- Verschillen tussen privé- en bedrijfsaccounts
- Inloggen als privégebruiker
- Inloggen als bedrijfsgebruiker
- Problemen oplossen bij ontbrekende documenten en meerdere archieven
- Beheren van elektronische ID (eID) verbindingen
- Gebruikersgegevens en wachtwoord bijwerken
- Wachtwoord vergeten resetten
- Overstappen van NemID naar MitID
- Inlogmethoden configureren voor beheerders
- Uitloggen bij Penneo
Verschillen tussen privé- en bedrijfsaccounts
Penneo biedt twee soorten accounts: privéaccounts voor individuele ondertekenaars en bedrijfsaccounts voor medewerkers van gecontracteerde organisaties.
Privéaccounts worden automatisch aangemaakt wanneer u tekent met een elektronische ID (eID) die niet is gekoppeld aan een Penneo-bedrijfsaccount. U kunt uw privéarchief openen door in te loggen met dezelfde methode die u tijdens het ondertekenen gebruikte.
Bedrijfsaccounts worden ingesteld via een contract tussen Penneo en een bedrijf, en u logt in met de inloggegevens die door uw beheerder zijn verstrekt.
Inloggen als privégebruiker
Wanneer u een document ondertekent via Penneo met een elektronische ID (eID), maakt het systeem automatisch een privéarchief voor u aan. Volg deze stappen om toegang te krijgen tot dit archief:
- Ga naar de Penneo-loginpagina op https://app.penneo.com/.
- Log in met exact dezelfde methode als waarmee u uw documenten hebt ondertekend. Bijvoorbeeld, als u hebt ondertekend met een specifieke eID (zoals MitID, Bank ID, Itsme), moet u met diezelfde eID inloggen.
- Zoek uw documenten in uw archief. Documenten worden meestal opgeslagen in een standaardmap genaamd Ongeordend. Klik op de map om uw bestanden te bekijken.
- Vind uw contract op naam en klik erop om alle bijbehorende documenten te zien. Als een contract ontbreekt, controleer dan of het dossier is afgerond door uw e-mail te controleren op een bevestiging van afronding van alle partijen.
Let op: als u documenten hebt ondertekend met verschillende eID's, heeft u meerdere archieven. Voor meer instructies over het ophalen van bestanden, verwijzen wij u naar de handleiding over hoe u het ondertekende document kunt krijgen wanneer het is afgerond.
Inloggen als bedrijfsgebruiker
Om voor het eerst in te loggen op een Penneo-bedrijfsaccount, gebruikt u de inloggegevens die zijn aangemaakt tijdens de activatie van uw gebruikersaccount. Als u aanvankelijk een gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingesteld, moet u die klassieke inloggegevens gebruiken om toegang te krijgen tot uw gebruikersarchief. Wilt u inloggen met een eID, dan moet u die eID eerst koppelen aan uw account door de handleiding te volgen over hoe ik een eID aan mijn Penneo-login verbind.
Volg deze stappen om toegang te krijgen tot uw bedrijfsaccount:
- Ga naar https://app.penneo.com/.
- Log in met de specifieke inloggegevens die voor uw gebruikersaccount zijn ingeschakeld (bijvoorbeeld gebruikersnaam/wachtwoord of een toegestane eID).
- U bent nu klaar om Penneo als bedrijfsgebruiker te gebruiken.
Problemen oplossen bij ontbrekende documenten en meerdere archieven
Als u een ondertekend document niet kunt vinden in uw archief, controleer dan eerst of alle partijen klaar zijn met ondertekenen. Documenten verschijnen meestal in uw archief zodra het volledige dossier is afgerond. U kunt dit bevestigen door uw inbox te controleren op een "afrondings" e-mail van Penneo.
Als u deze e-mail hebt ontvangen maar het document nog steeds ontbreekt, kan het in een ander archief zijn opgeslagen of was het onderworpen aan een tijdelijke opslagperiode.
Controleer op meerdere eID-archieven
Penneo maakt een uniek privéarchief aan voor elke specifieke eID die wordt gebruikt. Als u meer dan één eID heeft, log dan uit en probeer in te loggen met een andere eID om te zien of uw documenten daar zijn opgeslagen.
Permanent versus tijdelijk opslaan
Tijdens het ondertekenproces kunnen ondertekenaars kiezen tussen permanente opslag en tijdelijke opslag (geldig voor 14 dagen). Als u uw bestanden na twee weken niet kunt vinden, zijn ze mogelijk tijdelijk opgeslagen en daarna verwijderd. In dat geval raden wij aan contact op te nemen met de afzender van het document om een kopie aan te vragen.
Bedrijfsgebruikers en privéarchieven
Voor bedrijfsgebruikers: zorg ervoor dat u niet per ongeluk bent ingelogd in een privéarchief. Als u inlogt met een eID en alleen persoonlijke documenten of het Penneo-logo ziet zonder uw bedrijfsbranding, bevindt u zich waarschijnlijk in een privéarchief dat automatisch is aangemaakt bij eerdere ondertekeningen. Om toegang te krijgen tot uw bedrijfsdocumenten, log uit en log in met de inloggegevens die u gebruikte bij het activeren van uw gebruikersaccount.
