Als u een specifiek document niet kunt vinden in uw Penneo-archief, kan dit verschillende redenen hebben. Dit kan te maken hebben met de gebruikte ondertekeningsmethode of de geselecteerde opslaginstellingen.
Hieronder vindt u een uitleg over hoe ondertekenaarsarchieven worden aangemaakt, evenals de belangrijkste redenen waarom een document mogelijk niet beschikbaar is en advies over hoe u een kopie kunt verkrijgen.
Hoe ondertekenaarsarchieven worden aangemaakt
Een privé-ondertekenaarsarchief wordt alleen aangemaakt wanneer er wordt ondertekend met een eID die dit ondersteunt — zoals MitID (Privé of Erhverv), BankID NO of SE, FTN, BeID, of Itsme. Als u hebt ondertekend met een Simple Electronic Signature (SES) — zoals een afbeelding, een tekstgebaseerde handtekening of een handgeschreven handtekening — een ID Verifier, of AusweisApp, kan deze informatie niet worden gekoppeld aan een eID (digitale identiteit). Zonder een eID-verbinding kan Penneo het document niet veilig toewijzen aan een specifiek ondertekenaarsarchief.
Let op: als u Itsme hebt gebruikt, er alleen een privéarchief wordt aangemaakt als Itsme zowel is gebruikt om de documenten te openen én te ondertekenen. Als Itsme alleen is gebruikt om te ondertekenen, wordt er geen privéarchief voor dat document aangemaakt.
- Wat u kunt doen: Als u hebt ondertekend met een methode die geen privéarchief aanmaakt, controleer dan of de ondertekende documenten in plaats daarvan direct als bijlage bij de afrondingsmail in uw inbox zijn toegevoegd. Zo niet, neem dan contact op met de afzender om een kopie op te vragen.
Het dossier is nog niet afgerond
Als u hebt ondertekend met een methode die een ondertekenaarsarchief aanmaakt, verschijnt het document daar zodra u hebt ondertekend — zelfs als het dossier nog wacht op handtekeningen van andere partijen. In dat geval toont het document de status "In afwachting" in plaats van "Voltooid."
Als u het document helemaal niet kunt vinden, komt dat waarschijnlijk doordat u het dossier zelf nog niet hebt ondertekend. Zodra alle partijen hebben ondertekend, wordt het dossier afgerond en verandert de status van het document in "Voltooid."
- Wat u kunt doen: Controleer uw e-mailinbox om te zien of u een bevestiging van ondertekening of een afrondingsbevestiging van Penneo hebt ontvangen. Als u nog niet hebt ondertekend, ziet u het document niet in uw archief. Als u hebt ondertekend maar het document toont "In afwachting," betekent dit simpelweg dat andere ondertekenaars het dossier nog niet hebben afgerond.
Tijdelijke opslag geselecteerd (Bewaartermijn)
Dit geldt alleen als u hebt ondertekend met een eID die een ondertekenaarsarchief aanmaakt (zoals MitID, BankID NO of SE, FTN, BeID, of Itsme gebruikt om zowel te openen als te ondertekenen). Tijdens het ondertekeningsproces kunnen ondertekenaars kiezen tussen permanente opslag en tijdelijke opslag (geldig voor 14 dagen). Als u de bestanden na twee weken niet kunt vinden, is de bewaartermijn verstreken en zijn de documenten automatisch verwijderd uit het ondertekenaarsarchief. Alternatief kan de afzender specifieke bewaarbeleid hebben toegepast die documenten na een bepaalde periode automatisch verwijderen.
Meerdere ondertekenaarsarchieven
Penneo maakt een uniek, privé-archief aan voor elke specifieke gebruikte eID, zoals MitID (Privé of Erhverv), BankID NO of SE, FTN, BeID, of Itsme. Als u meer dan één eID hebt gebruikt bij het ondertekenen van documenten, log dan uit en probeer in te loggen met een andere om te zien of uw documenten daar zijn opgeslagen.
Beveiliging en naleving
Vanwege strikte privacy- en beveiligingsregels heeft Penneo Support geen toegang tot uw ondertekende documenten. Wij kunnen geen documenten ophalen, inzien of kopieën per e-mail naar u versturen.
Hoe u een kopie van uw document kunt krijgen
Als een document niet langer in uw archief staat, is de enige manier om een nieuwe kopie te verkrijgen door rechtstreeks contact op te nemen met de afzender van het document. Zij behouden de controle over het masterdossier en kunnen u een nieuwe kopie verstrekken.
Waar u de contactgegevens van de afzender kunt vinden:
- De e-mail met het ondertekeningsverzoek: Controleer de originele e-mail die u ontving toen u werd uitgenodigd om het document te ondertekenen.
- De afrondingsmail: Zoek de bevestigingsmail die u ontving nadat het ondertekeningsproces door alle partijen was voltooid.
De naam van de organisatie of de directe contactgegevens van de afzender staan doorgaans in deze communicatie vermeld.
Zakelijke gebruikers en privéarchieven
Voor zakelijke gebruikers: zorg ervoor dat u niet per ongeluk bent ingelogd in een privéarchief. Als u inlogt met een eID en alleen persoonlijke documenten ziet of het Penneo-logo zonder de huisstijl van uw bedrijf, bevindt u zich waarschijnlijk in een privéarchief dat automatisch is aangemaakt vanuit eerdere ondertekeningen. Log uit en log opnieuw in met uw voorkeursinlogmethode voor uw zakelijke gebruiker.