Hvis du ikke kan finde et bestemt dokument i dit Penneo-arkiv, kan det skyldes flere årsager. Det kan hænge sammen med sagens status, de valgte opbevaringsindstillinger eller den anvendte underskriftstype.
Nedenfor finder du de primære årsager til, at et dokument kan være utilgængeligt, samt vejledning til, hvordan du får en kopi.
⚠️ Mulige årsager
1. Der blev valgt midlertidig opbevaring (Opbevaringsperiode)
Under selve underskriftsprocessen kan du som underskriver vælge mellem permanent opbevaring og midlertidig opbevaring (gældende i 14 dage). Hvis du ikke kan finde dokumentet efter to uger, skyldes det højst sandsynligt, at du har valgt midlertidig opbevaring. Når de 14 dage er gået, slettes dokumentet automatisk fra dit underskriver-arkiv.
Bemærk: I nogle tilfælde kan afsenderen også have fastsat specifikke slettepolitikker, som automatisk fjerner dokumenter efter en vis periode.
2. Sagen er endnu ikke afsluttet
En sag arkiveres først, når alle involverede parter har underskrevet dokumenterne. Så længe sagen mangler underskrifter, vil den ikke fremgå som fuldført i dit arkiv.
- Hvad du kan gøre: Tjek din indbakke for at se, om du har modtaget en bekræftelse på færdiggørelse fra Penneo. Hvis du ikke har modtaget denne email, bedes du vente, indtil alle parter har signeret dokumenterne.
3. Underskriftsmetoden understøtter ikke arkivering
Hvis du har underskrevet med en simpel elektronisk underskrift (SES) — f.eks. via et uploadet billede, en tekstbaseret signatur eller en håndskreven tegning på skærmen — kan disse oplysninger ikke kobles til et eID (digital identitet som MitID). Uden en eID-forbindelse kan Penneo ikke tildele dokumentet sikkert til et specifikt underskriver-arkiv.
- Hvad du kan gøre: Tjek, om de underskrevne dokumenter er vedhæftet direkte i den bekræftelsesmail, du modtog i din indbakke, da aftalen blev indgået. Hvis ikke, da se dette afsnit: Sådan får du en kopi af dit dokument
🔒 Sikkerhed og overholdelse
På grund af strenge regler om databeskyttelse og sikkerhed (GDPR) har Penneo Support ikke adgang til dine underskrevne dokumenter. Vi kan derfor ikke finde, se eller sende kopier af dokumenter til dig.
📄 Sådan får du en kopi af dit dokument
Hvis et dokument ikke længere ligger i dit arkiv, er den eneste måde at få en ny kopi på at kontakte afsenderen af dokumentet direkte. Det er dem, der ejer den overordnede sagsmappe, og som kan downloade og sende en kopi til dig.
Her finder du afsenderens kontaktoplysninger:
- Email med underskriftsanmodning: Tjek den oprindelige email, du modtog, da du blev inviteret til at underskrive dokumentet.
- Email om færdiggørelse: Led efter bekræftelsesmailen, der blev sendt til dig, da underskriftsprocessen var afsluttet af alle parter.
Organisationsnavnet eller afsenderens direkte kontaktoplysninger vil typisk fremgå tydeligt i disse emails.