Beheren van elektronische ID (eID) verbindingen
U kunt eID-aanbieders toevoegen of verwijderen om aan te passen hoe u toegang krijgt tot Penneo. Let op: u kunt alleen inlogmethoden gebruiken die uw beheerder heeft ingeschakeld voor uw bedrijfsaccount. Als een voorkeursmethode ontbreekt, neem dan contact op met uw beheerder en verwijs hen naar de handleiding over hoe gebruikers inlogmethoden kunnen in- of uitschakelen.
Om een nieuwe eID-aanbieder toe te voegen:
- Log in op uw Penneo-account en klik op Configureren, kies vervolgens Profiel.
- Open het tabblad Inloggegevens beheren.
- Klik op Nieuwe aanbieder toevoegen om de toegestane inlogmethoden te zien. Selecteer uw voorkeursmethode en volg het koppelingsproces. Als deze knop ontbreekt, heeft uw beheerder de inlogmogelijkheden beperkt tot alleen gebruikersnaam en wachtwoord.
Om een gekoppelde eID te verwijderen:
- Ga in uw Penneo-profiel naar Configureren > Profiel.
- Ga naar het tabblad Inloggegevens beheren.
- Zoek de eID die u wilt ontkoppelen en klik op Verwijderen onder de kolom Acties. Na verwijdering kunt u die specifieke eID niet meer gebruiken om in te loggen bij Penneo.
Gebruikersgegevens en wachtwoord bijwerken
U kunt uw persoonlijke gegevens beheren, zoals uw naam, e-mailadres en interface-taal, binnen de Penneo-profielinstellingen. Ga hiervoor naar Configureren en klik op Profiel. In het gedeelte Gebruikersgegevens kunt u ook de optie inschakelen om contacten standaard op te slaan. Meer informatie is beschikbaar over hoe contacten werken in Penneo.
Om uw klassieke gebruikersnaam of wachtwoord bij te werken:
- Ga naar uw Penneo-profiel via Configureren > Profiel.
- Klik op het tabblad Inloggegevens beheren.
- Selecteer Klassieke inloggegevens bewerken. Er verschijnt een pop-up waarin u uw gegevens kunt bijwerken.
- Zorg dat uw gebruikersnaam minstens 6 tekens bevat (geen spaties) en uw wachtwoord minstens 10 tekens (geen spaties).
- Klik op Klassieke inloggegevens bijwerken om de wijzigingen op te slaan.
Wachtwoord vergeten resetten
Als u niet kunt inloggen op uw account, moet u uw Penneo-beheerder vragen om uw login te resetten.
Wanneer u een resetlink per e-mail ontvangt:
- Klik op de link in de e-mail (controleer uw spamfolder als u deze niet ziet) om naar uw profielinstellingen te worden geleid.
- Klik op Klassieke inloggegevens bewerken.
- Voer uw nieuwe gebruikersnaam in (minimaal 6 tekens) en wachtwoord (aanbevolen minimaal 10 tekens).
- Klik op Klassieke inloggegevens bijwerken om de reset te bevestigen.
Overstappen van NemID naar MitID
Omdat MitID en NemID verschillende gebruikers-ID's gebruiken, kan Penneo uw oude documenten niet automatisch koppelen aan een nieuwe MitID-login. Om toegang te krijgen tot bestanden die eerder met NemID zijn ondertekend wanneer u voor het eerst inlogt met MitID, moet u uw identiteit verifiëren met uw burgerservicenummer (BSN).
Hoe u uw NemID-account kunt terugvorderen:
Als u een foutmelding ziet tijdens uw eerste MitID-login, selecteer dan NemID-account terugvorderen.
U wordt gevraagd om in te loggen met MitID om het verzoek goed te keuren.
Voer uw BSN in het daarvoor bestemde veld in om uw eerdere documenten te koppelen.
Opmerking: dit proces is alleen mogelijk als uw NemID (inclusief Medarbejdersignatur) een gekoppeld BSN had. Als er geen BSN aan uw oude NemID was gekoppeld, neem dan contact op met onze supportafdeling voor hulp.
Inlogmethoden configureren voor beheerders
Beheerders kunnen bepalen welke inlogopties beschikbaar zijn voor gebruikers binnen een bedrijfsaccount. Let op: deze zijn gescheiden van ondertekeningsmethoden.
Zo beheert u de inlogmethoden van een gebruiker:
- Log in op Penneo, klik op Configureren in het linkermenu en selecteer Bedrijf.
- Selecteer het tabblad Gebruikers.
- Klik op de specifieke gebruiker die u wilt aanpassen.
- Scroll naar het gedeelte Inlogmethoden en vink de beschikbare opties aan of uit.
- Klik op Gebruikersgegevens bijwerken om op te slaan.
Gebruikers die zijn ingeschakeld voor eID-login moeten hun eID nog handmatig koppelen aan hun Penneo-login om die methode te gebruiken.
Uitloggen bij Penneo
Om uw sessie te beëindigen en uit te loggen bij de Penneo-applicatie:
- Klik op uw naam rechtsboven in het scherm.
- Selecteer Uitloggen in het dropdownmenu.