Als u een specifiek document niet kunt vinden in uw Penneo-archief, kan dit verschillende oorzaken hebben. Dit kan te maken hebben met de status van het dossier, de geselecteerde opslaginstellingen of het type handtekening dat is gebruikt.
Hieronder vindt u de belangrijkste redenen waarom een document mogelijk niet beschikbaar is, evenals aanwijzingen over hoe u een kopie kunt verkrijgen.
Het dossier is nog niet afgerond
Een dossier wordt pas permanent gearchiveerd zodra alle betrokken partijen de documenten hebben ondertekend. Zolang het dossier niet is afgerond, verschijnt het nog niet als voltooid in uw archief.
Wat u kunt doen: Controleer uw e-mailinbox om te zien op u een bevestiging van afronding van Penneo heeft ontvangen. Als u deze e-mail niet heeft ontvangen, wacht dan totdat alle ondertekenaars van het dossier de documenten hebben ondertekend.
Tijdelijke opslag geselecteerd (Bewaartermijn)
Tijdens het ondertekeningsproces kunnen ondertekenaars kiezen tussen permanente opslag en tijdelijke opslag (geldig voor 14 dagen). Als u de bestanden na twee weken niet kunt vinden, is de bewaartermijn verlopen en zijn de documenten automatisch verwijderd uit het ondertekenaarsarchief. De verzender kan ook specifieke bewaarbeleidsregels hebben toegepast die documenten na een bepaalde periode automatisch verwijderen.
Het handtekeningstype ondersteunt archivering niet
Als u hebt ondertekend met een Eenvoudige Elektronische Handtekening (SES) — zoals een afbeelding, een tekstgebaseerde handtekening of een handgeschreven handtekening — kan deze informatie niet worden gekoppeld aan een eID (digitale identiteit). Zonder een eID-verbinding kan Penneo het document niet veilig toewijzen aan een specifiek ondertekenaarsarchief.
Wat u kunt doen: Controleer of de ondertekende documenten direct als bijlage waren toegevoegd aan de afrondingsmail in uw inbox. Zijn ze niet aanwezig? Neem dan contact op met de verzender van de documenten (het bedrijf dat u heeft gevraagd te ondertekenen).
Meerdere ondertekenaar-archieven
Penneo maakt een uniek, privéarchief aan voor elke specifieke eID die wordt gebruikt. Als u meer dan één eID heeft gebruikt bij het ondertekenen van documenten, log dan uit en probeer in te loggen met uw andere eID om te zien of uw documenten daar zijn opgeslagen.
Beveiliging en naleving
Vanwege strikte privacy- en beveiligingsregels heeft Penneo Support geen toegang tot uw ondertekende documenten. Wij kunnen geen documenten ophalen, bekijken of kopieën per e-mail naar u verzenden.
Hoe u een kopie van uw document kunt krijgen
Als een document niet meer in uw archief staat, is de enige manier om een nieuwe kopie te verkrijgen door rechtstreeks contact op te nemen met de verzender van het document. Zij behouden de controle over het masterdossier en kunnen u een nieuwe kopie verstrekken.
Waar u de contactgegevens van de verzender kunt vinden:
- De e-mail met het ondertekenverzoek: Controleer de originele e-mail die u ontving toen u werd uitgenodigd om het document te ondertekenen.
- De afrondingsmail: Zoek de bevestigingsmail die naar u is gestuurd zodra het ondertekeningsproces door alle partijen was voltooid.
De naam van de organisatie of de directe contactgegevens van de verzender staan meestal vermeld in deze communicatie.
Zakelijke gebruikers en privé-archieven
Voor zakelijke gebruikers: zorg ervoor dat u niet per ongeluk bent ingelogd op een privéarchief. Als u inlogt met een eID en alleen persoonlijke documenten ziet, of het Penneo-logo zonder de branding van uw bedrijf, bevindt u zich waarschijnlijk in een privéarchief dat automatisch is aangemaakt door eerdere ondertekeningen. Log uit en log opnieuw in met de juiste inlogmethode voor uw zakelijke account.