Penneo Collect vereenvoudigt de manier waarop u gegevens en handtekeningen verzamelt. In plaats van een PDF te sturen die een klant handmatig moet invullen, biedt u een digitaal formulier aan. Zodra de respondent het formulier heeft ingevuld, regelt Penneo de rest en genereert een professioneel PDF, zorgt voor een rechtsgeldige handtekening en organiseert de data voor uw systemen.
Hoe het werkt: Van formulier tot archief
Penneo Collect volgt een veilige, geautomatiseerde workflow:
- Het formulier: U maakt een link voor uw klanten.
- De PDF: Na verzending zet Penneo de antwoorden automatisch om in een overzichtelijk PDF-document.
-
De handtekening: De respondent wordt direct gevraagd het gegenereerde PDF te ondertekenen met hun digitale eID (bijvoorbeeld Itsme, beID., MitID, BankID).
- Vooraf gedefinieerde ondertekenaars: Voeg een willekeurig aantal vaste ondertekenaars toe (Naam/E-mail) die elke reactie automatisch ondertekenen.
- Door respondent toegevoegde ondertekenaars: Vraag de respondent om extra ondertekenaars uit te nodigen. Deze kunnen als verplicht of optioneel worden ingesteld; zodra de respondent hun gegevens verstrekt, verstuurt het systeem een handtekeningslink via e-mail.
- Het resultaat: U ontvangt twee bestanden: een rechtsgeldig ondertekend PDF en een JSON-bestand met de ruwe data voor eenvoudige import in uw CRM of database.
Hoe u een formulier maakt
We breiden momenteel de manieren uit waarop u formulieren kunt maken en inzetten:
- UI Builder: Een visuele formulierbouwer is nu direct beschikbaar in de Penneo-interface. Klik op de volgende link om te leren hoe u de Penneo Collect (Form Builder Overzicht) gebruikt.
- API-methode: Formulieren worden momenteel gemaakt en beheerd via de Penneo API. Voor technische documentatie en implementatiedetails verwijzen wij u naar de officiële bron: Penneo Documentatie - Gegevens verzamelen.
Toegang tot antwoorden van respondenten
Uw gegevens vinden is eenvoudig en geïntegreerd in uw bestaande werkruimte:
- Via webinterface: Ga naar het Formulierenoverzicht in Penneo. Zoek uw specifieke formulier en klik op het map-icoon. Dit brengt u direct naar de opslaglocatie waar zowel het ondertekende PDF als de JSON-gegevensbestanden worden gearchiveerd.
- Via API: U kunt antwoorden programmatisch ophalen om de data rechtstreeks in uw CRM, ERP of interne database te voeden.
Toegang en machtigingen beheren
U kunt regelen wie binnen uw organisatie formuliergegevens mag zien en beheren, direct vanuit het Formulierenoverzicht:
- Toegangsniveaus: U kunt teamleden lees- of bewerktoegang geven.
- Geïntegreerde machtigingen: Het verlenen van toegang tot een formulier geeft een gebruiker automatisch toegang tot de bijbehorende archiefmap waar de antwoorden van de respondent zijn opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat u alle beveiligingsinstellingen vanuit één centrale locatie kunt beheren.
Instellingen en configuratie
Het instellingenpaneel stelt u in staat het administratieve deel van uw gegevensverzameling te beheren, de branding aan te passen en toegang op hoog niveau te controleren.
Document Branding Configuratie
Dit tabblad stelt u in staat de visuele identiteit van de documenten die via Collect worden gegenereerd aan te passen.
- Logo-aanpassing: Upload het logo van uw organisatie om merkconsistentie te waarborgen. Het systeem schaalt en positioneert uw logo automatisch in de aangewezen kop- en voettekstgebieden.
Footer-informatie: Voeg aangepaste contact- en juridische gegevens toe onderaan uw documenten (zoals een koptekst, fysiek adres en BTW nummer).
Live preview: Rechts van de instellingen voor documentbranding ziet u een dynamische, realtime voorbeeldweergave van uw document. Hiermee kunt u de lay-out visueel controleren voordat u de definitieve configuratie opslaat.
GDPR-instellingen
U kunt momenteel de naam van de Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking instellen en bijwerken om te zorgen dat uw formulieren voldoen aan de compliance-eisen.
Beheer van Collect-beheerders
Opmerking: Dit instellingentabblad is strikt beperkt en alleen zichtbaar voor beheerders.
Deze sectie dient als een centraal punt voor het beheren van administratieve toegang. Beheerders hebben volledige zichtbaarheid en toegang tot alle formulieren en formulierantwoorden binnen de organisatie.
- Nieuwe beheerders toevoegen: Nodig gebruikers uit of upgrade hun rol, zodat zij volledige administratieve controle krijgen.
- Lijst met beheerders bekijken: Zie direct wie er momenteel beheerdersrechten heeft, inclusief hun naam, e-mailadres en actieve status.
- Toegang intrekken: Verwijder direct de administratieve rechten van een gebruiker.