Penneo Collect vereenvoudigt de manier waarop u gegevens en handtekeningen verzamelt. In plaats van een PDF te versturen die een klant handmatig moet invullen, biedt u een digitaal formulier aan. Zodra de respondent het formulier invult, regelt Penneo de rest: het systeem genereert een professioneel PDF-bestand, zorgt voor een rechtsgeldige handtekening en organiseert de gegevens voor uw eigen systemen.
Hoe het werkt: Van formulier tot archief
Penneo Collect volgt een veilige, geautomatiseerde workflow:
- Het formulier: U maakt een digitaal toegangspunt voor uw klanten.
- De PDF: Na verzending zet Penneo automatisch de antwoorden om in een overzichtelijk PDF-document.
-
De handtekening: De respondent wordt direct gevraagd het gegenereerde PDF-bestand te ondertekenen met hun digitale ID (bijv. MitID, BankID).
- Vooraf gedefinieerde ondertekenaars: Voeg een willekeurig aantal vaste ondertekenaars (naam/e-mail) toe die elke reactie automatisch ondertekenen.
- Door respondent toegevoegde ondertekenaars: Vraag de respondent om extra ondertekenaars uit te nodigen. Deze kunnen als Verplicht of Optioneel worden ingesteld. Zodra de respondent hun gegevens invoert, verstuurt het systeem automatisch een handtekeninglink via e-mail.
- Het resultaat: U ontvangt twee bestanden: een rechtsgeldig ondertekende PDF en een JSON-bestand met de ruwe data voor eenvoudige import in uw CRM of database.
Hoe maak je een formulier?
We breiden momenteel de mogelijkheden uit om formulieren te bouwen en in te zetten:
-
Huidige methode (API): Momenteel worden formulieren gemaakt en beheerd via de Penneo API. Voor technische documentatie en implementatiedetails verwijzen wij u naar de officiële bron: Penneo Documentatie - Gegevens verzamelen.
- UI Builder: Een visuele formulierbouwer is nu rechtstreeks beschikbaar in de Penneo-interface. Klik op de onderstaande link om te leren hoe je Overzicht Formulierbouwer in Penneo Collect gebruikt.
Toegang tot antwoorden van respondenten
Het vinden van uw gegevens is eenvoudig en geïntegreerd in uw bestaande werkruimte:
Via de webinterface: Ga naar het Formulierenoverzicht in Penneo. Zoek het betreffende formulier en klik op het map-icoon. Dit brengt u direct naar de opslaglocatie waar zowel de ondertekende PDF als de JSON-bestanden zijn gearchiveerd.
Via de API: U kunt antwoorden programmatisch ophalen om de gegevens direct in uw CRM, ERP of interne database te laden.
Toegangs- en machtigingsbeheer
Direct vanuit het Formulierenoverzicht kunt u beheren wie binnen uw organisatie formuliergegevens kan inzien en beheren:
Toegangsniveaus: U kunt teamleden de rol Lezen of Bewerken toewijzen.
Geïntegreerde machtigingen: Wanneer u een gebruiker toegang geeft tot een formulier, krijgt deze automatisch toegang tot de bijbehorende archiefmap. Dit zorgt ervoor dat u alle beveiligingsinstellingen vanaf één centrale locatie beheert.
Instellingen en configuratie
Het instellingenpaneel stelt u in staat om het administratieve deel van uw gegevensverzameling te beheren:
Gegevensbeheerder: U kunt de naam van de gegevensbeheerder instellen en bijwerken om te zorgen dat uw formulieren voldoen aan de compliance-eisen.
Toekomstige roadmap: Binnenkort voegen we de mogelijkheid toe om de gegenereerde PDF te bekijken voordat deze live gaat. Ook komt er een speciale Admin-weergave om inzicht te krijgen in welke gebruikers administratieve controle hebben over uw Collect-omgeving.