Størrelsesgrænser for Penneo afslutnings-e-mailvedhæftninger
Når en sagsmappe er underskrevet og færdiggjort, sender Penneo automatisk afslutnings-e-mails. For at sikre, at e-mails sikkert passerer gennem e-mailserveren, håndhæver Penneo en maksimal samlet størrelsesgrænse på 7,1 MB pr. e-mail. Denne grænse gælder for den samlede størrelse af de vedhæftede dokumenter og e-mailteksten.
Den endelige størrelse bestemmes efter at dokumenterne er blevet behandlet og konverteret i systemet.
Håndtering af dokumentpakker, der overskrider størrelsesgrænsen
Hvis den samlede størrelse af dokumenterne plus e-mailindholdet overskrider størrelsesgrænsen, tjekker Penneo, om det største enkelte dokument kan være i en e-mail alene. Den endelige størrelse bestemmes af dokumenterne efter, at de er blevet behandlet i systemet.
Hvis det største enkelte dokument passer inden for grænsen (7,1 MB), opdeler Penneo pakken i flere e-mails og fordeler dokumenterne mellem dem. Hver e-mail mærkes sekventielt for at hjælpe modtageren med at identificere rækkefølgen, for eksempel "E-mail 1 af 3" og "E-mail 2 af 3."
Hvis det største dokument er for stort til at passe inden for grænsen alene, sender Penneo afslutnings-e-mailen uden vedhæftninger for at sikre, at notifikationen leveres. I dette tilfælde skal underskrevne dokumenter tilgås direkte via Penneo Webapplikationen (kun af afsenderen) eller i underskriverens arkiv, afhængigt af den specifikke underskrivningsmetode, der er brugt.
Dokumentadgang og optimering af vedhæftninger
Om vedhæftninger inkluderes i en Penneo afslutnings-e-mail afhænger af to faktorer: størrelsen på dokumenterne efter konvertering, og om afsenderen har aktiveret funktionen "følsomme oplysninger" på dokumenterne. Hvis denne funktion er aktiveret, undertrykkes vedhæftninger uanset dokumentstørrelse, og afslutnings-e-mailen sendes uden vedhæftninger. I dette tilfælde, som ved overstore dokumentpakker, skal underskrevne dokumenter tilgås direkte via Penneo Webapplikationen (kun af afsenderen) eller i underskriverens arkiv, afhængigt af den specifikke underskrivningsmetode, der er brugt.
At holde individuelle PDF-filer små under forberedelsesfasen øger sandsynligheden for, at vedhæftninger kan inkluderes succesfuldt i de endelige automatiserede e-mails, forudsat at funktionen "følsomme oplysninger" ikke er aktiveret.
Regler for levering til kopi-modtagere ved store dokumenter
Hvis en sagsmappe inkluderer kopi-modtagere og dokumenterne overskrider størrelsesgrænsen på 7,1 MB:
- Der sendes ingen e-mail til kopi-modtagerne.
- Sagsmappeejeren modtager en notifikations-e-mail, der oplyser, at e-mailen til kopi-modtagerne ikke kunne sendes.