De Formulierbouwer in Penneo Collect stelt je in staat om aangepaste formulieren te maken die gegevens en handtekeningen van respondenten verzamelen. Formulieren kunnen als concept worden opgeslagen terwijl je eraan werkt, worden gepubliceerd wanneer ze klaar zijn, en op elk moment worden bijgewerkt.
Formulierstructuur
Formulieren zijn georganiseerd in secties. Binnen deze structuur kun je:
Secties toevoegen en aanpassen: Maak nieuwe secties, voeg titels toe en schrijf optionele sectiebeschrijvingen om respondenten duidelijke context te geven.
Indeling herschikken: Herschik secties en de velden daarin eenvoudig door ze naar de gewenste plaats te slepen.
Meerstappenformulieren maken: Voeg meerdere secties toe om lange formulieren op te splitsen in logische stappen, waardoor ze makkelijker in te vullen zijn.
Beschikbare Formulierelementen
Kies uit verschillende elementen om je formulier op te bouwen. Elk element is ontworpen voor een specifiek type gegevensverzameling:
| Type Element | Beschrijving en Functie |
|---|---|
| Kort antwoord | Wordt gebruikt voor korte tekst zoals namen, functietitels of eendelige antwoorden. |
| Uitgebreid antwoord | Geschikt voor open feedback, beschrijvingen of gedetailleerde uitleg. |
| Waarde | Wordt gebruikt voor hoeveelheden, prijzen of metingen waarbij de numerieke grootte van het getal belangrijk is. |
| Cijfers | Wordt gebruikt voor codes en identificatenummers die een specifieke lengte of voorloopnullen vereisen (zoals bankrekeningen of lidmaatschapsnummers). |
| Verzamelt e-mailadressen en controleert automatisch op het juiste formaat (bijv. naam@email.com). | |
| Telefoon | Wordt gebruikt voor telefoonnummers; zorgt ervoor dat de invoer voldoet aan internationale of lokale belformaten. |
| Datum | Biedt een kalenderkiezer voor het selecteren van verjaardagen, deadlines of evenementdata. |
| Persoonlijk ID (RRN) | Wordt gebruikt voor het veilig verzamelen van nationale identificatienummers met ingebouwde encryptie. |
| Ondernemings-nummer | Wordt gebruikt voor het veilig verzamelen van ondernemingsnummers; zorgt ervoor dat de invoer voldoet aan internationale of lokale formaten. |
| Eén keuze | Wordt gebruikt wanneer mensen precies één optie uit een lijst moeten kiezen (bijv. Ja/Nee). |
| Meerkeuzevraag | Stelt mensen in staat om één of meerdere opties te selecteren die op hen van toepassing zijn. |
| Dropdown | Ideaal voor lange lijsten met opties (zoals landen) om het formulier compact en overzichtelijk te houden. |
| Bestand uploaden | Stelt mensen in staat om veilig documenten, afbeeldingen of ID’s te uploaden (ondersteunt formaten zoals JPG of PDF). |
| Tekstblok | Voegt instructietekst of koppen toe om de invuller soepel door het formulier te leiden. |
Configuratie-opties voor elementen
Elk element kan worden ingesteld als Verplicht (vereist om te verzenden) of Niet verplicht (optioneel). Afhankelijk van het type element kun je extra validatieopties toepassen. Klik op het pijltje (v) om de validatieopties te bepalen.
Kort antwoord / Uitgebreid antwoord: Stel minimale en maximale tekenlengtes in, of eis een exacte waarde die overeenkomt.
Waarde: Sta al dan niet decimalen toe, stel een minimale en/of maximale numerieke waarde in, en beperk het totale aantal cijfers.
Cijfers: Vereis een exact aantal cijfers, definieer een minimum-/maximumbereik, of sta een onbeperkt aantal cijfers toe.
Telefoon: Beperk de invoer tot het formaat van een specifiek land of sta elk internationaal landnummer toe.
Persoonlijk ID / Bedrijfs-ID: Selecteer het land van de respondent (Denemarken, Noorwegen, Zweden of België). De formulierbouwer werkt automatisch de formattering en structurele validatierules bij op basis van het gekozen land.
Bestand uploaden: Stel een minimaal en maximaal aantal toegestane bestanden per inzending in.
Eén keuze / Meerkeuzevraag / Dropdown: Definieer de specifieke lijst met keuzes die de respondent kan selecteren en selecteer optioneel vooraf een standaardoptie.
Configuratie van ondertekenaars
Onder het tabblad Ondertekenaars kun je instellen wie er naast de invuller het document elektronisch moet ondertekenen nadat het formulier is ingediend. Er zijn twee soorten ondertekenaars:
Vooraf gedefinieerde ondertekenaars: Dit zijn vaste ondertekenaars die je vooraf specificeert met hun volledige naam en e-mailadres. Zij worden automatisch toegevoegd aan elke formulierinzending en via e-mail op de hoogte gebracht. Om verwarring te voorkomen, blijven zij verborgen voor de indiener tijdens het invullen van het formulier.
Ondertekenaars toegevoegd door de indiener: Dit zijn rollen met een specifieke naam (bijv. "Manager", "Getuige") waarvan de indiener tijdens het indienen de contactgegevens invult. Elke rol bevat een titel, een optionele beschrijving en kan als verplicht of optioneel worden gemarkeerd. Zodra het formulier is ingediend, ontvangen deze aangewezen personen een e-mail met het verzoek om te ondertekenen.
Publicatielevenscycli
Je kunt de status van je formulier beheren met drie primaire acties:
| Actie | Wanneer te gebruiken |
|---|---|
| Opslaan als concept | Slaat je huidige voortgang veilig op zonder het formulier voor het publiek zichtbaar te maken. |
| Publiceren | Maakt het formulier live en klaar om reacties en handtekeningen van externe gebruikers te ontvangen. |
| Live formulier bijwerken | Past wijzigingen toe op een formulier dat al live is. Deze updates worden onmiddellijk zichtbaar voor nieuwe respondenten. |
Opmerking over het bewerken van live formulieren: Bij het bewerken van een actief, live formulier verschijnt er een waarschuwingsbanner in het systeem om je eraan te herinneren dat je wijzigingen pas live gaan nadat je expliciet op Live formulier bijwerken hebt geklikt.
Voorbeeld van je formulier
Je kunt de tool Voorbeeld op elk moment in- of uitschakelen tijdens het bouwen of bewerken van je indeling. Dit toont een alleen-lezen versie van het formulier precies zoals deze aan je respondenten zal verschijnen, zodat je de visuele flow kunt testen voordat je publiceert.
Opmerking: Voor meer informatie over Geavanceerde Formulierlogica en Dynamisch Ondertekenen, inclusief Voorwaardelijke Logica en Weergaveregels en het Toestaan van Meerdere Inzendingen, verwijzen wij je naar het artikel Penneo Collect (Overzicht Formulierbouwer) 2/2.