Hvis du ikke kan finde et bestemt dokument i dit Penneo-arkiv, kan det skyldes flere årsager. Det kan være relateret til status for forsendelsen, de valgte lagringsindstillinger eller typen af den anvendte underskrift.
Nedenfor finder du hovedårsagerne til, at et dokument muligvis ikke er tilgængeligt, samt vejledning i, hvordan du kan få en kopi.
Forsendelsen er endnu ikke færdigbehandlet
En forsendelse arkiveres først, når alle involverede parter har underskrevet dokumenterne. Så længe forsendelsen ikke er færdigbehandlet, vil den endnu ikke fremgå som afsluttet i dit arkiv.
- Hvad du kan gøre: Tjek din emailindbakke for at se, om du har modtaget en bekræftelses email fra Penneo. Hvis du ikke har modtaget denne email, bedes du vente, indtil alle underskrivere af forsendelsen har underskrevet dokumenterne.
Midlertidig arkivering blev valgt (opbevaringsperiode)
Under underskrivelsesprocessen kan underskriverne vælge mellem permanent arkivering og midlertidig arkivering (gyldig i 14 dage). Hvis du ikke kan finde filerne efter to uger, er opbevaringsperioden udløbet, og dokumenterne er automatisk blevet fjernet fra underskriverens arkiv. Alternativt kan afsenderen have anvendt særlige arkiverings-processer, som automatisk sletter dokumenter efter en bestemt periode.
Underskriftstypen understøtter ikke arkivering
Hvis du har underskrevet med en Simple Electronic Signature (SES) — såsom et billede, en tekstbaseret underskrift eller en håndskrevet underskrift — kan denne information ikke knyttes til en eID (digital identitet). Uden en eID-forbindelse kan Penneo ikke sikkert tildele dokumentet til et specifikt underskriver arkiv.
- Hvad du kan gøre: Tjek, om de underskrevne dokumenter var vedhæftet direkte i færdiggørelses-emailen i din indbakke.
Flere underskriver-arkiver
Penneo opretter et unikt, privat arkiv for hver specifik eID, der anvendes. Hvis du har mere end ét eID, som blev brugt ved underskrivelse af dokumenter, skal du logge ud og prøve at logge ind med en anden for at se, om dine dokumenter er gemt der.
Sikkerhed og overholdelse
På grund af strenge privatlivs- og sikkerhedsregler har Penneo Support ikke adgang til dine underskrevne dokumenter. Vi kan ikke hente, se eller sende kopier af dokumenter til dig via email.
Hvordan du får en kopi af dit dokument
Hvis et dokument ikke længere findes i dit arkiv, er den eneste måde at få en ny kopi på at kontakte afsenderen af dokumentet direkte. De har kontrol over forsendelsen og har mulighed for at sende dig en kopi.
Hvor du finder afsenderens kontaktoplysninger:
- Underskriftsanmodnings-emailen: Tjek den oprindelige e-mail, du modtog, da du blev inviteret til at underskrive dokumentet.
- Færdiggørelses-emailen: Se efter bekræftelses-emailen, der blev sendt til dig, når underskrivelsesprocessen var afsluttet af alle parter.
Organisationens navn eller afsenderens direkte kontaktoplysninger er typisk angivet i disse meddelelser.
Virksomhedsbrugere og private arkiver
For virksomhedsbrugere, sørg for, at du ikke ved en fejl er logget ind i et privat arkiv. Hvis du logger ind med en eID og kun ser personlige dokumenter eller Penneos logo uden din virksomheds branding, befinder du dig sandsynligvis i et privat arkiv, der automatisk er oprettet fra tidligere underskrivelser. Log ud og log ind igen med din foretrukne loginmetode for din erhvervsbruger.