Hvis du ikke kan finde et bestemt dokument i dit Penneo-arkiv, kan det skyldes flere årsager. Det kan være relateret til den anvendte underskrivelsesmetode eller de valgte lagringsindstillinger.
Nedenfor finder du en forklaring på, hvordan underskriverarkiver oprettes, samt de vigtigste grunde til, at et dokument måske ikke er tilgængeligt, og vejledning i, hvordan du kan få en kopi.
Hvordan underskriverarkiver oprettes
Et privat underskriverarkiv oprettes kun, når der underskrives med en eID, der understøtter det — såsom MitID (Privat eller Erhverv), BankID NO eller SE, FTN, BeID eller Itsme. Hvis du har underskrevet med en Simple Electronic Signature (SES) — såsom et billede, en tekstbaseret signatur eller en håndskrevet signatur — en ID Verifier eller AusweisApp, kan disse oplysninger ikke knyttes til en eID (digital identitet). Uden en eID-forbindelse kan Penneo ikke sikkert tildele dokumentet til et specifikt underskriverarkiv.
Bemærk, at hvis du brugte Itsme, oprettes et privat arkiv kun, hvis Itsme blev brugt både til at åbne og underskrive dokumenterne. Hvis Itsme kun blev brugt til at underskrive, oprettes der ikke noget privat arkiv for det dokument.
- Hvad du kan gøre: Hvis du underskrev med en metode, der ikke opretter et privat arkiv, skal du tjekke, om de underskrevne dokumenter i stedet var vedhæftet direkte til afslutningsmailen i din indbakke; hvis ikke, kontakt afsenderen for at anmode om en kopi.
Sagen er endnu ikke færdiggjort
Hvis du har underskrevet med en metode, der opretter et underskriverarkiv, vil dokumentet fremgå der, så snart du har underskrevet — selvom sagen stadig venter på underskrifter fra andre parter. I det tilfælde vil dokumentet vise status som "Afventer" i stedet for "Færdiggjort."
Hvis du slet ikke kan finde dokumentet, skyldes det sandsynligvis, at du endnu ikke selv har underskrevet sagen. Når alle parter har underskrevet, afsluttes sagen, og dokumentets status ændres til "Færdiggjort."
- Hvad du kan gøre: Tjek din e-mailindbakke for at se, om du har modtaget en underskriftsbekræftelse eller en afslutningsbekræftelse fra Penneo. Hvis du ikke har underskrevet endnu, vil du ikke kunne se dokumentet i dit arkiv. Hvis du har underskrevet, men dokumentet viser "Afventer," betyder det blot, at andre underskrivere endnu ikke har færdiggjort sagen.
Midlertidig lagring blev valgt (Opbevaringsperiode)
Dette gælder kun, hvis du har underskrevet med en eID, der opretter et underskriverarkiv (såsom MitID, BankID NO eller SE, FTN, BeID eller Itsme brugt både til at åbne og underskrive). Under underskrivelsesprocessen kan underskrivere vælge mellem permanent lagring og midlertidig lagring (gyldig i 14 dage). Hvis du ikke kan finde filerne efter to uger, er opbevaringsperioden udløbet, og dokumenterne er automatisk blevet fjernet fra underskriverarkivet. Alternativt kan afsenderen have anvendt specifikke opbevaringspolitikker, der automatisk sletter dokumenter efter en bestemt periode.
Flere underskriverarkiver
Penneo opretter et unikt, privat arkiv for hver specifik eID, der anvendes, såsom MitID (Privat eller Erhverv), BankID NO eller SE, FTN, BeID eller Itsme. Hvis du har mere end én eID, der blev brugt ved underskrivelse af dokumenter, skal du logge ud og prøve at logge ind med en anden for at se, om dine dokumenter er gemt der.
Sikkerhed og overholdelse
På grund af strenge privatlivs- og sikkerhedsregler har Penneo Support ikke adgang til dine underskrevne dokumenter. Vi kan ikke hente, se eller sende kopier af dokumenter til dig via e-mail.
Sådan får du en kopi af dit dokument
Hvis et dokument ikke længere findes i dit arkiv, er den eneste måde at få en ny kopi på at kontakte afsenderen af dokumentet direkte. De har kontrol over hovedsagen og kan give dig en ny kopi.
Hvor du finder afsenderens kontaktoplysninger:
- Underskrivelsesanmodningsmailen: Tjek den oprindelige e-mail, du modtog, da du blev inviteret til at underskrive dokumentet.
- Afslutningsmailen: Se efter bekræftelsesmailen, der blev sendt til dig, når underskrivelsesprocessen var fuldført af alle parter.
Organisationens navn eller afsenderens direkte kontaktoplysninger er typisk angivet i disse meddelelser.
Erhvervsbrugere og private arkiver
For erhvervsbrugere, sørg for, at du ikke ved en fejl er logget ind i et privat arkiv. Hvis du logger ind med en eID og kun ser personlige dokumenter eller Penneos logo uden din virksomheds branding, er du sandsynligvis i et privat arkiv, der automatisk er oprettet fra tidligere underskrifter. Log ud og log ind igen med din foretrukne login-metode for din erhvervsbruger.