Sådan redigeres en Penneo-sagsfil efter den er sendt ud

📋 Oversigt over redigerbare underskriveroplysninger ✉️ Sådan ændres e-mailadresse og navn 👤 Sådan ændres eller tilføjes 'på vegne af'-oplysninger ⏰ Sådan ændres påmindelsesintervallet ✍️ Sådan aktiveres eller deaktiveres simple elektroniske signaturer 🔢 Sådan tilføjes eller redigeres CPR-nummer eller momsnummer (VATIN) 🔒 Sådan ændres adgangskontrolindstillinger 🗑️ Sådan slettes en underskriver ✅ Reference for tilladte ændringer i sagsfil 📧 Konsekvenser ved ændring af en underskrivers e-mailadresse

Oversigt over redigerbare underskriveroplysninger

Disse instruktioner beskriver, hvordan man ændrer indstillinger og oplysninger for en underskriver, som stadig kan redigeres efter, at en Penneo-sagsfil er blevet sendt ud. Hvis en bestemt indstilling eller oplysning ikke er nævnt her, kan det være, at det ikke er muligt at ændre den efter, at sagsfilen er sendt.

Sådan ændres e-mailadresse og navn

For at opdatere en underskrivers kontaktinformation i en udsendt Penneo-sagsfil:

1. Mens du ser sagsfilen, klik på den specifikke underskriver, hvis oplysninger skal ændres.
2. Gå til fanen Stamoplysninger.
3. Indtast det nye navn og den nye e-mailadresse i de respektive felter.
4. Klik på Gem ændringer.

Hvis e-mailadressen blev ændret, skal du sende en ny underskriftsanmodning til den opdaterede adresse. Gå til fanen Handlinger og klik på Send anmodning igen.

Sådan ændres eller tilføjes ‘på vegne af’-oplysninger

For at ændre feltet ‘på vegne af’ for en underskriver i en aktiv Penneo-sagsfil:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Åbn fanen Stamoplysninger.
3. Opdater feltet ‘På vegne af’ ved at skrive de nye oplysninger.
4. Klik på Gem ændringer.

Sådan ændres påmindelsesintervallet

For at justere, hvor ofte en underskriver modtager påmindelser i en udsendt Penneo-sagsfil:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Gå til fanen Stamoplysninger.
3. Justér påmindelsesintervallet ved hjælp af plus- eller minus-symbolerne ved siden af tallet.
4. Klik på Gem ændringer.

Sådan aktiveres eller deaktiveres simple elektroniske signaturer

For at administrere indstillinger for Simple Elektronisk Signatur (SES) for en underskriver i Penneo:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Åbn fanen Stamoplysninger.
3. Vælg hvilke Simple Elektroniske Signaturer der skal aktiveres eller deaktiveres.
4. Klik på Gem ændringer.

Hvis du ikke kan aktivere Simple Elektroniske Signaturer, kan det skyldes en af følgende årsager:

• Adgangskontrol er aktiv: Du skal først deaktivere adgangskontrol, før du kan aktivere Simple Elektroniske Signaturer.
• Følsom mulighed er aktiveret: Hvis ‘Følsom’ valgmulighed blev valgt under oprettelsen af sagsfilen, er adgangskontrol permanent aktiveret. Du kan kontrollere dette ved at se efter beskeden ‘Adgangskontrol er aktiveret’ under Følsom Databeskyttelse nederst i sagsfilvisningen. Hvis ‘Følsom’ er aktiveret, kan Simple Elektroniske Signaturer ikke aktiveres efter, at sagsfilen allerede er sendt ud til underskrift.

Sådan tilføjes eller redigeres CPR-nummer eller momsnummer (VATIN)

For at opdatere valideringsnumre for en underskriver i en Penneo-sagsfil:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Gå til Begrænsninger.
3. Vælg det relevante land for CPR-nummeret (Social Security Number, SSN) og indtast nummeret (For danske organisationsnumre indtast informationen i VATIN-feltet).
4. Klik på Gem ændringer.

Sådan ændres adgangskontrolindstillinger

For at ændre adgangskontrol for en underskriver i en Penneo-sagsfil:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Vælg fanen Begrænsninger.
3. Klik på Indstil underskrivers oplysninger som private for at aktivere adgangskontrol.
4. Klik på Gem ændringer.

Hvis du modtager beskeden ‘Kunne ikke gemme ændringer’, kan det skyldes, at Simple Elektroniske Signaturer er aktiveret. Du skal først deaktivere Simple Elektroniske Signaturer.

Sådan slettes en underskriver

For at fjerne en underskriver fra en aktiv Penneo-sagsfil:

1. Klik på underskriveren, mens du ser sagsfilen.
2. Vælg fanen Handlinger.
3. Klik på Slet underskriver.
4. Klik på Ja, slet for at bekræfte. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.

Reference for tilladte ændringer i sagsfil

Følgende liste angiver, hvilke funktioner der kan ændres efter, at en Penneo-sagsfil er sendt:

Ændringsmulige funktioner (Ja):

• Ændre e-mailadresse
• Ændre navn
• Ændre / slette / tilføje CPR-nummer eller momsnummer (VATIN)
• Slette underskriver
• Ændre påmindelsesinterval
• Ændre titlen på en sagsfil
• Tilføje adgangskontrol
• Tillade Simple Elektroniske Signaturer (Bemærk: Ikke muligt, hvis Følsom Databeskyttelse er aktiveret)
• Ændre eller tilføje ‘På vegne af’
• Send anmodning igen
• Ændre udløbsdato
• Ændre / tilføje sagsfilreference

Ikke-ændringsmulige funktioner (Nej):

• Tilføje underskriver
• Ændre aktiveringsdato
• Tilføje et dokument
• Slette et dokument
• Ændre dokument- eller sagsfiltype
• Ændre en underskrivers rolle
• Ændre eller tilføje PDF-fil
• Ændre underskriftsflow
• Tilføje eller ændre kopi-modtagere
• Aktivere følsomme data

Konsekvenser ved ændring af en underskrivers e-mailadresse

Når en underskrivers e-mailadresse opdateres i Penneo, modtager den nye modtager en frisk e-mail med et nyt underskriftslink, som giver adgang til dokumentet. Den oprindelige e-mailadresse afbrydes fra anmodningen. Selvom den tidligere modtager stadig kan se den oprindelige Penneo-e-mail i deres indbakke, vil deres underskriftslink ikke længere være gyldigt.

Bemærk: Hvis den oprindelige modtager klikkede på underskriftslinket eller downloadede dokumenter før ændringen fandt sted, vil disse handlinger blive registreret i hændelsesloggen for den pågældende underskriver.