alors dans la liste, et vous pourrez l'ajouter au message souhaité.

Configuration des intervalles de rappel par défaut

Le paramètre Intervalle de rappel par défaut détermine la fréquence à laquelle les signataires reçoivent des rappels automatiques s'ils n'ont pas encore signé un document. Cet intervalle s'applique automatiquement à chaque nouveau dossier que vous créez.

Personnaliser les intervalles de rappel des dossiers individuels

Vous pouvez toujours modifier la fréquence des rappels pour un dossier spécifique lors de sa création. Bien que l'intervalle par défaut soit pré-rempli, vous pouvez ajuster ces paramètres selon vos besoins avant de finaliser le dossier.