Als u een specifiek document niet kunt vinden in uw Penneo-archief, kan dit verschillende oorzaken hebben. Deze variëren van de status van het dossier tot de geselecteerde opslaginstellingen of het type handtekening dat is gebruikt.
Hieronder vindt u de belangrijkste redenen waarom een document mogelijk niet beschikbaar is, samen met instructies over hoe u een kopie kunt verkrijgen.
Mogelijke oorzaken
Het dossier is nog niet afgerond
Een dossier wordt pas definitief gearchiveerd zodra alle betrokken partijen de documenten hebben ondertekend. Zolang het dossier niet is afgerond, verschijnt het nog niet als voltooid in uw archief.
Wat u kunt doen: Controleer uw e-mailinbox om te zien of u een bevestiging van afronding van Penneo heeft ontvangen.
Tijdelijke opslag is geselecteerd (Bewaartermijn)
Tijdens het ondertekeningsproces kunnen ondertekenaars kiezen tussen permanente opslag en tijdelijke opslag (geldig voor 14 dagen). Als u de bestanden na twee weken niet kunt vinden, is de bewaartermijn verstreken en zijn de documenten automatisch verwijderd uit het ondertekenaarsarchief. Daarnaast kan de afzender specifieke bewaarbeleid hebben toegepast die documenten na een bepaalde periode automatisch verwijderen.
Het type handtekening ondersteunt geen archivering
Als u hebt ondertekend met een Simple Electronic Signature (SES) — zoals een afbeelding, een tekstgebaseerde handtekening of een handgeschreven handtekening — kan deze informatie niet worden gekoppeld aan een eID (digitale identiteit). Zonder een eID-verbinding kan Penneo het document niet veilig toewijzen aan een specifiek ondertekenaarsarchief.
Wat u kunt doen: Controleer of de ondertekende documenten direct als bijlage aan de afrondingsmail in uw inbox zijn toegevoegd. Indien niet ontvangen, wacht dan alstublieft totdat u deze mail hebt ontvangen.
Beveiliging en naleving
Vanwege strikte privacy- en beveiligingsregels heeft Penneo Support geen toegang tot uw ondertekende documenten. Wij kunnen geen kopieën van documenten ophalen, inzien of per e-mail naar u versturen.
Hoe u een kopie van uw document kunt krijgen
Als een document niet langer in uw archief staat, is de enige manier om een nieuwe kopie te verkrijgen rechtstreeks contact op te nemen met de afzender van het document. Zij houden de controle over het masterdossier en kunnen u een nieuwe kopie verstrekken.
Waar u de contactgegevens van de afzender kunt vinden:
De e-mail met het ondertekeningsverzoek: Controleer de originele e-mail die u heeft ontvangen toen u werd uitgenodigd om het document te ondertekenen.
De afrondingsmail: Zoek de bevestigingsmail die naar u is gestuurd zodra het ondertekeningsproces door alle partijen was voltooid.
De naam van de organisatie of de directe contactgegevens van de afzender worden doorgaans in deze communicatie vermeld.